明清檔案“數轉模”項目質量風險及對策

王海歐

時下明清檔案的“數轉模”項目，實際上是在傳統紙質檔案經掃描后制成電子檔案的基礎上，通過計算機、數字存檔機等相關專業技術設備將數字影像輸出打印到縮微膠片上，制作出內容信息完全等同于傳統紙質檔案但存儲介質卻截然不同的作為備份檔案的縮微膠片。在實際操作過程中，數轉模項目是一項比較復雜的管理工程，涉及一系列組織管理環節和技術管控要素，任何組織管理環節和技術管控要素出現疏忽或失誤，都有可能使原件檔案的內容信息出現遺漏、失真甚至丟失等多重質量風險，進而危及備份檔案的真實、完整、可靠、可用。本文針對明清檔案數轉模實施過程中可能遭遇到的質量風險和所需要的質量管控對策，結合中國第一歷史檔案館多年來的實踐經驗進行分析，努力探究確保以縮微膠片作為異質備份檔案的內容信息與傳統紙質檔案的內容信息，在完整意義上實現等同且具有同等價值的質量管理之道。

一、確保異質備份檔案與傳統紙質檔案的內容信息真實完整可靠可用

在傳統歷史檔案以紙質為存儲介質的條件下，檔案存儲介質與檔案存儲信息二者之間是互現的，其內容與形式均是可視的，看見紙質這一存儲介質本身就意味著看到了檔案內容，白紙黑字擺在那兒，“摸得著也看得見”。但紙質檔案內容信息數字化或者模擬化后，其存儲介質無論是縮微膠片還是其他介質，所呈現出來的都只是一種外在表現形式，所存儲的檔案內容信息必須借助相應閱讀工具才可以展現出來，比如縮微膠片只有通過膠片閱讀器甚至放大鏡或顯微鏡才能看見膠片上的檔案信息，而電子文檔的內容信息則需要借助計算機才能供人瀏覽。這就導致出現“摸得著（膠片或光盤、磁盤、硬盤等存儲介質）看不見（存儲信息）”的現象，由于“摸得著”的存儲介質與“看不見”的存儲信息二者之間出現形式與內容的分離，使得數轉模項目中的制作者擁有足夠的灰色空間在制作過程中放松對產品內在質量的要求，進而使得備份產品中檔案內容信息出現遺漏或失真，這一現象在數轉模項目實施外包之后表現得尤為突出。

明清檔案作為一種特殊的信息資源，就其管理工作而言，傳統紙質檔案經異質備份后的數字信息或模擬信息都必須能夠真實完整地再現其原始性的特點，這也就意味著傳統紙質檔案內容在復制備份過程中不能有任何的拼接、修改、刪除等操作，并能夠長期永久保存。正因為如此，無論采用哪種存儲介質或采取何種存儲技術，若要成為有效保護明清檔案的最佳方式，仍然是數字化時代之前的那些基礎條件。一是永久性。明清檔案管理工作的根本基礎是長期永久性保存其珍貴的紙質文檔，而擁有170多年歷史且技術成熟標準規范的縮微膠片在這方面擁有無可爭辯的優勢，相對而言，盡管其他各類存儲介質保存期限也比較長，但還沒有比紙張和縮微膠片保存時間更長的先例。二是真實性。隨著高端電子技術的迅速發展，破壞檔案真實性的技術手段更加先進，能否從根本上真實再現明清檔案的原始狀況，還原紙質檔案的真實性、直觀性，就成為選擇新生存儲介質的核心標準，縮微膠片因此擁有得天獨厚的優選條件。三是可靠性。由于電子文件檔案信息很容易被篡改，而且也很難找到篡改的痕跡，實現異質備份檔案內容的真實可靠便是選擇存儲介質的又一重要因素，這項擇優標準恰恰也是縮微膠片采用模擬技術手段所展示出來的突出特性。

二、數轉模項目實施過程中的質量風險要素及其技術管控

明清檔案數轉模項目實施過程中易出現的產品質量風險是多方面的，甚至可以說是全方位的。應該看到，產品質量風險管理是一個系統化的過程，貫穿于備份產品的整個生命周期，即貫穿于檔案異質備份的制作、保管、移交和利用的全部過程。其中，制作階段的質量保障是確保異質備份產品整個生命周期質量的基礎與核心，是質量風險管控的源頭。數轉模項目實施過程中產品質量風險主要體現在制作階段產品質量的不確定性，即損益殘次產品發生的可能性。為了管控好異質備份產品的質量，我們必須在備份產品風險識別的基礎上進行具體分析和評估衡量，并依照結論采取有效措施，尤其是從技術要素上做好相關質量風險控制，做到防患于未然。

1.數轉模輸出前的質量風險要素及其技術管控。轉換縮微膠片之前有很多具體工作需要認真地完成，比如要對輸出數據進行重新整合、編排、打包、打印等多道工序。這期間產品質量風險要素及其技術管控主要表現為三個方面。一是檔案的電子目錄數據與電子影像數據技術要素。其中電子目錄數據涉及文件命名是否正確、圖像模式是否轉換、文件數量是否準確，電子影像數據是否完整、排列順序是否正確、是否有遺漏現象，這是數轉模項目中最基本也最繁瑣的工作，稍有疏忽，就會出現產品質量問題。二是電子影像數據文件邏輯順序技術要素。中國第一歷史檔案館在掃描時對圖像文件存儲的結構有著嚴格的規定：數字圖像的存儲按檔案類、項、卷三級結構依次建立三級存儲文件夾，檔案正文數字圖像存儲于卷級文件夾內；而各級文件夾又以自身級別的檔號命名，檔案相關圖像存儲根據自身級別存儲在相應層級文件夾內。由于卷級文件夾內涉及的文件數量不同，有的甚至上百件之多，極易出現文件遺漏、順序顛倒或錯位等現象，所以認真核對卷級文件以及具體的文件數量工作就顯得尤為重要。三是縮微膠片制作標準技術要素。縮微膠片制作標準首先是正確添加電子標版圖像，內容包括片首標識區及片尾標識區，要求片首標識區所填寫的內容與片尾標識區填寫的內容一致、插入順序正確，因為前后標識說明若出現不一致，對于將來的利用者來說在查找方面無疑會帶來不必要的麻煩。

2.數轉模輸出過程中的質量風險要素及其技術管控。明清檔案數轉模工作流程包括數據接收下載、數據處理轉換、膠片輸出沖洗、公司質檢、館方抽檢、成品移交等六個工作環節，每個環節都有可能出現影響產品質量的風險因素。比如在數據接收下載環節當中檔案圖像格式沒有按照TIFF格式進行下載接收，而是采用JPEG或者JPEG2000圖像文件格式轉換，就有可能出現馬賽克、檔案信息丟失等現象，甚至有學者會認為轉換后的數據不是元數據，對其真實性表示質疑。電子影像數據不完整或者排列順序出現差錯，也會導致電子目錄數據與電子影像數據無法得到有效的鏈接，最終使我們找不到正確的檔案信息數據。在數據處理轉換環節中是否將接收的彩色電子圖像數據轉換為黑白二值圖像，是否逐幅檢查文件夾中電子圖像的完整性、完好性以及順序號，是否正確添加了電子標識區圖像標板及文字說明。在膠片輸出沖洗環節中，縮微膠片輸出人員是否按照操作規程正確調試和操作數字存檔機，是否按要求安裝膠卷等，輸出時片頭、片尾是否各留800mm護片區以防止縮微膠片出現質量問題。針對上述風險因素的種種表現，技術管控工作必須對前端生成完整的、格式規范的電子條目逐一進行核對，認真核查每卷、每件檔案的特征圖像與相應的電子條目等，對所有數據進行全面的校正，并根據國家檔案局于2009年10月頒布的《數字檔案信息輸出到縮微膠片上的規定》（DA/T 44—2009），滿足數字檔案信息輸出到16mm和35mm卷式黑白縮微膠片上的一般要求，以確保輸出縮微膠片的質量可以達到長期保存目標。

3.數轉模輸出后的質量風險要素及其技術管控。鑒于明清檔案紙質的特殊性，首先，客觀分析、評估檔案原件質量等級。要確定輸出縮微膠片的原底片背景密度值控制在0.80—1.10范圍內（一般情況下16mm膠片背景密度值確定為0.90—1.10，35mm膠片背景密度值確定為1.20—1.30），密度差是否控制在0.30以內。如果超過這個范圍，會使銀鹽拷貝片密度反差增大，即高密度區在拷貝片上密度更高，低密度區在拷貝片上密度更低，層次減少，這會給日后拷貝工作帶來極大困難。其次，確定文件攝影底片的解像力。根據國家標準（ISO3272）對一般文件的攝影解像力的規定以及明清檔案的具體情況確定：縮率為1：32時，原底片解像力為170條線/mm；縮率為1： 25時，原底片解像力為140條線/ mm。若解像力低于預定值會使膠片影像出現字跡模糊、重影等現象，會嚴重影響日后的閱讀效果。第三，探求適宜的庫房貯存管理及核查指標。對于長期保存的縮微膠片來講，庫房要有較好的密閉性，遠離工業區和繁華市區以減少大氣中有害氣體和灰塵對縮微品的侵害。庫房內部要安裝除塵效率高的空氣過濾器或其他吸附裝置。膠片庫房溫濕度要求符合國家膠片存放標準，即溫度要求控制在5℃，相對濕度控制在30%—35% RH范圍內，膠片必須存放在防火保險箱或絕緣密封容器柜中，防止縮微品影像褪色、變色。

三、數轉模項目質量管控過程中應協調好的四個基本關系

質量管控雖不能杜絕一切可能性的質量風險，但可以把產品的質量風險損失控制在可以承受的范圍內。就傳統紙質檔案的介質轉化或異質備份制作過程而言，針對傳統紙質和所要求轉化的備份介質特點，其質量管理過程就是系統地、連續地、科學地認識所面臨的各種風險，分析可能引起這些質量風險的原因和條件，并采用一定的管理方法和監督手段來降低各種風險發生的概率。在此過程中需要協調好四個基本關系。

1.協調好質量管理與工作進度之間的關系。數轉模項目的實施過程就是縮微膠片的制作過程，因此縮微膠片質量的好壞取決于制作過程中的有效控制，任何一個環節的疏忽都可能導致縮微膠片質量不合格，因此在制作過程中需要詳細記錄工作清單，包括日常工序流程數據的填報、各種技術數據的收集與分析等，這一系列文檔材料的正常錄入往往會被理解為束縛了產品的工作進度。與此同時，專職或兼職的質量監督人員的介入，產品抽檢頻率的提升，更會使得制作者與管理者的關系常常處于緊張和敵對的狀態。毫無疑問，當質量管理與工作進度發生沖突或不能均衡的時候，首先應該服從“安全第一，質量至上”的工作原則。同時更重要的是，應從根本上看到產品質量管理與工作進度之間互為促進的良性關系。若加工制作過程中確實出現不顧產品質量而盲目搶時間趕進度的情況，一旦檢查出產品質量問題，必然需要新的人力、物力、時間去進行處理，進而使得產品質量和效益都難以保證。為此應事先認真對產品質量、工作進度做出客觀務實的詳細規劃，制定周詳的措施予以嚴格執行，這樣不僅能夠減少返工消耗的時間和成本，而且更會減少后道工序的生產成本，自然工作進度會有所提高，生產成本也會隨之降低。同時，只有監管人員嚴格履行職責，制作人員也才能更加專注于質量和進度，雙方的工作效益才能實現最大化。

2.協調好質量管理與過程管理之間的關系。數轉模項目實施過程中的技術管控與縮微膠片質量管理，實際上表現為操作過程中連續的有嚴格標準與系統規范的日常管理與控制過程，同時這個管理過程反過來又遵循一個科學規范的監督與控制程序。其中，過程管理是基礎，質量核查是關鍵。過程管理本身所具有的監督特性往往通過相應技術規范可極大地防止不合格產品發生，但這并不能完全保證產品質量的穩定性，而質量核查可極大地確定產品質量的穩定性。在過程管理中通過質量核查進一步掌握產品的質量動態，根據核查的產品質量波動情況及時對制作過程進行適當調整，最終保證產品質量。值得注意的是，產品質量的核查尤其是產品的抽檢工序，應由非生產部門來完成，因為若抽檢產品由生產部門自行把握，比較容易出現質量失控狀態，即便他們自身也愿意努力做好整個過程的管控工作。產品質量無小事，只有采取科學規范的過程管理及嚴格的質量核查，才能制作出真正優質合格的縮微膠片。

3.協調好質量管理與安全管理之間的關系。應該看到，就整個檔案工作的質量安全管理而言，數轉模項目實施過程中的產品質量管控只是其中的一個重要組成部分。全面質量安全管理需要管理層和所有員工共同參與，需要全體員工獲得共識并采取共同的自覺行動，需要相關專業管理人員通過系統科學的方法來貫徹實施。姑且不說備份產品制作前端的原始紙質檔案若發生蟲蛀霉變或意外損毀，或者其數字化過程若因管理不嚴而導致檔案被涂改或者調包替換，就是備份產品在制作過程中更是涉及諸多安全環節，比如用電設備的管控問題、消防安全的監管問題、現場人員的管理問題，其潛在的隱患均需要得到及時有效的控制，同時與項目管理實施過程密切相關的整理、交接以及信息系統改造、數據遷移等環節均與其他相關部門發生關聯，需要各部門同樣采取嚴格工作流程、明確操作規范，為此需要建立起覆蓋全時、全員、全區域、全過程的質量安全及保障體系，并在檔案實體、檔案信息整體安全的前提下更好地實現產品質量管理，以確保所有的質量風險都得到識別，讓識別的質量風險得到有效管理與控制。

4.協調好質量管理與外包項目管理之間的關系。時下檔案界在實踐過程中的數轉模項目大部分是采取外包方式來進行的，所面臨的產品質量風險與技術控制難度更是不言而喻的。從技術層面上帶來的技術管理不確定性風險，導致縮微膠片的制作質量可能會在外包之后下降，或者缺乏足夠的技術兼容性。應該看到，盡管實行外包旨在發揮外包方的專業優勢，但檔案管理單位的最終目標還是希望獲得優質的產品，這與外包方更多關心物質利益的出發點是有重大差別的，外包方關心物質利益的需求是以最小的成本獲取最大的收益，其中一個非常明顯且具體的表現就是外包方提供的操作技術人員普遍存在專業水平不高的現象，他們往往是經過短期技術培訓之后就匆忙上崗，只會簡單的重復操作，業務水平難以提高，且人員變化頻繁，現場管理難度加大。為規避業務外包所承擔的風險，檔案管理單位應加強對外包方的管理，提高外包方的檔案安全保護意識和專業操作技能，有效實施計劃、組織、指揮和控制，而其中最為關鍵的因素在于推進外包項目過程中構建起嚴格的技術控制，創造條件建立由雙方人員組織的技術控制小組，建立及時信息溝通與反饋系統，實時了解和掌握工作動態與出現的新問題，加強對產品質量的監督檢查，切實提高專業技術管理人員的執行力。

總之，檔案安全是檔案工作的底線，是檔案事業的根基。針對數轉模項目實施過程中易出現的產品質量風險，應建立健全確保異質備份檔案真實完整的質量安全體系，要始終把檔案備份產品的內在質量放在優先位置，當產品質量與其他事項無法兼顧時必須優先保證備份產品內容信息的真實可靠性。尤其在檔案工作面臨內外部環境日趨復雜的形勢下，應強化有效應對危及檔案安全的技術控制與質量管理，突出關鍵治理環節和重要技術管理要素，妥善處理好相關管理過程和諸多管理要素之間的關系，并將相關技術管理手段融入具體鮮活的管理活動之中。

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