檔案信息化建設的“濱湖經驗”

周梅 吳燁寧

自2013年起，無錫市濱湖區檔案局正式將檔案信息化作為工作的重心，以便捷、高效、實用為目的，努力探索檔案信息化建設新思路。2015年，濱湖區檔案局順利通過了江蘇省5A級數字檔案館的評估，成為無錫市首家省5A級數字檔案館的區級單位。2016年，無錫市檔案信息化工作會議在濱湖區檔案局召開。2017年3月，在省檔案信息化工作會議上，濱湖數字館被列為會議學習考察場所之一，時任省檔案局局長謝波帶領全省各市、縣區檔案局主要負責人組成的調研組一行160余人，來我館進行實地參觀，并表示我館的做法走出了一條檔案信息化建設的“濱湖經驗”，值得在全省范圍推廣。此后，檔案信息化建設的濱湖經驗被列入2017年省檔案系統創新成果評選。

檔案信息化建設的濱湖經驗是怎么形成的？具體做法是什么？它給檔案工作帶來了怎樣的變化？有什么樣的啟示？我們在思考過程中形成了如下體會。

一、檔案信息化建設的基本做法

在實現實體檔案數字化之前，我們就對濱湖區的檔案信息化有了初步的設想：首先要搭建自己的數字檔案館平臺，其次要建設基層單位數字檔案室，最后形成檔案信息資源區域內的網絡化覆蓋，以達到檔案信息化的目的。

1.數字檔案館建設

在“科技興檔、科技強檔”先進理念的指導下，“十二五”期間，我們對軟、硬件系統和館藏檔案數字化投入了一定的人力和財力。

（1）搭建平臺，加快數字檔案館的一體化建設。為有效實現區域內檔案資源整合，使得查詢利用更便捷，我們在確保信息安全有效的前提下，依托互聯網、局域網、政務專網搭建了三個網絡平臺，積極開發符合要求的管理平臺與應用系統。

利用局域網建立數字檔案館系統。我們的數字檔案館綜合應用管理系統獨立運行于局域網，與外界物理隔離，是檔案館的內部業務管理系統，是檔案信息收集、加工、整合、利用、存儲的中心場所，實現了檔案館內業務工作的網絡化。系統總體構架可分為：基礎設施層、數據層、應用支撐層、應用層和接入層五個層次。原文檢索時間小于3秒，準確率達到99%以上。

利用政務網建立數字檔案室系統。政務網與因特網物理隔離，在此平臺上建成的數字檔案室管理系統，可以將全區機關立檔單位、基層檔案室連成網絡，實現了檔案資源在線進館、資源共享、網上業務指導等功能。目前，全區進館單位已有20余個接入運行。

利用互聯網建立檔案信息發布查詢平臺。濱湖區檔案信息網上設有開放檔案資料目錄及政府公開信息目錄的查閱功能。于2006年開通以來，社會反響較好，目前正在進行網站第四次改版，優化網站結構模塊，增加信息利用率。

（2）全文數字化，扎實做好數字檔案基礎資源建設。我局的館藏檔案數字化工作起步于2009年。目前已有案卷級117539條、卷內文件級1018095條、一文一件級90073條，共計約123萬個條目，涉及民生的專題目錄數據庫20個。2014年我局通過政府招標，有重點地對館藏所有文書檔案以及利用率高的各類民生檔案（婚姻、上山下鄉知青、獨生子女等）、照片、視頻檔案進行數字化加工和掛接工作，共計113個全宗，65838卷、141005件、照片16126張、視頻142分鐘，目前已累計掃描640多萬頁，掛接目錄100多萬條，館藏檔案數字化率達90%，重要民生檔案100%數字化，總數據容量約為10T。

通過這幾年的努力，我館已建成包含5臺服務器、總容量達60T的磁盤陣列、5臺核心交換機、1臺專業防火墻、UPS不間斷電源、雙機冗余熱備系統等硬件設備的檔案信息中心以及濱湖區檔案館核心數據庫管理系統。同時，對局域網服務器配備了防火墻、入侵檢測等網絡安全設備，實現了電子文件收、管、存、用過程中的真實性、完整性、安全性和可用性要求。

如果把網絡平臺比作高速公路，那么數字化的檔案就是汽車，而其他軟硬件則是高速公路運行的保障措施。有汽車，沒有高速公路，那么汽車跑不快；有高速公路，沒有汽車，那么高速公路形同虛設；有了汽車，有了高速公路，那么汽車才能跑得快，但是存在著安全的隱患；給高速公路標上了指示，對行車人制定規則，有了這些保障措施，汽車就能跑得既快又好。正是有了對這三者關系的正確認識，我們信息化工作才沒有跑偏，少走了很多彎路。

2.分步推進數字檔案室創建

在通過省5A級數字檔案館驗收后，檔案利用服務愈發高效便捷，在服務中心、服務民生、服務社會中發揮突出作用，為后續數據庫建設及服務網絡的打造打下了堅實的基礎。根據自身信息化的需要和省、市檔案局的要求，我們將創建基層數字檔案室擺在了工作首位。

針對區政府機關、鄉鎮街道各立檔單位檔案室而建立的數字檔案室，是檔案信息化工作的重要組成部分。前期，我們主要針對數字檔案室的硬件設備進行調整和測試。2014年2月份，我局對數字檔案室系統進行前期的服務器測試及初期框架搭建工作。由于我區大部分機關單位不在同一地點，為保證網絡連通，我局向電信申請了一條區政務OA專線，與檔案館機房的防火墻相連接。與此同時，根據我區實際，改進數字檔案室原系統模塊，使應用范圍涵蓋各種門類檔案目錄的管理、歸檔電子公文及數字化后的影像檔案管理，包括文件收集、文件整理、檔案接收、數據導入、業務指導等，共18個分類模塊，兼具各立檔單位電子文件收集、鑒定、保存、發布的各項功能，使得電子檔案的整理、移交以及檔案信息資源的利用更為方便、快捷。

2016年，區檔案局在前期工作的基礎上，確立總體布局和實施步驟。依托電子政務網建設，制定了“先試點，抓典型，后鋪開”的三步走計劃，統籌規劃、循序漸進，逐步開展基層數字檔案室試點工作。當年12月，區環保局、山水城管委會率先通過測評驗收，分別成為無錫市區級機關部門和街道層面首家擁有省4A級數字檔案室的單位。

2017年，我們加快了數字檔案室的創建步伐。一方面，我們優化數字檔案室系統功能，與OA辦公系統對接實現電子文件在線歸檔，并對全區60多家單位2011—2016年室藏檔案進行數字化加工，為數字檔案室創建提供基礎保障；另一方面，穩步推進基層數字檔案室建設，有2家單位通過了省5A級，5家單位通過了省4A級數字檔案室評估，太湖國家旅游度假區和區委組織部以高分獲得評估組的肯定，成為全區立檔單位的典型，為今后數字檔案室的創建工作增添了更強的信心。

下一步，按照濱湖區委、區政府下發的《關于2018—2020年濱湖區檔案信息化建設實施意見》的文件精神，我們將以數字檔案室創建為抓手，充分利用現代信息技術，實地調研、統一部署、分步實施，到2020年末，分三年全面完成全區機關、鎮、開發區、街道的省A級數字檔案室創建工作，建成以區檔案館館藏為核心，各部門單位數字檔案室相結合的檔案信息資源共建共享體系，推進全區檔案信息資源的整合，實現全區檔案事業各類基礎業務的全面提升和現代化。

為了大面積地種植，先要進行盆景試驗，然后再入田試種，最后再大規模量產，這是種植業的經驗，也是我們信息化工作的經驗。近幾年，我們以點帶面，穩步推進，在館室信息化方面做出了有益的嘗試，并已經看到了網絡化的曙光。

二、檔案信息化建設中遇到的問題及推進的措施

1.思想認識不夠到位——思想統一。很多單位滿足于傳統的檔案移交、整理和利用方式，對于檔案信息化的意義、作用和產生的效果還不理解，積極性不高。為此，我們一方面加大宣傳的力度，在“6·9”國際檔案日開展檔案信息化宣傳教育活動；在微信公眾號“濱湖檔案”以及網站上實時更新數字檔案管理、區局各項檔案信息化工作、檔案查詢利用效果等信息；建立包含各單位檔案員的QQ群，相互分享檔案信息化帶來的便利，幫助他們實時解決遇到的問題。另一方面，實踐先行，先通過調研，選取幾個基礎好、思想覺悟高的基層單位，幫助他們創建，讓其他單位看到試點單位在推進檔案信息化建設后，檔案移交、查詢和利用上的便利。通過上述舉措，檔案信息化在全區受到了越來越高的重視，截至目前，已有近50家單位完成了2011—2016年室藏檔案的數字化，加入運用數據檔案平臺行列中的立檔單位也不斷增加。

2.畏難情緒客觀存在——攻堅克難。檔案信息化作為檔案行業的新興事物，是各基層單位沒有接觸過的，它涉及內部機構之間的協作、數字信息技術的采用、相關專業人才的培訓、安全保密保管等多方面的問題，而且還需要硬件采購、軟件開發維護、接口開發、傳統載體數字化、人員配備等各方面的費用。檔案信息化的“高深”“燒錢”讓基層單位無從下手，而且投入大，甚至認為就算干了，也會成為無底之洞。對此，我們也為基層單位多方考慮。一是深入建設單位進行細致指導，并通過電話、微信等跟蹤他們的建設進度，答疑解惑。二是我們根據試點，測算了基層數字檔案室的建設費用：達到省檔案二星級標準的基層檔案室在創建數字檔案室的過程中，大約需要5萬元的投入，而達到三星級的基層檔案室只需要約2萬元的投入——這并不是一個高不可攀的費用。我們將這個測算告訴了各個單位，他們如釋重負，創建的熱情陡然高漲。

3.專業人才相對缺乏——培訓提升。互聯網在機關事務中的運用越來越廣泛，但無論是我們區檔案局還是基層各單位都缺乏相關專業人才，特別是在基層單位，傳統的檔案管理模式根深蒂固，很多基層檔案工作人員不愿主動探索數字化的工作方式，知識結構的更新速度也遠趕不上檔案信息化的建設速度。為滿足數字檔案館（室）建設和運行的需求，完善人才隊伍建設迫在眉睫，為此我們專門向區委、區政府報告，并得到區委、區政府領導的高度重視，區委、區政府專門召開協調會，由區編辦專門研究在保管科掛牌成立信息技術科。近5年來，區委組織部和區有關部門克服編制瓶頸，每年都給我館增添一名相對專業的人才。在基層檔案信息化方面，我局定期面向各單位檔案員以及分管領導開展業務技能和信息化技能的培訓，并將培訓內容制作成PPT和信息化手冊以供后續學習鞏固。梯度人才結構的逐漸完善，使得我們信息化建設工作越來越得心應手。

三、信息化帶來的檔案工作新變化

1.信息化建設為查檔利用增添便捷。館藏查檔效率明顯提升。館藏檔案全文數字化以及平臺搭建完成投入使用后，平均時長從原來的20分鐘縮減到現在的3分鐘，對于館藏中沒有的檔案，現在一鍵檢索，馬上可以確定。我們的工作量變少了，群眾的認可度反而上升了，2017年全年，我館接待查檔2882人次，調閱案卷2895卷，為歷史最高。基層查檔擺脫條件限制。濱湖區的有些鄉鎮、開發區，檔案室離辦公大樓較遠，客觀條件的制約導致檔案員查檔很費周折，十分不便。有了數字檔案室系統，輸入關鍵詞，點擊查詢，檔案員在辦公室就能輕松地查閱所需要的電子檔案。檔案信息化能夠為利用者提供快速、準確、便捷的查檔服務，提升了機關行政效率和公共服務能力。

2.信息化建設為檔案存儲提供保障。檔案的安全保管是研究利用的前提。在檔案信息化建設過程中，我們將館藏、室藏檔案全文數字化掃描，對于檔案信息安全，我們一方面使用CA數字證書、電子簽名、封裝、雙機熱備等技術，并定期將館藏檔案異地備份；另一方面，加強上網信息的審查與管理，防止失密、泄密事件的發生。檔案信息化很大程度上實現了檔案資料的安全，防止因人為因素、自然因素而導致的破壞，能夠有效規避風險，不會因為實體檔案文件的損毀而失去利用價值，這是原始的檔案保管方式很難做到的。

3.信息化建設為編研工作釋放潛能。在檔案信息化之前，為了編史研究，從浩繁的文字中查找相關信息非常困難，現在只需關鍵詞檢索，就能方便、快捷、完整地查閱到館藏全部相關檔案。2015年末，濱湖區政協文史委員會會同我局成立編委會，著手編寫的《濱湖漁史》一書，已于近日由鳳凰出版社正式出版發行。該書共計約37萬字，通過館藏數字化平臺查閱了大量的檔案資料，節約了人力、時間，提高了效率。檔案信息化使得檔案在“存史、鑒今、資政”方面的作用得到充分發揮。

4.信息化建設為資源共享創造可能。我館的檔案信息化建設已全面鋪開到基層，各基層單位可通過數字檔案室系統查詢其已進館的檔案，減少了開具介紹信及到館查詢的繁瑣，與簡化辦公流程，提高機關工作效率的要求不謀而合。館室一體化也為異地查檔奠定了基礎，我們實現了機關單位之間的檔案信息資源共享，但還未能做到讓群眾就近查檔。隨著檔案信息化建設的不斷深入，檔案利用服務網絡的延伸拓展將成為可能，我們對未來信息化建設的設想是：實現全市跨館異地查詢檔案，并將部分民生檔案的利用延伸到區各街道（社區），方便老百姓就近查閱利用檔案資料。

四、檔案信息化建設帶給我們的幾點啟示

1.各方支援是必要保障。從2013年開始，我們全局統一了認識，認為檔案信息化是檔案工作未來發展的趨勢，我們也認識到檔案信息化建設是一項系統工程，沒有各方面的支持是不可能成功的。我們專門向區委、區政府報告了檔案信息化建設的必要性，獲得區委、區政府的高度肯定，無論是資金還是機構設置、人員補充都有了很好的保障，為整項工作的開展打下根基；與項目乙方，我們一直認為是合作關系，而不是單純地認為他們是為了掙錢，大家都放在一個共同辦事的平臺上，我們才能在各方面進行有效的溝通，信息化工作才能順利推進；我們作為下級局，省局、市局對我們一直予以精心指導，在立項、實施、掃尾直至驗收的每個環節都給予了到位的服務，使我們的信息化工作沒有走彎路，更沒有走回頭路；數字館建成后，我們秉承服務的宗旨，與機關部門、鄉鎮街道反復溝通，目前已經有超過1/3的單位運用我們的平臺進行檔案查閱、在線指導，更大地發揮了數字館的功能，也更好地服務了基層。八方支持，協力同心，這是信息化建設的支撐。

2.借鑒經驗是最好方法。檔案信息化建設所面臨的新情況、新原則與新理論是以往的檔案工作所沒有的，與其閉門造車、事倍功半，不如尋求先進經驗的支援。在確立檔案信息化建設的目標要求之后，我們先后到杭州臨安區、上海松江區、南京棲霞區、常州市、青島市、南京建鄴區等多個市、區、學習借鑒他們在檔案信息化方面的優秀成果、經驗教訓，并與我館的實際相結合，取長補短、靈活運用，開創了一條濱湖特色檔案信息化之路。他山之石，可以攻玉，這是信息化建設的捷徑。

3.服務利用是終極目標。從事檔案信息化建設既是為了完成上級任務，更是為了有利于服務和利用，根據這樣的思路，我們在信息化建設的所有環節中，都把方便利用放在更加靠前的位置，放在更加重要的位置。從立項到平臺搭建，我們以利用為出發點和立足點，倒推各個環節的方案制定和技術要求。利用靠前，重在服務，這是信息化建設的生命。

近幾年來，濱湖區檔案局檔案信息化工作在省、市檔案局以及區領導的關心下，取得了一些“濱湖經驗”，在這里與大家分享。對于我們來說，走的每一步都是新的起點，檔案信息化建設永遠在路上，我們會不斷總結、完善、提高，拓展思路，提升標準，努力把檔案信息化水平推向一個新的高度。