對提升企業辦公室人員綜合素質能力的思考

李來君

摘 要：辦公室人員是企業開展各項工作的基礎，企業如果想要使得相關決策、決定能夠及時的傳達、落實，與辦公室人員工作是分不開的。對于辦公室人員而言，他們是企業正常運轉的基礎。

關鍵詞：國有企業；辦公室；人員；綜合能力；思考

一、企業對辦公室人員的基本要求

（一）企業對辦公室人員的基本要求，如果只是淺層的對辦公室崗位進行分析，辦公室崗位雖然不能夠為企業帶來直接的經濟利益，但是如果企業沒有辦公室，企業生產經營工作就會如同一團亂麻，如果將企業比作是人的身體，那么辦公室部門就是人的骨骼，將企業的所有部位有效的連接在一起。更深層次的講述，辦公室能夠使得企業可以按照一定的規律和章程運轉，使得企業可以從容的而對一切困難，同時還能夠保證企業整體的發展。

（二）企業辦公室人員，需要對于企業的檔案資料進行管理，同時還承擔著大量的行政內務，負責企業精神和文化建設等工作。辦公室人員要對企業整體的生產經營運行心中有數，對企業內外部的關系進行有效的維護。他們需要擔任大量的工作，如果不能夠具有良好的綜合素質，就不能將辦公室工作的意義和職能有效的發揮出來，對于辦公室人員綜合素質的培養，是每一個國有企業都必須要高度重視的

（三）辦公室人員要重點做好以下幾項工作。首先是強化信息工作。決策過程實際上是一個信息收集、加工、轉換、傳遞的過程。企業管理工作的性質決定了企業決策必須擁有及時、全面、準確的信息，決定了辦公室必須把信息工作置于十分重要的位置。收集信息時，要以全面、準確為要，使一些質量較高的信息進入領導決策層；要以科學、實效為主，及時為領導整理和編輯有價值的參考信息；要以系統、周詳為重，注重對信息的綜合利用。

其次是強化調研工作。調研工作是發揮參謀職能作用的主要手段，只有把調研工作搞好了，服務領導決策的水平才能提高。新時期、新形勢下，辦公室應把開展工作調研作為發揮參謀職能、創新工作的一大舉措，圍繞企業重點工作，抓住發展中的熱點、難點問題，撲下身子、沉下心去搞調研，把情況摸透，把問題搞準，把思路理清，為領導決策提供準確的第一手材料和有價值的意見建議，努力爭取得更多高質量的調研成果，供領導決策參考。

其三是強化文秘服務。堅持規范、精簡、高效的原則，嚴格按照公文處理規則辦文，層層落實文件起草審查、打印校對、用印分發等各個環節的責任，規范辦理程序。各類文件、領導講話等文稿是領導實施決策和指導工作的重要載體，是體現“參謀助手”能力的主要“產品”。辦公室要集思廣益，博采眾長，多出精品，對一些重要文稿的主要觀點、關鍵意見，要反復研究、論證、提煉，把文稿質量作為凝結領導和辦公室思想智慧的重要方式，把文稿服務的過程作為當高參、設大謀的主要渠道。

二、企業辦公室人員應當具有的素質

（一）良好的職業道德。辦公室人員良好的職業道德非常重要，因為他會引導辦公室人員的工作和行為。但是對于辦公室人員來說光是擁有良好的職業道德還是不夠的，還需要具備一定企業責任感、企業榮譽感，為自己能夠身處于這個企業，身處于這份崗位感到驕傲。因為一名辦公室人員即使擁有高超的專業水平，但是并沒有具備良好的職業道德，所以他在工作中必定會存在消極的工作態度，而且他的專業水平越高，越容易通過自己的知識為自己謀取利益，對企業造成損害。因為企業辦公室人員會掌握大量的企業信息，包括企業的客戶信息、企業的資金鏈等，他們的職業道德與企業的切實發展有著直接的關聯。

（二）良好的心理素質。如果企業辦公室人員不能具有良好的心理素質，那么，他們在面對企業危機時就會產生慌亂的情緒、自亂陣腳，又怎么能夠在第一時間解決危機？臨危不亂、從容而對、快速解決是企業辦公室人員應當具有的素質。擁有良好的心理素質能夠使得辦公室人員以一個積極樂觀的態度處理危機，保證企業可以攻克更多的難關。

（三）良好的專業技能。有的人認為辦公室工作并沒有太高的技術含量，這是一種思想上存在的誤區。辦公室人員要具備良好的社交能力，可以協調企業各個部門之間的關系，同時，還要具備專業知識，站著能講，坐下能寫，專業能懂。這樣才能夠將辦公室工作做好，怎樣提升辦公室工作效率。一是對于任何事情能夠進行預測；二是具有一定的大局觀；三是能夠進行全而的統籌。

三、提升企業辦公室人員綜合能力策略

企業通過加強辦公室人員的文化素養教育來為辦公室人員提高綜合素質設置一個平臺，同時通過一系列的辦法來促使辦公室人員“不得不”通過提升自我來應對工作，但是企業也要實行“懷柔政策”來進一步通過人性化的管理來加強辦公室人員對于企業感情。

（一）加強對辦公室工作人員的文化素質教育通過文化素質教育可以幫助辦公室人員樹立較強的工作意識，使得具有良好的道德品質。通過文化教育使辦公室人員可以明自自身發展與企業發展之間的密切聯系，積極主動的將全部經歷投入到自身的崗位上去，以實現自身發展促進企業發展。同時，通過文化素質教育還能夠在企業運行中形成良好的學習氛圍，會使得辦公室人員潛意識地對自身的行為進行反思和約束，從而使自身的能力不斷的提到提高。

（二）企業辦公室行政管理的溝通與協作

在企業運行過程中，辦公室人員加強各個環節之間的溝通非常重要。溝通包括縱向溝通和橫向溝通。縱向溝通分為與上級領導、下屬、部門溝通。與上級溝通，要充分領悟上級領導的表述或潛在的含義，明確問題的實質，同時要將自己和下級部門的觀點清晰地傳達給上級領導。要有較好的觀察分析能力和表達能力，方能與上級領導步調一致，行之有效地開展工作。與下級溝通，主要是執行上級領導的決議以及收集下級部門各項信息，需要有較強的組織能力和靈活的變通能力，緩解可能出現的矛盾和分歧。橫向溝通包括與企業內部相關職能部門、與關系企業的窗口部門和外界媒體及政府機關的溝通等，務必真誠、謙虛、謹慎，為企業爭取良好的外部環境。在管理實踐中堅持以溝通協調為紐帶堅持以人為本，營造融洽的人際關系，協調各方面的利益，加強協作，提高經濟效益。

參考文獻

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[3]劉萬莉；淺談如何提高企業辦公室工作人員的綜合素質[J]；商情；2013年第35期

（作者單位：中國石油化工股份有限公司洛陽分公司）