新時代呼喚檔案事業發展觀念創新

金德海 韓仁先 李潔

伴隨著改革開放的不斷深入和思想觀念的深刻變化，我國的檔案事業已取得巨大的發展。新時代檔案工作面臨著信息化的挑戰和人民對美好生活需要的考驗，只有進一步解放思想，努力推動檔案管理和服務的轉型升級，才能不斷開創檔案事業的新局面。

一、檔案工作必須與時俱進

1.檔案事業要適應新時代“新趨勢”的需要

信息化正在深刻地改變著人們的生活方式和生活環境，也給檔案的管理模式和工作方式帶來了嚴峻挑戰，檔案事業必須順應信息化的大趨勢，深刻認識新時代的網絡強國戰略思想內涵，緊跟“互聯網+”時代、智慧產業發展大方向，努力實現傳統檔案向數字化、信息化、智慧化的轉型升級。實踐證明，信息化程度越高，檔案工作的服務能力、服務效率就會有顯著的提高，傳統的“案卷級目錄—文件級目錄—調取案卷—摘抄復制”模式，已經遠遠不能適應當下社會發展的節奏，更不談手工查閱可能因各種檢索工具的不全面、不準確、不系統，使得一些檔案信息無法得到有效利用。緊跟時代發展潮流，大力引進和運用先進的技術手段，是檔案工作的大勢所趨。

2.檔案事業要順應人民群眾“新需求”的需要

黨的十九大明確提出，中國特色社會主義進入新時代，我國社會主要矛盾已經轉化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發展之間的矛盾。隨著社會的發展、開放程度的提高，人民群眾對于地方歷史文化、涉人信息的需求日益增加，對檔案工作提出了更高的要求。檔案事業發展的不平衡不充分主要體現在“供給側”提供的檔案資源的內容范圍和及時全面上。我們必須切實有效地提高檔案資源的內容完整度、利用智能化，讓人民群眾真正體會到檔案工作的親切感、便捷感、獲得感。一方面要真正樹立“產生即應歸檔”的意識，確保檔案形成源頭不失、能收則收、應收盡收；另一方面要努力變“資料庫”為“智慧庫”，通過模糊查詢、智能推介等現代信息技術，在群眾查證、學者研究、機關決策等利用檔案資料時能夠“舉一反三”，讓查檔者有更大的選擇空間。

3.檔案事業要落實新時期“新要求”的需要

近年來，各級黨委政府對檔案工作圍繞中心、服務大局提出諸多明確要求，地方歷史文化的研究與開發也對檔案部門提出許多新課題，如何依托互聯網開展檔案宣傳同樣給檔案工作提出了新挑戰，這一切都需要我們破除一切不合時宜的思想觀念和體制機制弊端，重新審視檔案事業長期以來的固有工作思路，著力思考檔案行業的深化改革，以發展的眼光、開放的思路、主動的態度，開辟檔案事業的創新通道，推進檔案事業發展融入中國特色社會主義事業“五位一體”總體布局。

二、觀念僵化是制約檔案事業發展的重要因素

檔案事業經歷過多次變革，體制機制結構日益完善。但信息化、大數據、云計算正在深刻地改變著社會生活，傳統的檔案管理理念和管理模式已經不適應瞬息萬變的社會發展實際。

1.部分檔案工作者思想僵化保守

我國經濟的發展已步入高質量發展階段，人民群眾對美好生活的需求也逐漸提高。一些檔案工作者卻存在“身體進入新時代，思想還停在過去時”的問題，思維方式僵化落伍，安于現狀，習慣于延續前人工作經驗，不能打破慣性思維。如檔案監督指導問題，多年來沿用人工上門指導方法，內容多為整理規則規范，忽略了檔案員一年甚至多年整理一次檔案，工作沒有經驗、缺乏延續性的情況，沒有從根本上解決業務指導力量不足、檔案管理混亂等問題。再如，習慣人為給檔案設定保管期限和歸檔范圍，讓從業者十分困惑。由于思想沒有跟上信息時代、法治社會的步伐，導致工作方法落后難執行。

2.檔案工作理念存在偏差

我們的檔案工作者在工作中往往忘了檔案工作“初心”何在，被錯誤的政績觀誤導。一方面怕創新，怕擔事，檔案開放可能會“惹事”，那就扎好“口袋”，檔案安全了，工作不會出錯了，與群眾卻更遠了。或是裝上“玻璃門”，表面上是開放了，本質上卻在政、民之間筑起堅固的墻。另一方面，檔案工作的根本目的是為了更好地服務社會，提供更加便捷的檔案利用，但是部分工作的執行效果卻是“利己不利民”，如信息化工作進展跟不上社會需求，僅僅解放了檔案工作者，人民群眾沒有真正享受到信息化的成果，缺乏獲得感。

3.檔案部門作風不夠務實

做好檔案工作，推動檔案事業高質量高標準發展，絕不是一句空洞的口號，更不是檔案人的“自娛自樂”。要跳出檔案看檔案，將檔案事業融入社會經濟發展的大格局中去考慮，而不是在檔案事業的“小天地”里自我陶醉。總體來看，目前的檔案工作還處于被動應付狀態，如：對基層檔案工作管理不到位問題視而不見，對檔案信息化工作緊迫感不強，對民間檔案征集力度不夠，對各種新經濟組織和新型業態中形成的檔案缺少關注，等等。對于種種挑戰，檔案管理部門和檔案工作者必須勇于解放思想，進一步樹立問題導向，搬走阻礙檔案事業發展的絆腳石。

三、以思想大解放之力助推檔案事業改革破冰前行

解放思想是推動事業改革走向深入的“驅動器”。檔案工作者要樹立起破題思維，摒棄“我自巋然不動”“自有后來人”的惰性思維，以時不我待的緊迫感，勇嘗螃蟹的擔當勇氣，探索檔案事業的發展途徑。

1.以法治化為基礎，推進體制機制改革，實現檔案管理社會化

當前，檔案機構的設置和職責劃分不夠科學，必須加強頂層設計，推進檔案管理的體制機制變革。一是厘清檔案行政管理部門職能定位。目前檔案事業已經發展到社會生活的方方面面，大量的社會檔案處于監管指導的真空狀態。必須改變現行檔案管理偏重行政機關的模式，成立檔案監督管理機構，把全社會的檔案納入監管視野。改變檔案管理人員直接指導檔案整理的模式，推行檔案整理的社會化服務，讓檔案行政管理部門從當前大量具體的檔案業務中抽出身來，集中精力加強檔案行政管理和監督執法，使檔案管理真正走上法制化軌道。二是明確各級綜合檔案館的職能定位。改變目前局館合一的體制，令各級綜合檔案館專注于地方行政檔案的收集保管、查閱服務和開發利用。檔案專業人才依托館藏資源開展專門研究和咨詢服務，讓“死檔案”變成活資源。三是完善檔案社會化服務體系。檔案局（館）不再承擔各進館單位的具體檔案業務指導，其工作由社會化服務機構和個人承擔。檔案行政管理部門對社會化服務機構和個人從資質準入、登記備案、年度檢驗、監督問責等環節進行行業管理，營造公平競爭的市場環境。

2.以信息化為基礎，推進服務方式的轉型升級，實現檔案管理現代化

檔案工作要緊跟時代發展的腳步，從形成、收集、整理、保管、利用等各個環節注入信息化技術，真正實現檔案管理與利用的轉型升級。一是樹立全數據概念。要敢于挑戰傳統的思維模式，對現行的檔案管理標準進行大膽的革新。信息化使得我們高效率、低成本采集與保存各種數據成為可能，檔案行業現行的歸檔范圍、保管期限等，已經遠遠跟不上時代發展的節奏。工作實踐證明，只要是各單位工作實踐中形成的，哪怕是當時看來再平常不過的事務性文件，經過時間推移、歷史演變，它也可能成為后人回看這段發展歷程的一份佐證史料。信息化技術的應用，使全數據的實現逐步成為可能，我們完全可以大膽地突破傳統，真正做到“應收盡收、能收則收”。二是建立統一規范的檔案行業標準和管理軟件。現在新型社會組織、新型經濟業態越來越多，迫切需要制定新的檔案管理標準，研發檔案規范軟件。隨著信息化的發展，電子數據文件已經逐步替代傳統的紙質文件材料，加之現有館藏檔案數字化的普及，檔案資源正在快速地向電子數據過渡，由數據到檔案的時空距離越來越短，傳統的檔案收集、整理環節完全可以由信息化所取代，今天的數據就是明天的檔案。為此，檔案工作要向資源的前端延伸，用統一的檔案管理標準及軟件實現資源的即時規范采集歸檔。管理軟件完全可以取代傳統紙質檔案整理方式，將基層檔案人員從大量的機械性整理工作中解放出來，而且比人工更能保證資源的采集質量。三是實現檔案信息資源共享。信息化不能只體現在檔案資源的采集管理上，更應體現在信息資源的共享上。檔案館在認真做好檔案劃控、鑒定等有關開放利用工作的基礎上，大力建設互聯互通的共享平臺，縱向做好各級檔案館的開放資源對接和查閱服務對接，橫向做好檔案資源的開放終端建設，使其延伸至各個社區，真正讓有檔案利用需求的人方便快捷地調閱檔案信息。

3.以專業化為基礎，建設高素質檔案隊伍，實現檔案人才職業化

檔案工作是個技術活，從整理鑒定、修復保護、編研利用到具體的政策法規、標準規范等，都離不開系統的專業知識和技能。而我們現有檔案隊伍的專業化水平普遍不高，甚至有人認為誰都可以做檔案員，對此，必須破除不合時宜的狹隘觀念，打造適應新時代檔案工作需要的專業化隊伍。一是探索建立職業檔案師制度。參照律師、會計師等職業，在全社會建立職業檔案師制度，實行全國統考。成立檔案師協會，由檔案行政管理部門負責監督指導協會工作。各單位不再設立專兼職檔案員，由行政處室負責檔案收集，檔案整理采取社會化服務、外聘等方式，聘請專業檔案師負責檔案整理等基礎工作。二是打造高素質的檔案行政管理團隊。檔案行政部門的主要職責是依法治檔，必須著力打造一支講政治、懂業務、會管理的高素質管理型隊伍。要注重檔案法規、行業標準的制定和執行，努力提升行業管理的法治化水平。要積極指導檔案學會、檔案師協會開展工作，不斷提升檔案事業的創新活力。三是建設檔案社會志愿者隊伍。目前社會化檔案工作依然沒有納入檔案管理部門的工作范圍，海量的信息及數據安全存在諸多隱患。面對面廣量大的社會檔案資源，要努力發揮社會志愿者的作用。例如各網站的后臺管理人員、收藏愛好者等，都可以發展成為檔案志愿者。可以開展民間檔案普查，對本地區民間珍貴檔案做好普查登記，對社會檔案資源的保管保護進行針對性的指導。

時代發展不止，思想解放不息。檔案工作者只有時刻與時俱進，開拓創新，務實肯干，才能在新時代的激流中發出檔案聲音，推動新時代檔案事業改革大突破、工作大發展、事業大進步。