高校檔案檔號編制改革芻議

顏丙通

[摘要]《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—2015）首次提出歸檔文件檔號編制內容，其基本立意是通過規范化的檔號編制促進全國范圍內的檔案信息集成與資源的在線共享，這為《高等學校檔案實體分類法》的檔號編制改革提供了參考藍本。論文通過對二者的比較分析，明確了新形勢下高校檔案檔號編制的原則要求，在對整理規則和實體分類進行技術處理的基礎上，提出了一套適用于高校檔案的檔號格式。

[關鍵詞]高校檔案檔案實體分類檔號結構改革

[分類號]G272.4

DiscussionontheReformofArchivalCodeMakinginCollegeArchives——The Revelation in the New Edition of the Arrangement Rule of Archival Documents

Yan Bingtong

（Archives of Suzhou Vocational University， Suzhou， Jiangsu， 215104）

Abstract： The Arrangement Rule of Archival Documents（DA/T 22 - 2015）first puts forward the content of archival codes， in order to promote both the integration of archives information and the online sharing of resources by standardized archival codes all over our country， which provides a reference to the reform of archival code making in the entity classification of college archives. Through the comparison and analysis of the both sides， the article clarifies the requirements for the entity classification of college archives in the new situation， and puts forward a format of archival code for college archives on the basis of the technical treatment of the sorting rules and the entity classification.

Keywords： College Archives； Archival Entity Classification； Archival Codes Structure； Reforma？ tion

自1994年實施以來，《高等學校檔案實體分類法》（以下簡稱《高校分類法》）有力推動了高校檔案的科學管理和檔案工作的科學開展，規范性和標準化也得到了加強。隨著檔案工作的不斷深化，尤其是以電子文件管理為主要特征的檔案信息化建設日新月異，高校檔案的傳統立卷方式及相應的檔號編制規則已無法完全適應新的要求，亟待調整。

在《歸檔文件整理規則》（DA/ T 22—2000）（以下簡稱“舊《規則》”）的基礎上，國家檔案局在2016年頒布實施了修訂后的《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—2015）（以下簡稱“新《規則》”）。新《規則》首次提出了歸檔文件檔號編制這一內容。作為館藏檔案的重要識別要素，檔號賦予了每一份歸檔文件唯一的檢索標識，在文檔一體化管理、數據質量控制、信息資源開發與共享、檔案利用統計等方面具有重要意義。

1兩種檔號編制規則的比較分析

檔號是立檔單位檔案管理編號的總稱，適用范圍涵蓋紙質檔案和電子文件[1]。它不僅具有“對檔案實體的指代功能”[2]，代表“某一特定的案卷或文件，作為存取檔案的標記”[3]；還有對歸檔電子文件的標識功能，代表經過邏輯化排列后某一特定的實體檔案對應的電子文件（文件集合），作為數據檢索的標識。檔號同時兼具檔案的唯一指代性和標識序列性兩大功能。

1.1適用對象不同

《高校分類法》中的檔號編制規則的適用對象為高等學校的全部檔案。但由于對實物、名人、干部（人事）檔案，以及《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號）中涉及的學生類檔案等未作詳盡的分類和說明，在實踐中，各高校編制檔號的做法并不一致，缺乏統一標準。

新《規則》中的檔號編制規則適用對象為各立檔單位的文書檔案（包括紙質和電子文件材料），其他門類檔案可參照執行，企業單位有其他特殊規定的，遵從其規定[4]。這就將包括高校檔案在內的所有檔案門類納入管理范疇，檔號結構有了統一的標準參考格式，為全國范圍內各立檔單位檔案資源的信息集成、分類檢索和“大數據”開發提供了行業指導標準。

1.2標識功能不同

《高校分類法》中規定的檔號結構為“年度號-分類號-案卷號”，對于高校保管多個全宗，并且標識到文件級的，在編制檔號時前后還應分別加上全宗號、件號，即“全宗號-年度號-分類號-案卷號-件號”。由于該檔號結構缺少“保管期限”作為位類要素，同一保管期限內檔案的順延性消失，弱化了檔案的標識序列性功能，不利于檔案排架、插卷、利用統計、批量鑒定和分類資源開發。

新《規則》中檔號的建議結構為“全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號”。這一結構同時具備實體存放的“身份”定位意義和邏輯存儲的檢索標識意義，實現了檔號唯一指代性與標識序列性的科學統一，為檔案實體管理和海量數據整合提供了技術支撐。

1.3理念偏好不同

由于《高校分類法》對歸檔文件整理仍為立卷形式，編號體系上未對保管期限作單獨區分，同一年度、門類下整理的案卷多進行流水排列，造成各門類不同價值的檔案混編在一起，對后期的庫房管理、利用統計、鑒定銷毀等工作帶來極大不便?！陡咝７诸惙ā返臋n案整理強調實體案卷的整體性、連續性，在檔案分級、分類整理方面的考慮有所欠缺，歸根結底是一種粗放型的檔案管理方式。

而無論對于新《規則》，還是舊《規則》，它們都將“區分不同價值”作為檔案整理的基本原則，突出保管期限在檔案管理（尤其在分類法的選擇、檔號編制等檔案整理環節，進而延伸到檔案排架）中的重要地位，其實質是從資源優化配置的視角加強對不同價值檔案的分級、分類管理，相對而言是一種集約化的檔案管理方式。

2新形勢下高校檔案檔號編制的原則要求

新《規則》中明確指出“檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則”，新形勢下就高校檔案來說，其檔號編制還應關注以下幾個方面。

2.1以“簡化整理，深化檢索”為宗旨

不嚴謹、不規范的檔號編制方法，比如將不同類型的高校、同一高校不同門類檔案的檔號編制規則割裂開來，容易導致歸檔工作復雜化，增加工作量，成為檔案整理工作的“攔路虎”；更為重要的是，在檔案數字化著錄標引時，凌亂的檔號結構不利于深層次的檔案數據挖掘，淪為信息檢索的“絆腳石”。

2.2便于數據交互與資源共享

在信息技術的推動下，檔案信息資源的系統集成和線上資源共享已是大勢所趨?，F階段，在檔案分類法的選擇上，全國大部分高校采用問題分類法（“十大類”），少部分高校采用機構分類法。按問題分類的高校，有的全部為立卷歸檔；有的部分參照以件為單位整理歸檔（黨群類、行政類），部分沿用立卷歸檔（教學、科研、基建等）。在檔號編制上，對同一單位不同門類檔案有的按年度結合類別進行小流水編號（紙質檔案等），有的完全按類別進行大流水編號（聲像、實物檔案等），檔號結構繁雜多樣，“信息孤島”現象嚴重。因此，從長遠來看，編制相對統一、整齊、規范化程度高的檔號能夠為各高校的檔案數據交互和資源共享創造前置條件。

2.3兼顧統一性和靈活性

檔號結構的統一性、整齊性不是絕對的，而是一個相對的概念。檔號結構在確實無法完全統一的情況下，應盡量避免為了達到資源共享采取“一刀切”的做法。在進行具體的檔號編制前，各高校應充分兼顧到檔案的問題特征（檔案門類）和形式特征（載體形式）：對于常見的或業內已達成共識的“十大類”檔案和聲像、實物檔案可以根據新《規則》要求進行編號，必要時可以調整上下位類要素順序；對于后出現的、尚有爭議的或暫未納入高校檔案館藏統一編號體系的學生類檔案、干部（人事）檔案、名人檔案、口述檔案等，可以參照新《規則》采取相對靈活的編號形式，從而保持全國范圍內高校檔案檔號結構體系的相對統一，最終實現國家檔案資源的集中、統一管理。

2.4理論邏輯與實踐操作相適應

在檔號結構的設計過程中，除考慮檔案的實體整理、保管、利用等因素外，還應充分考量新檔號的格式與各高校檔案管理系統的內部數據結構、數據類型、字段值的兼容性和匹配度，不同檔案管理系統與國家檔案信息資源整合平臺實現數據交互的現實可行性等，做到檔號編制的理論邏輯與實踐操作相契合。

3對高校檔案整理規則和實體分類的技術處理

3.1總體要求

高校檔案類別眾多，總體上涵蓋紙質和特殊載體兩大檔案類型。具體包括黨群、行政、教學、科研、產品、基建、設備、出版、外事、財會十大門類紙質檔案；照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等聲像檔案；獎牌、獎狀、獎杯、證書、禮品、題詞、稿畫等實物檔案；以及圍繞人物所形成的學生、干部（人事）、名人、口述等類別的檔案。為盡量“避免出現在一個區域內存在多種檔號結構”[5]，高校既要以新《規則》為參考藍本，又要結合自身的特點編制檔號，使檔號結構科學規范、合理適用、相對整齊、簡明易懂。

從嚴格意義上討論，高校檔案實體分類法中規定的類別并非傳統認知上的檔案門類劃分標準。由于在文件制作、形成、文件間的有機聯系、材料規格及樣式等方面都存在較大差異，業界通常將檔案劃分為文書檔案、科技檔案、專門檔案，其實這主要是根據檔案的內容屬性針對紙質材料劃分的標準。近年來，科技檔案和專門檔案得到強化：2008年，國家質檢總局發布《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，明確了科技檔案的構成；2011年以來，國家檔案局先后公布了兩批《國家基本專業檔案目錄》，100種必須建立的專業檔案門類被正式列入。在高校檔案整理和分類時，除文書檔案外，對于科技檔案和專門檔案，需要類別復分的，還“應參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2008）和《國家基本專業檔案目錄》執行”[6]。

3.2改革思路

檔案整理規則和實體分類這一“頂層設計”方案在檔號結構的確定中至關重要，它是檔號內上下位類要素匹配的基礎條件。傳統類型的紙質檔案可以結合《高校分類法》繼續延用問題分類法，但在檔案門類設置上須做出適當調整：如原黨群類、行政類檔案合并組建文書檔案門類；原科研檔案中的專利（著作權）類、原行政檔案中的審計類、原教學檔案中的學籍類等應抽出，另行單獨組建檔案類別，并歸入專業或科技檔案門類；教學檔案中的其他類歸并至原行政檔案；外事檔案本身具有較強的文書檔案屬性、形式，以及管理利用方式，也應劃歸原行政檔案進行整理、編號。特殊載體檔案門類可以沿用原有的按照載體類型分類，人物檔案門類可以按照類型分類。如圖1所示。

為保持文件之間的有機聯系，《高校分類法》中未作任何調整的各檔案門類的一、二級類目代碼保持不變，如DQ11、SB12、CB13等；一、二級類目內有移出、移入的檔案門類，其類目代碼可重新編排；對于新設立的科技或專業檔案的一、二級類目，可根據問題類別確定一級類目，同時結合其歸檔范圍作進一步細分，如將學籍檔案中的學生名冊、學籍登記卡、成績單、畢業生登記表分別賦予XJ12、XJ13、XJ14、XJ15等二級類目代碼。

保管期限方面，盡量采取與歸檔文件整理相應的“永久、定期”劃分方法，即將原有的“永久、長期、短期”統一調整為“永久、30年、10年”。其中原“長期、短期”保管的檔案可通過保管期限的重新劃分或后期延長的方式解決，如2016年1月1日施行的《會計檔案管理辦法》已作了這方面的突破性嘗試。

在立卷（件）環節，可以將文書檔案按照“件”為單位整理，其他門類檔案應根據各自的特點合理選擇立卷或立件形式?？紤]到檔號的相對穩定性與統一性，以及“簡化整理、深化檢索”的宗旨，建議盡可能采用立件形式歸檔（可以是件的形式、卷的概念）。學者黃金國認為，影響科技檔案和專門檔案立件的影響因素主要是“對歸檔文件材料的‘件的界定與實體分類方法的確定，以及歸檔文件材料的著錄方法”[7]，比如可以將一個具體的科研項目、一個工程項目中某一階段（如施工）的某一個工作環節（如隱蔽工程）、一個班的學生名冊立為一件等。以件代卷的檔案整理、編號形式應在檔案數字化著錄時追加文件級目錄。

4高校檔案檔號結構的適用格式

新《規則》中的建議檔號結構有很強的普適性，為高校檔案的檔號編制提供了很好的參考依據。結合高校各門類檔案的特點，檔號結構可調整為：全宗號-檔案門類代碼·年度-問題代碼-保管期限-件號。需要特別強調的是，為保持各高校檔號結構的一致性，實現明晰、高效的數據銜接，應由國家檔案行政主管部門會同教育行政主管部門等統一規定“檔案門類代碼”“問題代碼”兩個關鍵位類要素。具體說明如下：

4.1文書檔案門類

文書檔案門類主要包括黨群類和行政類。如某高校文書檔案中2016年度作永久保管的學校黨委會議記錄本，其檔號可表示為：F001-WS·2016-DQ11-Y-1。

4.2科技檔案門類

科技檔案門類主要包括科研類、專利類、產品類、城建類、設備類。如某高?？萍紮n案中2016年度作定期保管的某個已結項的科研項目，其檔號可表示為：F001-KJ·2016-KY12-D30-1。

4.3專業檔案門類

專業檔案門類主要包括學籍類、出版類、會計類、審計類。如某高校專業檔案中2016年度作永久保管的某個班級的學生成績單，其檔號可表示為：F001-ZY·2016-XJ14-Y-1。

4.4特殊載體檔案門類

特殊載體檔案門類主要包括聲像類、實物類。如某高校特殊載體檔案中2016年度作定期保管的某塊實物獎牌，其檔號可表示為：F001-TS·2016-SW12-D30-1。

4.5人物檔案門類

人物檔案門類主要包括學生類、干部（人事）類、名人類、口述類等。由于人物檔案在收集、保管、開發利用等環節的特殊性，在檔號編制時可對具體的類別酌情考慮是否標注“年度”位類。如某高校人物檔案中作永久保管的某一名人校友材料，其檔號可表示為：F001-RW-MR11-Y-1。

5結語

新《規則》的實施強化了檔號編制在歸檔文件整理環節的重要地位，它將檔案信息的系統集成和資源的最大化共享作為目標愿景，為今后高校檔案整理、資源建設、保管與開發利用工作進一步明確了方向，也成為高校檔案檔號規范化編制的內在動力和行動指南。《高校分類法》推行至今近25年，其現有的整理規則與工作規范在實踐層面已顯諸多弊端，“與國家在文書檔案、電子文件管理等方面頒布的新標準、新規定未有效銜接”[8]，無法適應檔案信息化建設的時代要求，檔案業界、學界提出改革的呼聲也由來已久。因此，深化高校檔案檔號編制改革不失為一個有效的切入點，以推動《高校分類法》的修訂、完善。

*本文系江蘇省高校檔案研究會立項課題（項目編號：JSGDF 2018-18）“高校檔案檔號編制改革研究”的研究成果。

參考文獻

[1]李忱，丁德勝.《歸檔文件整理規則》修訂方向初探[J].中國檔案，2014（05）：39.

[2][3]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎（第三版）[M].北京：中國人民大學出版社，2005：165.

[4]DA/T 22—2015，歸檔文件整理規則[S].

[5][6]丁德勝.《歸檔文件整理規則》檔號編制的原則與要求（之三）[J].中國檔案， 2016（12）：27.

[7]黃金國.試析《歸檔文件整理規則》對科技檔案和專門檔案整理的適用性[J].檔案與建設，2006（10）：16.

[8]楊嬋.高校檔案工作與《歸檔文件整理規則》（2015版）的接軌[J].蘭臺世界， 2017（23）：61.