英國檔案數字化進程解析

張云

[摘要]論文從英國檔案館最新戰略規劃《解鎖檔案》入手，結合英國國家檔案館官網公布的2017年全年的典型案例，對英國檔案數字化過程中的案例及特征進行剖析，從而為我國檔案數字化提供一定的啟示。

[關鍵詞]數字化英國解鎖檔案案例

[分類號]G279

The Process of Digitization of Archives in UK

——Based on Archives Unlocked and A Year in Archives 2017

Zhang Yun

（School of Information Resource Management of Renmin University of China，Beijing，100872）

Abstract： The paper starts from the latest strategic plan on archives in UK， Archives Unlocked， combining with A Year in Archives 2017 published on the website of UK archives .The case during the process of digitization of archives in UK and characteristics are analyzed， which provide enlightenments for digitization of archives in China.

Keywords： Digital；UK；Archives Unlocked；Case

英國于2007年啟動數字連續性項目，項目要求在2015年完成95%政府業務活動的數字化運行。從2012年開始，英國踐行“數字政府戰略”，2013年英國政府將24個部級部門的在線服務整合到英國政府網站統一平臺gov.uk上。2015年，啟動“政府即平臺”戰略，旨在創建一套可以共享的組件、服務設計、平臺、數據等，使每個政府部門線上服務都可以使用。[1]2017年3月1日，英國政府正式出臺《英國數字化戰略》（UK Digital Strategy）。本戰略作為政府計劃的一部分，旨在成為世界領先的為所有人服務的數字經濟實體，聚焦于提供數字化基礎設施、技能、業務、治理以及數據經濟等。可見，英國政府一直重視數字化的建設，各主要檔案館作為其中的重要一環，也一直致力于檔案數字化的建設。

因此，緊隨《英國數字化戰略》，英國國家檔案館于2017年3月29日在網站（和出版物）上發布了英國檔案的最新戰略規劃《解鎖檔案》（Archives Unlocked），這一戰略規劃將持續開展，文件中部署了前兩年的工作。

1《解鎖檔案》的基本介紹

《解鎖檔案》是綜合性的戰略規劃，承認并頌揚檔案在文化部門和整個社會中的價值，關注數字技術如何從根本上改變了人們使用檔案的方式。數字化轉型是《解鎖檔案》核心所在。文件提出，數字技術為檔案提供新的使用方式以及動態的解決方案，它前所未有地打開檔案，公眾對檔案的興趣不斷增長，渴望從中學習和受到啟發。檔案機構和組織需要公開和透明，以保障公眾的知情權，獲取公眾對數據和信息的信任。

《解鎖檔案》規劃的三個目標是信任（Trust）、豐富（Enrichment）、開放（Openness），提升數字能力（Digital Capacity）、增強適應力（Resilience）、擴大影響力（Impact）則是規劃的三個主題。其中，建設數字能力（BuildingDigital Capacity）這一主題與數字化直接相關，規劃中對這一主題的解釋是：（1）為檔案行業提供數字能力建設計劃，以解決數字化、數字保護等問題；（2）通過一套地方和地區數字保存項目的學習，培養專家和共享解決方案；（3）通過在線目錄、數據整理、分析和多次利用的創新增加對檔案的訪問；（4）與數字和IT領導者建立合作關系，建立良好實踐的共享標準和模型；（5）在檔案服務認證計劃中開發數字標準，支持改進對數字館藏和綜合性館藏的管理。

可見，英國檔案部門的數字化轉型聚焦于提高檔案行業的數字能力，包括數字能力建設的規劃、數據的共享、增加訪問、數字標準以及與相關部門的合作，以實現數字檔案的保存與保護。本文結合《解鎖檔案》以及英國國家檔案館公布的2017年全年的詳實案例，對英國檔案數字化的進程進行解析。

2 2017年英國檔案數字化案例及特征解讀

2.1前提：開放檔案獲取，提升用戶體驗

相比傳統檔案，數字化后的檔案提供了優秀的用戶體驗，社會的多樣性得以反映在檔案館館藏、用戶和檔案工作者的工作中。檔案更大程度地獲得開放，用戶對檔案的獲取形式也更加多樣化。

“知道你的位置”（Know Your Place）是一個數字地圖項目，項目在每一地點上關聯公眾的故事、照片、海報和傳單等，展現了相關位置的人文歷史。數字地圖項目通過數據的關聯，建立場景，實現信息的集成，以豐富生動的形式，方便用戶獲取信息。此外，項目收集與當地人文歷史相關的檔案材料，用戶可隨時獲取與當地歷史文化直接相關的信息，有利于提高公眾對歷史的關注度，增強公眾的身份認同。伍斯特郡的檔案和考古服務則通過檔案數字化打開了關乎精神病人體驗的窗口。項目的復雜之處在于員工必須制定策略來處理敏感檔案和大量檔案的數字化操作。該項目開發了精神病人這一群體的檔案，有利于提升社會對邊緣群體的關注，彰顯了檔案的人文關懷。

檔案的數字化通過關聯數據，建立場景，以多樣化的展示方式，全方位提升了用戶的體驗，也拓展了用戶群體，提升自身的效益，這對用戶和檔案館是雙贏的局面。

2.2基礎：開發檔案系統，優化服務質量

檔案的數字化為檔案內容的訪問提供多種途徑，但也引發了真實性、可用性等多種隱患。為進一步提升檔案系統的安全性能，提高用戶對檔案的信任，英國國家檔案館開發了E-ARK項目。E-ARK項目匯集國際已有經驗，開發了第一個端到端的數字存檔系統。端到端的數字存檔系統即從客戶需求端出發，到滿足客戶需求端去，輸入端是市場，輸出端也是市場。[2]此系統的建立提升了檔案工作與服務的快捷性、有效性，以及服務流程的順暢性。這一系統獨立、可擴展，可以被各類檔案機構使用。這個項目遠非系統的各個部分的簡單相加，每個檔案庫都有一個完整的系統來共享。這也意味著成本和技能的大幅提高，具有真正的變革潛力。此項目充分利用每個參與檔案館的現有專業知識，并支持檔案館之間彼此學習新技能。從長遠來看，這為用戶提供了更好的服務，并在國際范圍內形成了一致的方法。

英國國家檔案館E-ARK項目利用端到端的信息技術，實現各檔案系統的整合與共享，既提高了檔案系統的安全性能，充分保障檔案的真實性與可用性，又挖掘并關聯各檔案系統的信息資源，提升檔案館的服務水平，實現效益最大化。從長遠角度看，如果這一系統得以廣泛地實施并運營，有利于數字檔案系統的規范化與標準化。

2.3核心：關注業務需求，拓展服務范圍

英國檔案館全球聯網，既為用戶提供線上和線下服務，也在全球范圍內為檔案實踐提供支持，旨在為所有檔案館提供在數字世界中為實現自身目標所需的技能和基礎設施。可見，服務方式上，戰略規劃著眼于線下和線上服務的共同開展；服務對象上，將國內用戶擴展到國內外的用戶；服務內容上，既提供如何完善基礎設施的建議，也提供技能的培訓。

伍斯特郡檔案館和考古服務旨在幫助海外用戶了解自己和伍斯特郡的祖先來自哪里。這一服務的初始目標受眾不包括海外用戶，因此海外需求并不大。為了拓展海外市場，檔案館發布了引導客戶的信息指南，包括遺囑、貿易目錄、選舉登記冊、人口普查以及教堂記錄等。每個部分對文件加以解釋并提供鏈接，客戶通過付費下載PDF，可以獲取更多信息。伍斯特檔案館為拓展海外受眾，充分挖掘館藏資源，并加強網絡建設，以遺囑、貿易目錄等多樣化的形式為海內外客戶提供服務，既滿足用戶的需求，也實現了自身的創收。

《解鎖檔案》關注用戶的需求，試圖改變檔案館傳統的被動服務模式，充分挖掘館藏資源的價值，利用各種資源優勢，優化自身的產業鏈，為用戶提供全方位的服務。

2.4重點：特色檔案數字化，保護文化遺產

文化遺產作為民族歷史文化的見證，彰顯民族文化的特性，是國家寶貴的資源。檔案作為一種原始記錄，對保護文化遺產具有重要意義。為更好地傳承與傳播文化遺產，檔案的數字化已不再局限于傳統的紙質檔案，聲像、藝術作品等各類特色檔案逐漸被納入數字化的范圍。

諾斯利檔案館是利用開放數字平臺接觸當地社區的先鋒。他們建立了一個聲音云頁面，來開放他們的口述歷史館藏。泰特檔案館將其收藏的超過52，000件藝術家檔案藏品數字化。藏品涵蓋了泰特檔案館和藝術收藏的在線資料，使之成為歐洲最具收藏價值和最全面的資源之一。

倫敦大學學院開展READ項目，此項目旨在開發并推廣大學學者、法律哲學家Jeremy Bentham的作品和書信的新的學術版本。READ（Recognition and Enrichment of Archival Documents）開發使計算機能夠通過機器學習讀取和搜索手寫文檔的技術，即通過技術訓練，使計算機理解書寫的多樣性與復雜，包括手寫的文本識別（HTR）。目前，通過Transkribus這一平臺，用戶可以上傳手稿的數字圖片和提供短的轉錄。然后Transkribus團隊為用戶上傳的內容生成一個HTR模型，準確率大約為95%。林奈學會為平臺提供卡爾林奈的手稿收藏，幫助進一步細化HTR軟件。倫敦大學學院希望利用HTR軟件在工作中進行轉錄和制作，使Bentham的著作得以呈現。READ項目是對公眾訪問歷史文件的變革。

READ項目通過技術訓練、HTR軟件的細化不斷提高項目的精度，以更好地呈現著作。諾斯利檔案館則開發聲音云頁面。可見，英國檔案的數字化并不局限于用簡單的技術保存遺產，為了更好地呈現藝術作品，不斷創新與改進檔案數字化的技術，尋求多樣化的合作，體現其對文化遺產的珍視。

2.5保障：創新合作關系，增強創收能力

數字化項目運營的根本是資金支持，無論是基礎設施的建設、技術的運營、人才的儲備，均離不開資金驅動。英國相對自由的檔案管理體制以及公眾檔案意識的提升，為檔案館募集資金提供了重要保障。

“皇家志愿服務”項目（Royal Voluntary Service）中，英國檔案館首次使用眾籌網站。到目前為止，他們已經從超過700名支持者處籌集近30000英鎊，以支持數字化項目。

西南遺產信托基金，是由委員會和社區支持組成的聯盟，為北德文郡檔案館服務提供資金。信托基金與檔案館均希望為北德文郡創造一種全新的、高效的檔案服務，因此達成伙伴關系。該地區具有很強的本土文化，但在地理上孤立無援，所以人們普遍希望保持和加強本地服務。為此檔案館更新技術設備，改造設施，并開發新的IT系統和定制攝影店，用戶擁有更多與之互動的機會。至2018年，這項服務已開展30年。北德文郡示范了如何與當地社區和組織建立伙伴關系，從而讓企業在風險之中轉換服務，為他們提供一個可持續的未來，為附近區域和公眾帶來更多的利益。

使用眾籌網站募集資金，與當地基金會合作開展檔案工作，均是英國在進行檔案數字化過程中為實現創收實施的舉措。英國檔案館通過不斷創新合作方式，為數字化提供資金保障，可以幫助檔案館在風險中順利轉身。

3啟示

3.1借勢技術變革，實施風險管理

檔案數字化過程中，技術是貫穿始終的驅動力。數字地圖項目利用技術提升用戶的體驗，伍斯特郡檔案館和考古服務借助技術實現了線上和線下服務以及海外服務的拓展。但同時，技術的應用也對檔案的真實可信提出了挑戰，集中表現為對電子文件的可靠性、完整性、可控性和可追溯性的影響。為此，英國檔案館E-ARK項目開發了端到端的系統，以提升檔案系統的安全性能，直接服務于用戶。可見，技術是雙刃劍，利與弊的權衡掌控在檔案工作者手中。

為使技術充分服務于檔案數字化，檔案數字化過程中風險因素的識別顯得尤為必要。既要著眼于當前檔案數字化風險的識別，也要預測未來數字化的潛在危機。從組織體系、流程體系、文檔體系、規范體系、安全體系、監理體系等多個角度建立檔案數字化質量控制體系，從前端控制、過程控制和反饋控制三大流程進行質量管理[3]，針對性地防范檔案數字化過程中的風險，全方位保障檔案數字化的質量。

3.2融入業務流程，建設統一平臺

檔案記錄環境轉變過程，展示業務連續性，也是績效歷史的權威來源。因此，檔案數字化的開展要與業務需求緊密結合，以業務驅動來識別數字化的實施對象、目標范圍、布局框架和具體計劃。[4]將業務需求嵌入檔案的數字化進程中，明晰檔案數字化的實施對象與具體計劃，服務于業務需求，并貫穿于檔案數字化的全生命周期，以實現檔案數字化的效益最大化。這有利于提升檔案工作在機構中的地位，進而更好地開展檔案工作。檔案部門應當對相應業務部門展開充分調研，了解部門的管理制度與現實需求，保障檔案的數字化真正有效地服務于業務部門的發展。伍斯特郡檔案館和考古服務正是利用館藏拓展了業務范圍，實現了創收。

英國實行分散式的檔案事業管理體制，國家檔案館與各郡檔案館并無上下隸屬關系。公共檔案系統之外的檔案機構更是不受國家檔案館的統轄與領導。分散式的管理體制一定程度上影響了英國檔案數字化的進程，而英國電子政務以www.gov.uk為統一入口，取代了原來分散的1700個政府網站，實現了網上“集合辦公”，每年節省了6千萬英鎊的支出。訪問和使用該網站的公眾也逐年上升。[5]因此，通過建設統一的平臺，如收集國內所有檔案館網址，建成集成門戶網站，實現各檔案網站的互聯互通，既是各館展示自身成果的窗口，實現各館數據的共享與聯通，也可以規范各郡檔案館數字化工作的開展，集中為用戶提供服務。

3.3挖掘檔案內容，彰顯多元價值

隨著檔案與社會的聯系越來越密切，受檔案多元論的影響，對檔案價值的理解也變得更加多元。其中，檔案的人文關懷價值日益受到關注。在檔案數字化的進程中，也應當注重人文關懷價值的實現。檔案不僅是冷冰冰的憑證，還可以為社會注入活力。伍斯特郡通過檔案數字化和考古服務聚焦被邊緣化的精神病人群體，關注病人的物質和精神狀態，以改善其體驗，體現了檔案與檔案工作的溫度。此外，數字地圖項目通過數據的關聯，以生動形象的方式向公眾展示歷史，提升了公眾對本區域歷史的了解，增強了公眾的身份認同。

檔案已不僅是一種憑證，多元的價值使其成為社會發展的重要推動力。在非洲，檔案被用來促進社會和諧，維護公平與正義。在我國，中央巡視組通過查閱檔案，對機構和個人進行監督，體現了檔案的問責功能。國內外也越來越多開設與檔案相關的課程，檔案的教育功能日益凸顯。檔案的多元價值逐漸被重視并得到應用。因此檔案工作者應當注重檔案內容的深度挖掘，關注受眾的需求，借助特定的技術手段滿足用戶的個性化需求，使檔案的價值得到合理的開發與利用。

3.4調整檔案工作者角色，重塑檔案生態

數字技術的發展，使檔案環境發生了根本性的變化，檔案工作者角色也從根本上改變。現在，對檔案的定義更加廣泛，它以更多樣化、更復雜、更無形的方式被創造出來。檔案保存和使用的方式也有更大的多樣性。檔案工作者不再是檔案收集的唯一主體，他們已經成為檔案生態的參與者，而不是守門人。國家、社會組織和公眾等多主體參與檔案的管理與建設已是必然，如英國國家檔案館的眾籌項目。檔案生態系統因此和檔案所記錄的社會一樣多樣和復雜。

在未來，檔案數字專家應不拘泥于檔案數字化的技術，注重內容管理以吸引新的受眾，因為檔案界已不局限于對新技術的簡單利用，如英國數字地圖項目，美國谷歌文化研究所開展的“時尚穿在身”“威尼斯時光機”，以及我國的“數位典藏”等項目。為此，檔案工作者需要全面提升技能和知識，檔案部門必須注重跨界融合，專注于各個領域，以進行多樣化的工作，進而滿足公眾多樣化的需求。

在此情形下，應當調整原有檔案生態系統，培育新內容，即對檔案環境、檔案載體與形式、檔案工作者、法規政策等進行更新。這一過程應當基于對現在和將來檔案的全面理解，需要監督和遠見。我們需要將視野和行動擴展到存在潛在風險的文件中。

總體而言，我國目前檔案數字化仍然停留在低水平的資源建設階段，數字化的供給不夠充分，因此英國各檔案館的數字化工作為我們提供了良好的借鑒。技術貫穿檔案數字化的始終，為使效益最大化，應辯證地應用技術。建立場景，關聯數據，是數字化領域的熱點。但同時，需要通過建立檔案數字質量控制體系，識別風險因素。其次，為提升檔案數字化的效果，應將檔案數字化嵌入業務流程，以業務需求明確數字化的實施對象、目標范圍等。此外，內容管理顯得尤為必要，通過對檔案內容的深度挖掘，以多樣化的形式呈現給受眾，才是吸引用戶的持久之道。在此過程中，檔案工作者始終需要保持應變的姿態，關注社會的最新進展，與社會組織和公眾一起塑造良好的檔案生態，促進檔案數字化的穩步發展。

參考文獻

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