以創(chuàng)建數(shù)字檔案館為引領(lǐng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作新跨越

劉春華 冷春燕

近年來(lái)，丹陽(yáng)市檔案局以創(chuàng)建數(shù)字檔案館為契機(jī)，創(chuàng)新思路，積極探索，勇于實(shí)踐，推進(jìn)了檔案信息化和檔案綜合管理現(xiàn)代化的建設(shè)。

一、目標(biāo)明確，科學(xué)規(guī)劃，全面優(yōu)化發(fā)展環(huán)境

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，必須結(jié)合本地實(shí)際情況明確發(fā)展思路，從經(jīng)費(fèi)、隊(duì)伍、技術(shù)等各方面完善保障機(jī)制，全面優(yōu)化發(fā)展環(huán)境。

1.制定規(guī)劃。根據(jù)《江蘇省“十三五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》精神，數(shù)字檔案館建設(shè)是全省各級(jí)綜合檔案館在“十三五”期間的主要任務(wù)。丹陽(yáng)市檔案局審時(shí)度勢(shì)，迅速啟動(dòng)了數(shù)字檔案館創(chuàng)建工作。在學(xué)習(xí)考察的基礎(chǔ)上，結(jié)合丹陽(yáng)的實(shí)際情況，提出“數(shù)字檔案館五年建設(shè)規(guī)劃”，循序漸進(jìn)地推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)——2016年創(chuàng)建江蘇省4A級(jí)數(shù)字檔案館，2018年創(chuàng)建江蘇省5A級(jí)數(shù)字檔案館，2020年前創(chuàng)建“國(guó)家示范數(shù)字檔案館”。2016年10月，丹陽(yáng)市檔案局以高分通過(guò)了江蘇省4A級(jí)數(shù)字檔案館測(cè)評(píng)驗(yàn)收。目前，該局正全力創(chuàng)建江蘇省5A級(jí)數(shù)字檔案館。

2.經(jīng)費(fèi)保障。丹陽(yáng)市委、市政府高度重視數(shù)字檔案館建設(shè)工作。2007年起，館藏檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)被列入年度預(yù)算。2016年2月，丹陽(yáng)市數(shù)字檔案館建設(shè)工作被列入《丹陽(yáng)市國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十三個(gè)五年規(guī)劃》和《丹陽(yáng)市“十三五”重大項(xiàng)目》，省4A級(jí)數(shù)字檔案館還被列入“2016年度丹陽(yáng)市百項(xiàng)重點(diǎn)工程”。2016年起，市政府將數(shù)字檔案館建設(shè)作為推動(dòng)檔案信息化工作的核心工程和“智慧丹陽(yáng)”建設(shè)的重要組成部分，列入財(cái)政預(yù)算逐年投入，總預(yù)算為1000萬(wàn)元，分5年實(shí)施完成，確保了數(shù)字檔案館建設(shè)的順利推進(jìn)。

3.隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化工作涉及多學(xué)科知識(shí)，人員隊(duì)伍建設(shè)尤為重要。丹陽(yáng)市檔案局在2006年3月，經(jīng)市編辦同意，在局內(nèi)增設(shè)“電子文件中心”，主要負(fù)責(zé)全市的檔案信息化工作。通過(guò)公務(wù)員考試招錄專業(yè)人員定崗定職，構(gòu)建信息化工作的人才基礎(chǔ)。積極組織局（館）工作人員參加各類高校檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班、省“151工程”學(xué)術(shù)論壇，讓大家在學(xué)習(xí)交流中開闊眼界，獲取知識(shí)。以定期培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、示范引導(dǎo)的方式提升基層檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能。針對(duì)部分依靠自身力量，短期內(nèi)無(wú)法完成的工作，采取服務(wù)外包方式，借助社會(huì)力量，與專業(yè)化檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)合作開展。

4.技術(shù)支撐。隨著科技興檔戰(zhàn)略部署的深入，丹陽(yáng)市檔案局依托前沿科技力量，大膽開展創(chuàng)新，檔案科技成果喜人，被省檔案局評(píng)為“全省檔案科技工作先進(jìn)單位”。2015年，與揚(yáng)州大學(xué)合作，結(jié)合自身近年來(lái)在檔案信息化方面的理論研究和實(shí)踐探索，確立了“云計(jì)算環(huán)境下檔案管理聯(lián)盟平臺(tái)關(guān)鍵技術(shù)”研究課題，并列入2015年度國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目計(jì)劃。這也是丹陽(yáng)市檔案局課題項(xiàng)目首次入選國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目計(jì)劃，該課題已于2017年底圓滿結(jié)題。

二、項(xiàng)目推動(dòng)，構(gòu)建平臺(tái)，夯實(shí)信息化建設(shè)發(fā)展基礎(chǔ)

丹陽(yáng)市檔案局自數(shù)字檔案館創(chuàng)建工作啟動(dòng)以來(lái)，對(duì)照《江蘇省數(shù)字檔案館評(píng)估細(xì)則》，認(rèn)真開展自查工作，強(qiáng)根基、補(bǔ)短板，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、軟件平臺(tái)及電子數(shù)據(jù)等方面得到了明顯改善。

1.加強(qiáng)數(shù)字檔案館硬件設(shè)施建設(shè)。丹陽(yáng)市檔案局先后投入近300萬(wàn)元用于檔案館信息化硬件設(shè)施的建設(shè)。2015年起，按照國(guó)家電子信息系統(tǒng)機(jī)房B級(jí)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)局（館）電子機(jī)房進(jìn)行徹底改造，將機(jī)柜組件、冗余電源、核心數(shù)據(jù)機(jī)柜和動(dòng)力環(huán)控操作室重新隔斷，電子機(jī)房由原先50平方米增至100平方米。配備必須的服務(wù)器、磁盤存儲(chǔ)、防火墻及交換機(jī)等設(shè)備。局域網(wǎng)與政務(wù)網(wǎng)系統(tǒng)均采用全光纖雙機(jī)冗余熱備，局域網(wǎng)磁盤采用雙活存儲(chǔ)及備份一體機(jī)，機(jī)房實(shí)施24小時(shí)環(huán)境監(jiān)控，保證了軟件系統(tǒng)不間斷運(yùn)行和磁盤數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定。

2.精心打造數(shù)字檔案館應(yīng)用軟件平臺(tái)。檔案信息化軟件平臺(tái)是數(shù)字檔案館和檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工程。近年來(lái)，丹陽(yáng)市檔案局按照國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》要求，以科學(xué)、高效、服務(wù)為宗旨，以滿足檔案管理者及利用者的需求為目的，大力推進(jìn)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化、一體化的全新數(shù)字檔案館綜合管理系統(tǒng)。2016年，該局開發(fā)完成了“丹陽(yáng)市數(shù)字檔案館綜合管理平臺(tái)”。該平臺(tái)涵蓋了檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)（電子文件中心）、查檔接待管理系統(tǒng)、多媒體檔案管理系統(tǒng)、遠(yuǎn)程便民查檔系統(tǒng)和核心數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。在構(gòu)建局（館）局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，依托電子政務(wù)平臺(tái)，完成檔案室與檔案館之間的數(shù)據(jù)交換，并依托互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)更廣范圍的信息發(fā)布與交流服務(wù)。總體上，基本形成了完全物理隔離的“三網(wǎng)四庫(kù)”架構(gòu)模式。在全市范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等方面的集中式管理和科學(xué)化利用。

3.逐步完善檔案資源總庫(kù)建設(shè)。檔案資源數(shù)字化是檔案信息化工作的重要基礎(chǔ)，也是數(shù)字檔案資源體系的主要內(nèi)容。丹陽(yáng)市檔案局在這方面起步較早，從2003年起，該局即按照“利用優(yōu)先、分步實(shí)施”的原則，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)以檔案館為中心的集中式檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。迄今共錄入館藏檔案目錄近150萬(wàn)條，掃描量逾800萬(wàn)頁(yè)，約占館藏總量的80%。其中館藏民國(guó)檔案、譜牒檔案、婚姻檔案、復(fù)退軍人檔案等珍貴、重要及利用率較高的檔案已全部建成了全文數(shù)據(jù)庫(kù)。在積極推進(jìn)集中式數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的同時(shí)，還以全市各檔案室為對(duì)象，強(qiáng)化分布式檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。2003年起，在全市各立檔單位統(tǒng)一推廣了江蘇省檔案局開發(fā)的永樂一體化文檔管理系統(tǒng)（2016年更新為“丹陽(yáng)市數(shù)字檔案室軟件平臺(tái)”），保證了進(jìn)館數(shù)據(jù)格式符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。2007年，通過(guò)市委、市政府專門下發(fā)《關(guān)于市級(jí)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體向市檔案館移交檔案工作的實(shí)施意見》，對(duì)到期進(jìn)館檔案作出了必須同步移交機(jī)讀目錄和全文電子數(shù)據(jù)的規(guī)定。館外檔案數(shù)字化掃描的覆蓋面已擴(kuò)展到2016年，轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)的紙質(zhì)檔案達(dá)200萬(wàn)頁(yè)以上。目前，總量近10T的丹陽(yáng)市數(shù)字檔案資源總庫(kù)已初步形成。

4.扎實(shí)推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)校核。檔案信息化工作都是基于檔案數(shù)據(jù)開展的，檔案數(shù)據(jù)的正確性和準(zhǔn)確性直接影響到后期檔案的管理和利用。目前，電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率偏低一直是困擾各級(jí)各類檔案局館的普遍性問題。2017年5月，省檔案局陳萬(wàn)田副局長(zhǎng)與鎮(zhèn)江市檔案局徐策局長(zhǎng)專程來(lái)丹陽(yáng)調(diào)研指導(dǎo)數(shù)字檔案館建設(shè)工作，尤其針對(duì)檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的問題提出了指導(dǎo)性意見。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的建議和局館現(xiàn)狀，丹陽(yáng)市檔案局從2017年開始，準(zhǔn)備用3年時(shí)間對(duì)館藏所有檔案實(shí)體與電子數(shù)據(jù)進(jìn)行全面校核，逐卷、逐件、逐條、逐頁(yè)進(jìn)行地毯式檢查，確保無(wú)盲區(qū)無(wú)死角全覆蓋。在具體實(shí)施中，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，引進(jìn)監(jiān)理機(jī)制，全程把控質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確、可用、安全。

三、整合資源，拓展功能，服務(wù)社會(huì)和諧發(fā)展

數(shù)字檔案館建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，就是將檔案信息資源集聚和整合起來(lái)，提升檔案公共服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享，為各級(jí)黨委政府、社會(huì)民眾提供更為規(guī)范、安全、高效的服務(wù)，主動(dòng)融入社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展大局。

1.遠(yuǎn)程查檔惠及民生。丹陽(yáng)市檔案局以服務(wù)民生為重點(diǎn)，不斷加大民生檔案資源整合力度。針對(duì)社會(huì)各界對(duì)檔案利用的不同需求，建立了婚姻、退伍、知青、干部任免、地籍等22個(gè)民生專題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)（總量達(dá)57萬(wàn)多條），建立了總量達(dá)250萬(wàn)頁(yè)的民生檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，為廣大民眾查閱民生檔案提供了極大的便利。2018年，丹陽(yáng)市檔案局進(jìn)一步整合館藏涉民檔案資源，本著“讓數(shù)據(jù)多走路，讓群眾少跑腿”的原則，將開發(fā)完成的遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)推向全市，在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立遠(yuǎn)程查檔終端，查檔范圍涵蓋婚姻、退伍及知青等民生檔案。以往，市民查檔需前往市檔案館，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而通過(guò)遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)，市民只要到就近的鎮(zhèn)政府辦公室，出示個(gè)人有效證件，通過(guò)簡(jiǎn)單的流程即可查閱到所需檔案。目前，丹陽(yáng)市檔案局已在部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)成功試點(diǎn)，預(yù)計(jì)2019年將覆蓋全市各鄉(xiāng)鎮(zhèn)。

2.館室檔案數(shù)據(jù)共享。2016年，“丹陽(yáng)市數(shù)字檔案室管理軟件系統(tǒng)”正式上線開通。該系統(tǒng)依托電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，在各立檔單位鋪設(shè)終端，搭建館室一體化智能管理平臺(tái)。通過(guò)在線指導(dǎo)、業(yè)務(wù)交流，實(shí)現(xiàn)了檔案局館對(duì)各級(jí)立檔單位的監(jiān)督管理；通過(guò)電子檔案在線歸檔移交，建立全市統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)；通過(guò)館室之間的互動(dòng)，拓展檔案利用渠道，打造全市檔案信息資源共享利用服務(wù)平臺(tái)，向基層檔案室提供更為高效化、智能化、人性化的查檔服務(wù)。

3.檔案網(wǎng)站功能齊全。2003年，丹陽(yáng)市檔案局立足“突出地方特色、傳承丹陽(yáng)人文精神、促進(jìn)丹陽(yáng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展”這一指導(dǎo)思想，在互聯(lián)網(wǎng)上建立了具有獨(dú)立域名的“丹陽(yáng)市檔案信息網(wǎng)”。2015年9月，在廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，網(wǎng)站進(jìn)行了改版重建。改版后的網(wǎng)站從社會(huì)利用需求出發(fā)，以服務(wù)為導(dǎo)向，嚴(yán)格參照上級(jí)政府網(wǎng)站績(jī)效評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)總體功能模塊進(jìn)行了全面升級(jí)，著力打造檔案信息資源共享、檔案業(yè)務(wù)受理和檔案文化宣傳三位一體的服務(wù)平臺(tái)。在內(nèi)容模塊方面，網(wǎng)站設(shè)置了“工作動(dòng)態(tài)”“查檔服務(wù)”“政務(wù)公開”“檔案文化”“政策法規(guī)”“網(wǎng)上展廳”等9個(gè)一級(jí)欄目，突出了服務(wù)性和互動(dòng)性的特點(diǎn)，以豐富的內(nèi)容吸引了較多的點(diǎn)擊者，成為為公眾提供更方便、更快捷檔案服務(wù)的又一個(gè)新平臺(tái)。

四、健全機(jī)制，多措并舉，強(qiáng)化信息安全體系

安全體系建設(shè)是檔案工作三大體系建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，也是檔案工作的紅線。丹陽(yáng)市檔案局在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，始終把安全作為一項(xiàng)重要工作，同步規(guī)劃、同步建設(shè)。

1.強(qiáng)化安全意識(shí)。強(qiáng)化全局工作人員安全意識(shí)，凡是涉密崗位人員一律簽署《保密協(xié)議》。從思想上提高了處理網(wǎng)絡(luò)信息安全突發(fā)事件的能力，從制度上保證了檔案信息安全建設(shè)有章可循。切實(shí)重視檔案安全，保證資金投入到位，館內(nèi)安裝了樓宇整體安防監(jiān)控、電子門禁系統(tǒng)、智能消防系統(tǒng)、庫(kù)房恒溫恒濕控制系統(tǒng)等相應(yīng)的安全管理設(shè)施設(shè)備。

2.實(shí)施安防措施。庫(kù)房是存放檔案的重要場(chǎng)所，庫(kù)房的整體環(huán)境是否達(dá)標(biāo)直接關(guān)系到檔案的保存年限。2017年，丹陽(yáng)市檔案局安裝了庫(kù)房環(huán)境監(jiān)控管理系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)成功對(duì)接，通過(guò)統(tǒng)一監(jiān)控管理平臺(tái)達(dá)到對(duì)庫(kù)房溫濕度、防盜報(bào)警、防火報(bào)警、視頻監(jiān)控等多種數(shù)據(jù)的監(jiān)測(cè)，實(shí)現(xiàn)了檔案庫(kù)房安全保護(hù)由被動(dòng)人工管理向現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化、人性化管理的轉(zhuǎn)變。2018年，通過(guò)開展信息系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)測(cè)評(píng)工作，增強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)的整體性、針對(duì)性和實(shí)效性，提高了局館信息安全保障工作的整體水平。

3.完善備份機(jī)制。為確保數(shù)據(jù)安全，丹陽(yáng)市檔案局認(rèn)真開展了檔案數(shù)據(jù)的異質(zhì)異地備份工作。2014年起，與省檔案館捆綁將湖南省檔案館作為異地異質(zhì)備份基地，按照規(guī)定開展定期備份工作。2018年，在原先磁盤存儲(chǔ)及移動(dòng)硬盤備份的基礎(chǔ)上，引進(jìn)藍(lán)光光盤庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了電子檔案信息三種介質(zhì)備份，進(jìn)一步提高了檔案信息存儲(chǔ)的安全系數(shù)。

隨著數(shù)字檔案館創(chuàng)建工作的穩(wěn)步推進(jìn)，丹陽(yáng)市檔案局檔案信息化工作跨上了新臺(tái)階。該局將以此為新的起點(diǎn)，搶抓機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，繼續(xù)以建設(shè)數(shù)字檔案館為主要任務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與檔案服務(wù)體系建設(shè)的深度融合，促進(jìn)檔案資源體系和檔案安全體系建設(shè)的良性互動(dòng)，不忘初心，堅(jiān)定信心，擼起袖子加油干，不斷開創(chuàng)丹陽(yáng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展新局面！