智慧院所背景下企業檔案工作面臨的新形勢與新發展

胡金濤

[摘要]國家軍民融合戰略的逐步實施對傳統軍工科研院所帶來了沖擊，同時也帶來了軍用技術轉型升級的巨大機會。當前，我國軍工科研院所廣泛開展智慧院所建設，這給檔案工作提出了新的要求。論文分析了智慧院所背景下企業檔案工作面臨的新形勢，探討了智慧院所背景下企業檔案工作的發展路徑，以期為智慧時代軍工科研院所以及其它企業檔案工作發展提供借鑒。

[關鍵詞]軍工科研院所智慧院所企業檔案新形勢

[分類號]G275.9

New Situation and Development for Archival Work under the Background of Smart Institute

Hu Jintao（China Electronic Technology Group Corporation Fourteenth Research Institute， Nanjing， Jiangsu， 210039）

Abstract： The implementation of the military and civilian integration strategy bring opportunities to traditional military research institutes. Military research institutes widely carry out the construction of smart institute which puts forward new demands on archival works. This paper analyses the new situation faced archival work under the background of smart institute， discusses the development strategies for archival works in the new era， these would provide reference for related works.

Keywords： Military Research Institute； Smart Institute； Enterprise Archives； New Situation

1智慧院所的概念和特征

隨著國家軍民融合戰略的不斷推進，軍工科研院所開始走進大眾視野。為適應國家戰略調整和經濟發展需要，軍工科研院所逐漸采取企業化經營方式，成為重要的市場經濟主體。智慧院所正是在這樣的變革浪潮中，為適應工業發展規律和國家戰略要求應運而生的產物。

智慧院所的概念源于“智慧地球”“智慧城市”，智慧院所是以創新為驅動、以信息化為基礎、以知識為載體，利用智能科學的理論、技術、方法、信息及自動化技術工具，通過智能感知、新一代互聯網、云計算、大數據挖掘、虛擬化等手段，充分有效地整合和優化利用各類內外部資源，實現信息流、業務流、供應鏈的高度集成與融合的創新型組織。智慧院所有三個主要的特征，即產品研制中的知識重用，技術創新中的知識推動，人才培養中的知識共享。智慧院所建設強調信息與知識的粒度，強調數字化、集成化、自動化和智能化，注重全數字模型，這都給檔案工作帶來了新的挑戰。

2智慧院所背景下檔案工作面臨的新形勢

2.1智慧院所建設對企業檔案工作的新要求

（1）智慧院所的特征對檔案工作提出了新要求

智慧院所的三個主要特征在于“知識重用”“知識推動”“知識共享”。可見，知識是智慧院所建設的基礎性甚至根本性資源。檔案作為企業經營管理和科研生產活動的原始記錄，是企業的知識載體，是企業“大腦”的“記憶體”。企業知識的挖掘、重用和共享，都離不開檔案信息資源的支撐。智慧院所建設將檔案信息資源開發利用的重要性提升到了前所未有的高度，傳統的重視收集管理而輕視開發利用的檔案管理模式必須做出改變。

同時，智慧院所建設很大程度上是一種技術主導的企業研發生產模式變革，大數據、云計算、仿真設計、全三維模式、全數字樣機、人工智能等技術的發展很大程度上決定了智慧院所所能達到的“智慧”水平。檔案工作作為智慧院所建設中的基礎性支撐工作，必須要對智慧院所建設所涉及的專業技術有一定了解。此外，要為智慧院所提供集成程度和開發程度更高、粒度更細的檔案信息資源成品，也需要借助大數據等技術對檔案信息資源進行深度開發。因此，在智慧院所建設背景下，檔案工作不再是單一管理性工作，智慧院所建設對檔案工作者的技術能力和知識水平提出了更高的要求。

（2）科研生產流程的不斷變革對檔案工作提出了新要求

當前的科研生產模式保留了大量傳統工業大批量生產制造的“遺留”經驗，智慧院所的建設必然伴隨著經營管理和科研生產流程的深度調整、優化和整合。檔案工作不能僅僅停留于末端管理，這是檔案界早已達成的共識。企業檔案工作更是如此，只有融入整個科研生產流程生命周期，才能真正發揮檔案的經濟價值。在建設智慧院所的背景下，科研生產流程不斷調整優化，新的研發流程和領域不斷出現，舊的研發流程和領域不斷被淘汰，這種“更新換代”的頻率是以往任何時代、任何場景的檔案工作都不曾面對的。但在傳統的檔案管理模式之下，長期處于末端管理地位的檔案工作疏于關注文件生命周期的前期運動過程，只關注文件歸檔成為檔案之后的管理，這無疑難以滿足智慧院所的建設要求。檔案管理模式急需尋求變革。

2.2智慧院所背景下企業檔案工作的新內容

智慧院所強調智能研發、智能制造和智能生產，不同于傳統的紙質或實物研發生產模式，智慧院所廣泛采用全數字、全三維模型開展產品研發設計，采用3D打印等先進技術開展生產制造，實現全流程無紙化、模型化、自動化、智能化。在這種科研生產模式下，三維電子文件成為檔案工作的重要對象。當前，針對二維電子文件管理尚有很多問題需要解決，而三維電子文件管理則有更多的研究和管理空白。

隨著智慧院所建設的不斷深入，科研生產流程的不斷整合優化，技術手段的不斷提升，新形式的數據、信息、文件等會不斷涌現，這些都包含有原生的具有保存價值的企業信息資源，是檔案工作必須關注的新對象和新內容。如何開展新類型數據資源的管理工作，例如三維電子文件，是接下來企業檔案工作長期面臨的挑戰。

2.3智慧院所建設中企業檔案工作的新定位

在智慧院所建設背景下，企業檔案工作的管理對象不再局限于傳統意義上的紙質和電子文件，凡是具有保存價值和知識加工意義的信息資源及其載體都是企業檔案工作所關注的對象。知識是智慧院所建設的根本性支撐資源，而檔案則是企業知識資源最為全面系統的載體，檔案工作是智慧院所建設的基礎性支撐工作，是智慧院所建設的基礎性保障。檔案機構不再是智慧院所中的末端被動管理機構，而是企業信息資源和知識資源的管理機構，是智慧院所建設的重要成員之一。

3智慧院所背景下檔案工作的發展路徑

3.1以數字檔案館（室）的建設為基礎

智慧院所首先是信息化的院所，沒有高程度的企業信息化水平，智慧院所建設就是無源之水，無根之木。智慧院所建設所依賴的信息和知識資源是數字化的信息資源，只有數字化的信息資源，才能利用技術手段進行集成開發和挖掘而形成知識資源，才能為智慧院所運轉不斷注入新鮮血液。數字檔案館是企業信息資源載體，是智慧院所建設的基礎性資源支撐，推動數字檔案館（室）建設發展是為智慧院所建設打下堅實的信息資源基礎，同時在數字檔案館建設基礎上，通過提供基于數據的檔案信息智慧服務，謀劃智慧檔案館建設，提前為檔案工作發展做好規劃。

3.2以智慧院所背景下的檔案制度體系建設為保障

智慧院所的建設使得科研生產流程不斷變革，新的研發流程不斷出現，舊的研發流程不斷被淘汰。同時，智能設計、智能生產等技術的應用使得產品生命周期大大縮短，三維設計、數字化樣機等研發手段也逐步走向成熟并越發得到廣泛應用。在這樣的背景下，檔案管理工作首先要改變被動的工作習慣，主動與科技主管部門、研究部門等溝通交流，及時了解科研生產發展動態，做到心中有數，提前謀劃。其次，變革傳統模式下只開展事務性管理的工作習慣，針對新研發流程、新研發領域的檔案管理，例如三維電子文件管理，檔案部門應積極組織成立骨干團隊，主動開展研究性工作，通過調研學習、課題研究等形式，探索出一套符合自身實際情況的檔案管理方式方法。最后，通過制定標準制度固化其檔案管理模式，同時也便于科研生產流程調整優化后的檔案工作能夠有所參照，迅速適應。

3.3以技術人才的培養與引進為根本

智慧院所建設是技術主導的企業變革，檔案機構作為智慧院所建設中重要的參與者，如果對智慧院所建設所涉及的專業技術不了解，將會對工作開展造成很大阻礙。例如，開展全數字樣機歸檔流程和歸檔范圍研究，如果不清楚全數字樣機概念和研發流程，相關研究工作就無從開展。同時，面對不斷出現的新型電子文件類型，也需要具備一定技術能力的專業人才參與前期研究與具體管理工作。

因此，智慧院所建設要求檔案機構必須加強檔案工作人員專業技術培訓，要求智慧院所建設主要參與人員至少應理解相關技術的概念和基本內容；同時，通過引進計算機相關技術人才，建立完善合理的人才隊伍結構，推動檔案工作與智慧院所建設深度融合。

3.4創新電子文件管理前端控制的手段

對于智慧院所建設而言，保證電子文件格式標準統一是開展檔案信息自動和智能化提取、挖掘、集成的重要基礎。

當前，采取電子形式歸檔的多是科研檔案，一方面，檔案機構可以聯合標準化等機構，通過開展專題培訓，加強相關標準制度宣貫，提升文檔質量；另一方面，檔案機構可以同科研主管部門合作，加強對科研檔案歸檔質量的考核。企業可以將檔案工作納入到科研生產流程前端，將檔案簽審納入科研生產文件簽審流程，只有符合歸檔要求的科技文件才能進入生產環節，以此提升科研檔案質量。

對于文書檔案和項目檔案而言，當前雖然多以紙質形式歸檔，但也可借鑒科研檔案前段控制的手段，聯合科研院所相關主管部門，把檔案審查時機提前，在文件形成或流轉的某個適當環節，加入檔案審查，以此提高文件質量和標準化程度，為檔案數字化以及后續開發利用奠定基礎。

3.5謀劃圖情檔和標準化、信息化工作協同發展

對于科研院所而言，除了檔案之外，圖書、情報等也是信息資源和知識資源的重要載體。在智慧院所建設中，通過謀劃圖情檔協同發展，可以完善企業知識資源體系，提高知識資源覆蓋面，進而推動知識共享發展。同時，智慧院所的建設離不開標準化工作。信息和知識的價值在于集成，而標準化則為集成提供技術保證。只有標準化的粒度信息，才能進行大規模的數據處理。

智慧院所是信息化院所的高級發展階段，圖情檔工作一方面要加強與信息化部門聯合，協同推進圖書、檔案等紙質資源載體數字化進程，另一方面，也要借助信息化部門技術力量，解決檔案工作與智慧院所融合中面臨的技術問題。

3.6立足科研生產推動信息資源成果開發多元化

智慧院所建設是科研生產流程的一次再造，其對信息資源和知識資源的重視程度大大提高，這對于檔案工作而言，既是挑戰，又是機遇。檔案工作者應充分利用智慧院所建設契機，實現與科研生產活動的深度融合，改變檔案工作的邊緣地位。資源開發應緊密圍繞科研生產，以科研生產和用戶的實際需求為導向，充分發揮自身信息資源優勢，開發能夠創造較大經濟價值的信息成品。例如，企業檔案機構可以利用自身豐富的產品檔案資源，開展交互式電子手冊（IETM）創作，為產品研發和隨機交付形成配套。總而言之，智慧院所的建設需要牽動科研院所的各個職能部門，對原本的經營管理、科研生產等活動而言都是一定程度的革新，檔案機構應抓住智慧院所建設重要契機，立足科研生產推動信息資源開發成品多元化。

4結語

智慧院所是軍工科研院所未來發展的方向與目標，智慧院所建設帶來的經營管理和科研生產流程改革給檔案工作帶來了挑戰和機遇。作為檔案人，面對智慧院所建設新形勢，我們必須時刻關注智慧產業、智慧院所理論和實際發展動態，深入思考檔案工作與智慧院所建設深度融合，推動企業檔案工作在智慧時代的新發展！

參考文獻

[1]宋大曉，韓龍寶.智慧型軍工科研院所：由概念走向現實[J].國防科技工業，2015（2）：55-56.

[2]冀翔林.淺談智慧軍工科研院所建設[J].陜西科技，2016（6）：19-22.

[3]張文海，陳軍，朱俊，寧琦，趙文斌.基于智能制造技術的智慧知識體系研究[J].航天工業管理，2017（4）：77-80.

[4]李溪.智慧軍工科研院所建設的建議[J].杭州科技，2017，31（5）：49-50.

[5]郭倩.智慧院所要有“共享思維”[N].中國航天報，2017-05-24（3）.