哈佛大學檔案資源建設及其啟示

吳曉茹 蘆彥波 何靜靜

[摘要]高校檔案資源建設是高校檔案館的基礎工作之一，是新形勢下實現(xiàn)高校檔案創(chuàng)新服務的有力保障。論文綜合運用文獻查閱、網站調查和比較分析的方法，分別從檔案資源建設的內容、方法和服務機制三個角度，對哈佛大學檔案館進行了全面的研究，指出可以從樹立“大檔案”意識，拓展檔案利用方式，促進檔案資源整合等角度入手，促進我國高校檔案資源的建設與服務。

[關鍵詞]集體記憶特色館藏館藏建設個人檔案在線資源

[分類號]G271

Enlightenment of Archival Resources Construction in Harvard University

Wu Xiaoru，Lu Yanbo，He Jingjing

（Archives of Xian University of Architecture and Technology，Xian，Shanxi，710055）

Abstract： The construction of archival resources is the basic content in university archives works，and it also provides a strong guarantee for the realization of innovative archival services in new period. This paper comprehensively investigates and discusses the contents，methods and service mechanism of the archival resources construction in Harvard University through the literature review，the website investigation and the comparative analysis methods and also suggests that university archives can establish the consciousness of "total Archives"，expand the ways of archives utilization，and promote the integration of archival resources. In order to provides inspiration and reference for the construction and service mode of university archival resources in China.

Keywords： Collective Memory； Characteristic Collection； Collection Construction； Individual Ar？ chives； Online Resources

檔案資源建設是檔案館的立身之本、檔案事業(yè)的發(fā)展之基、檔案開發(fā)利用之源，也是衡量檔案事業(yè)發(fā)展水平的重要標志之一。國外高校檔案資源建設最早可追溯至17世紀，發(fā)展到今天已經形成了完備的館藏體系和服務機制，特別是美國，其檔案資源建設雖然起步晚，但發(fā)展迅速，目前處于世界領先地位。2016年4月，國家檔案局制定了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，進一步提出了豐富和優(yōu)化檔案館藏的工作要求。由此可見，檔案資源建設目前仍是我國檔案事業(yè)發(fā)展的重點工作之一，高校檔案館應順應時代要求，進一步加大高校檔案資源建設力度，在豐富檔案館藏的同時不斷優(yōu)化館藏結構，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定基礎。本文深入探究哈佛大學檔案資源的建設理念、工作方法及其服務機制，力求為我國高校檔案資源建設起到一定的參考作用。

哈佛大學檔案館作為收集和保管哈佛大學形成的檔案（下文簡稱“哈佛檔案”）的官方單位，其檔案資源建設可追溯至1636年學校成立之時。1851年12月，董事會首次認識到大學檔案的重要性，并提出改善檔案保管條件的建議，為檔案資源建設提供了基礎保障。1939年，董事會對檔案資源建設的基本內容（即大學檔案應主要包括來往信件、記事本、備忘錄、期刊、賬簿、官方印刷文件等）做出了相對明確規(guī)定。其后，董事會分別于1951年1月和1988年10月對大學學術論文（保管5年以上）、行政管理檔案（保管50年以上）及個人檔案（保管80年以上）的開放年限及其利用辦法進行了修訂，在充分尊重科研檔案版權、個體隱私的同時，有效保護了檔案的完整與安全。1995年3月，董事會決定大學檔案的管理工作由學校檔案館統(tǒng)一指導，并制定了正式的哈佛大學檔案管理辦法，在原有內容上增加了照片、視頻、錄音、圖紙、地圖、計算機數(shù)據、電子郵件等不同載體檔案，進一步豐富和完善了檔案資源建設的內容及檔案管理流程[1]。

1哈佛大學館藏檔案特點

正如哈佛大學檔案館網站主頁上顯示的“People. Discoveries. Change. History”，哈佛檔案以記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民為宗旨，見證了學校自建校以來在將近400年的時間里如何從一個小學院演變成為一所國際一流的現(xiàn)代研究型大學的過程。

哈佛檔案館藏主要包括：涵蓋學校800多個管理部門、學院和科研機構的行政管理綜合檔案，大學出版物，手稿及學位論文，教職工、學生、校友的個人檔案及其組織機構檔案，照片、視覺檔案，反映學校參與國家和世界大事的歷史相關檔案以及記錄劍橋、波士頓等的地方史檔案等[2]。其具有以下特點：

1.1以行政性、學術性檔案為中心，構建哈佛歷史大框架

哈佛大學行政性檔案全面、完整地記錄了哈佛大學從教學到餐飲服務、居住生活、建筑建設和籌款等各方面的內部管理過程，還記錄了哈佛大學參與國家和世界活動的歷史情況。從廣泛的角度來看，哈佛行政性檔案反映了美國高等教育的興起及其發(fā)展歷程，以及哈佛內外學術思想發(fā)展和社會政治變革的過程。例如，1653年亨利·鄧斯特（Henry Dunster）校長的備忘錄，記錄了當時哈佛大學的現(xiàn)狀。

此外，哈佛大學學術性檔案匯集了建校近400年來的學術結晶，主要保存有哈佛大學歷年出版的書籍以及18世紀以來哈佛大學和拉德克利夫學院的數(shù)以千計的博士學位論文、碩士畢業(yè)論文、本科榮譽論文、獲獎論文等。例如，美國思想家、文學家、詩人愛默生的畢業(yè)論文《倫理哲學現(xiàn)狀》（The Present State of Ethical Philosophy）在1821年獲得鮑登獎（Bowdoin Prize）；猶太裔外交官亨利·基辛格（Henry Kissinger）（原美國國家安全顧問，1973年諾貝爾和平獎獲得者）1950年的博士論文《歷史的意義》（The Meaning of History）。這些論文、手稿體現(xiàn)了哈佛大學在文學、醫(yī)學、法學、商學、物理學等多個領域所擁有的崇高學術地位及廣泛的影響力。

1.2組織檔案與個人檔案并重

哈佛大學檔案館收集了自18世紀初期以來超過200個哈佛大學畢業(yè)班和近800個曾在哈佛工作或學習過的學生、校友及教職員工的組織機構檔案和出版物，例如：期刊、報紙、網站、博客和海報、明信片、公告、門票、節(jié)目單、別針、獎牌等資料。這些組織檔案不僅反映其成員在田徑、音樂、文學、政治、宗教、科學等各方面的廣泛興趣和關注程度，更打造了師生、校友對學校的共同記憶，增強了他們對母校的凝聚力。同時，哈佛大學檔案館也非常重視對個人檔案的收集與保管，從17世紀至今，在人事檔案管理方面收集了超過1500名活躍在哈佛校園的、曾和哈佛大學產生重大聯(lián)系的教職工、高層管理人員、學生、校友及其家庭產生的論文、手稿以及他們的信件、日記本、剪貼簿等檔案。

1.3全面發(fā)展中注重開發(fā)特色館藏

哈佛大學館藏檔案類目眾多、形式多樣，除了紙質、電子檔案外，還保存有大量的視覺檔案，如18世紀哈佛建筑物的繪畫作品和印刷品、19世紀以來哈佛教師、學生的肖像照及記錄學校校園活動、周邊環(huán)境變化的照片檔案等；同時，哈佛大學檔案館還收藏有著名人物檔案、外國文物檔案等特色檔案，如哈佛檔案館獨家收藏的西奧多·懷特（中文名白修德，二戰(zhàn)期間《時代》周刊駐重慶的首席記者）人物檔案，記錄了作者的48年記者職業(yè)生涯，共計232盒，是研究中國抗戰(zhàn)歷史珍貴的人物檔案之一[3]。

2哈佛大學檔案資源建設方法與服務機制

2.1哈佛檔案資源建設方法

為了做好哈佛檔案資源的建設與服務工作，哈佛大學檔案館設立了專門的館藏發(fā)展部（Collection Development Department，CDD），負責學校檔案的收集、保管和服務工作。哈佛檔案的建設來源除了校內各部門的檔案移交外，還有訂閱、轉讓、捐贈、購買和網絡獲取，其中，企業(yè)、教會、個人的檔案捐贈是哈佛檔案的重要來源之一，并在其資源建設中發(fā)揮著不可或缺的作用。

哈佛檔案的捐贈活動起源于建校之初約翰·哈佛牧師在其臨終之際的慷慨捐贈，人們?yōu)榱思o念這位捐贈家，于1639年將該學校命名為哈佛學院，1780年更名為哈佛大學[4]。哈佛檔案館傳承了學校的捐贈文化，倡導“幫助建立哈佛歷史”的捐贈理念，鼓勵各部門、各當事人以及捐贈者在丟棄或重新處理個人材料前（特別是在搬家或退休前）主動聯(lián)系檔案館，與檔案工作人員一同鑒定出有保存價值的歷史檔案材料，從而有效填補學校官方檔案中未能涉及的空白，使哈佛檔案資源更為豐富和全面。在遵循學校檔案管理政策和尊重捐贈者意愿的前提下對捐贈檔案登記造冊、編目后，根據捐贈檔案的規(guī)模、復雜性、限制性等特點，逐步向公眾開放利用[5]。

雖然檔案館的多數(shù)館藏都是通過捐贈或禮物獲得，但檔案館也會購買與哈佛歷史有關的獨特或稀有物品，如哈佛大學于1870年畢業(yè)典禮日頒發(fā)給理查德·西奧多·格林納（Richard Theodore Greener）（第一位非裔畢業(yè)生，標志著哈佛大學在種族歧視問題上的解放，黑人學生與白人學生擁有平等的受教育機會[6]。）的哈佛文憑便是檔案館最近收購的項目之一。

2.2哈佛館藏檔案服務機制

哈佛館藏檔案面向所有人開放，不僅包括本校教師、學生、管理人員，還包括世界各地的歷史學家、科學家、家譜學家、廣播記者、電影人等各類人員。為了更好地開發(fā)利用館藏檔案，哈佛檔案館通過編研檔案專題文獻、舉辦檔案展覽、推進檔案資源數(shù)字化、搭建檔案資源網絡平臺等方式，進一步發(fā)揮檔案的教育、文化和公共服務功能。

（1）采用線上線下結合方式，為學校的行政管理及教學、科研提供專業(yè)咨詢指導服務

館藏檔案輔助學校的行政管理工作。檔案館為行政人員在制定部門政策、編撰部門史志、舉辦周年紀念和開展特定活動時提供咨詢和幫助服務。同時，為更好地幫助行政人員管理辦公文件，有效控制部門成本、優(yōu)化辦公空間、提高辦公效率，特別舉辦了辦公文件整理與保管、檔案異地存儲、電子郵件管理等檔案專題研討會[7]。

館藏檔案助力學校的教學、科研工作。利用館藏檔案為教師提供課程發(fā)展史、數(shù)字化教學、研究導論等服務，幫助教師實現(xiàn)創(chuàng)新的、交互式的親身體驗教學[8]，還為教師的課題研究提供專業(yè)的咨詢服務、文獻支持和持續(xù)追蹤等檔案服務。2000年至今，研究人員利用哈佛檔案出版和發(fā)表的作品數(shù)累計達到850余篇，其中近5年平均每年有70余篇研究成果[9]。

（2）開展主題豐富、形式多樣的展覽活動，盡顯人文特色

哈佛檔案館通過發(fā)布檔案工作動態(tài)和展覽信息，進一步拉近檔案館與社會公眾的距離，增加檔案的宣傳力度和影響力。這些展覽主題多種多樣，不僅有當前社會研究熱點的歷史主題展覽，例如“歷史的束縛：哈佛、奴隸制和檔案館”，在幫助公眾了解歷史的同時，引發(fā)公眾對當下種族歧視、少數(shù)民族合法權益等社會問題的思考；也有歷史人物紀念日主題展覽，例如“JFK的哈佛|哈佛的JFK”，全面、生動展示了約翰·肯尼迪總統(tǒng)與哈佛大學的相互關系和相互影響；還有諸如1826—1914年哈佛圖書館書信展覽的特色展覽，通過圖書館婦女工作的真實記錄，揭露了19世紀末和20世紀初美國性別歧視、女性教育的歷史問題[10]。這些展覽大多是免費開放，目的就是讓更多人認識檔案的價值，提高對檔案的關注度，充分滿足大眾文化需求的同時，彰顯檔案的人文關懷。

（3）搭建強大的在線資源平臺，為用戶提供便捷高效的檢索體驗和網絡服務。

為了更好地滿足用戶的查檔需求，檔案館大力推進檔案資源的數(shù)字化工作，為用戶提供了一系列數(shù)字檔案資源在線檢索系統(tǒng)。一方面，實現(xiàn)了與圖書館、博物館等機構的資源整合與跨庫檢索。哈佛大學圖書館在線信息系統(tǒng)（HOLLIS）收錄了哈佛大學所有圖書、期刊、圖像、檔案、手稿、音（視）頻等多載體資料信息，為用戶提供多語種、多元化及“一站式”檢索服務[11]；另一方面，為用戶提供人物傳記研究、哈佛招生專題、哈佛歷史匯編、哈佛建筑物等九大類專題檔案的在線資源檢索，如哈佛-拉德克里夫在線歷史參考書架、課程目錄、管理人員和畢業(yè)生目錄、網站目錄、校報等數(shù)據庫[12]。

3哈佛大學對我國高校檔案資源建設的啟示

3.1解放思想，開拓視角，進一步擴大檔案的收集范圍，樹立“大檔案”意識

哈佛大學檔案資源內容豐富、來源廣泛，已遠遠超出傳統(tǒng)檔案的收集范圍，不僅有學校行政管理檔案、教師檔案、出版物檔案、校友及其組織機構檔案，還有豐富的照片和視覺檔案以及哈佛歷史、地方史檔案等，可以說，哈佛大學檔案館已不僅僅是學校檔案的保管單位，更是哈佛記憶的構建者與傳承者。因此，國內高校應借鑒哈佛檔案資源建設經驗，進一步樹立“大檔案”意識，擴大我國高校檔案的收集范圍，建立內容豐富、結構合理、門類齊全、形式多樣且具有學校特色的檔案資源體系。

（1）注重檔案資源來源的層次性，不僅要收集學校黨政管理部門、院（系）及附屬機構在其公務活動中形成的官方檔案，還要加大對散存于民間的非官方檔案的收集力度。如：征（收）集學校領導、知名學者及歷屆校友的私人檔案，鼓勵他們捐贈檔案；對學校的優(yōu)勢學科，要盡可能多樣化地征（收）集其在建設、發(fā)展過程中散存于教師手中的各種材料。除文字資料外，圖紙、模型、器具等具有較高學術價值和史料價值的實物也應視為歸檔對象，從而在材料的全面性和獨特性方面體現(xiàn)出學科優(yōu)勢。

（2）加強高校特色檔案資源的收集工作。首先，在收集學校管理人員、教師、學生及校友個人檔案的同時，注重收集他們所在的組織機構檔案，例如學生社團、教師社團的期刊、報紙、公告、獎牌及舉辦的活動等資料，利用組織機構檔案進一步構建師生、校友的共同記憶，增強他們的凝聚力和母校情；其次，檔案資源建設還應與時代需求、社會熱點問題的研究相結合，通過資源整合，推動如“學科發(fā)展”“雙一流建設”等工作的開展，真正做到檔案服務于高校發(fā)展；再次，檔案載體形態(tài)上要重點擴大收集學校各項活動中的照片、錄像、錄音等聲像檔案和電子郵件、網站及微信、微博等多媒體檔案，積極開展“口述校史”“學校記憶”等口述檔案工作，以“大眾記憶”的方式從多個角度、多個側面生動、真實地再現(xiàn)學校的發(fā)展歷程，彌補官方檔案無法記錄的歷史空白。

3.2進一步加強檔案資源的信息化建設，積極采用靈活多樣的檔案利用方式

（1）信息化是檔案資源建設的必然趨勢，是實現(xiàn)檔案資源建設向現(xiàn)代化邁進的必由之路和重要標志。哈佛大學檔案信息化建設已實現(xiàn)了各類館藏檔案的數(shù)字化轉化、電子檔案在線歸檔以及跨部門協(xié)作、面向社會提供網上服務等功能。國內高校檔案信息化建設雖然起步晚，但在“開放、協(xié)同、共享”的新時代新理念引領下，已初步建成以局域網、校園網、因特網為平臺，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、基礎數(shù)據庫、檔案利用平臺、檔案網站信息發(fā)布為基礎的檔案信息化體系[13]。高校檔案館應在此基礎上再接再厲進一步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。一方面，檔案館要以用戶需求為導向，以檔案利用率為標準，采用急用先上、有條不紊、逐步推進的方法全面完成存量數(shù)字化工作；另一方面，檔案館要以各高校建設數(shù)字校園為契機，建設集成化的數(shù)字檔案館平臺，實現(xiàn)增量電子檔案網上歸檔及遠程服務的同時，對接學校其它業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享；最后，在智慧地球、智慧城市的發(fā)展帶動下，檔案館應進一步加強校企合作，利用云計算、大數(shù)據、移動互聯(lián)、數(shù)據挖掘、人工智能等新一代信息技術實現(xiàn)智慧檔案館的建設，以互動協(xié)同的互聯(lián)、全面透徹的感知和度量、嵌入智能數(shù)據分析機制，充分挖掘檔案知識，實現(xiàn)檔案業(yè)務流程的智慧化管理與應用，為學校、社會提供泛在、多樣、靈活、高效的檔案服務。

（2）在檔案資源服務方式上，檔案館要打破傳統(tǒng)的“等客上門”，變被動服務為主動開放，以數(shù)字化檔案資源為依托，在檔案館原有服務基礎上搭建檔案網絡利用平臺，為用戶提供便捷高效檔案檢索服務的同時，開展線上、線下主題豐富、形式多樣的檔案教學、參觀和展覽活動。展覽的形式不僅限于文字、圖片，還要運用三維立體建模技術、Flash動畫等多媒體技術開辟網上三維展廳，最大限度營造真實場景，使在線參觀如臨其境。例如，建筑類高校檔案館可與院（系）合作，利用3D、BIM等建模技術將靜態(tài)的基建檔案圖紙轉化為可動態(tài)演示建筑物從設計到建成全過程的立體模型，為公眾帶來更為直觀的檔案接觸和了解。在此基礎上，檔案館可成立大學生檔案實習基地，利用館藏檔案為教師的教學以及大學生的課程設計、畢業(yè)實習等提供教學資源，更好地發(fā)揮高校檔案在教學、育人方面的作用。

3.3促進檔案館與各院系、各部門的資源整合，建立檔案資源共享聯(lián)盟

哈佛大學檔案館在其發(fā)展中一直秉承為全球用戶服務的理念，其檔案資源不僅向全球學者免費開放，而且為了滿足檔案用戶多元化、利用目的多樣化的檔案需求，哈佛檔案館還利用各種智能化技術對不同類型、不同特點的檔案信息資源進行了整合。例如哈佛檔案館與各學院聯(lián)合開發(fā)的“哈佛大學在線課程目錄庫（簡稱A-Cats），包括了2005年至今哈佛各學院的課程庫、教師庫和教學日歷庫三個相互獨立的數(shù)據庫。國內高校在檔案建設中也要秉承開放共享的理念，科學整合并合理開發(fā)檔案信息資源，建立地區(qū)間或高校間檔案資源共享聯(lián)盟，通過搭建統(tǒng)一的檔案資源檢索平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的跨系統(tǒng)、跨層次、跨地域的無縫鏈接。例如學校檔案館可以與學院合作，根據學校的辦學特色及學科優(yōu)勢，征集本校教師相關課題研究成果，之后共同加工整合成專題檔案，為學校在爭創(chuàng)雙一流建設中發(fā)揮檔案價值；還可以與學校圖書館、校報/學報編輯部合作，通過檔案館網站實現(xiàn)各種在線學術資源及校報/學報文章的整合，使用戶能夠真正享受到“一站式”的跨庫檢索和全文瀏覽服務。

參考文獻

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