SAP在發票校驗和付款中的應用研究

李懷忠

摘 要：本文首先分析了SAP進行發票校驗和付款的具體流程，根據采購訂單輸入一張發票時，SAP系統依據采購訂單編碼提取供應商、物料、等待開票的數量、付款方式等數據提示用戶；如果采購訂單和發票不一致，系統會在必要的時候警告用戶并鎖定不予以過賬，過賬后還需對發票校驗誤差、沖銷校驗發票，生成校驗發票付款計劃；探討了當前SAP發票校驗和付款應用中存在的問題；并針對性地提出了加強組織結構設計、系統權限控制、規范業務流程、加強專業人員培養、加強數據分析建設、加強付款人員稽核、加強財務人員學習、加強往來賬項清理、轉換財務人員身份等加強SAP發票校驗和付款應用的對策措施。

關鍵詞：發票校驗 付款 SAP

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）03（c）-158-02

財務人員不僅要低頭做賬，還要抬頭納車。正是基于此，SAP系統對財務人員業務素質、溝通素質要求很高。本文針對存貨發票校驗、發票校驗沖銷、付款等一系列賬務處理方法，以及完成供應鏈采購訂單、收貨和發票校驗的匹配審核工作，加強內部控制管理工作進行闡述，從中發現管理中的一些問題，同時提出相應的應對措施，為企業真正適應會計機器人時代的到來打下良好的基礎。

1 SAP在發票校驗、付款中的具體應用

1.1 發票校驗的目的

SAP系統有一特別重要的特點就是集成性，發票校驗就體現了這一點，PO里輸入采購訂單號之后，會自己匹配相應供應商，物料代碼，金額數量，然后將這些信息生成應付款項，全部集中到財務部門，以備查驗。

SAP系統的高度集成允許細小誤差，可以將其誤差轉入材料成本差異。

1.2 發票校驗的過程

首先在業務流程平臺的“采購發票報銷流程”中找到需要發票檢驗的單據，下載發票明細（或直接流程中顯示的發票明細），核對紙質發票和采購員所填報銷金額是否一致；財務人員將最終的報銷金額填到審核金額中。然后點開輸入收款發票根據最晚入庫時間填入發票時間，填寫發票金額及稅額及相應的摘要，同時在細節下也要寫清摘要。

進行發票檢驗完成后，財務收到的發票檢驗單據附件有：（1）增值稅發票；（2）入庫明細清單；（3）如果發票中摘要顯示“詳見銷貨清單”的話，需要附帶銷貨清單發票后附一張入庫清單，根據入庫清單填寫采購訂單號，系統會將采購訂單號自動匹配相應的供應商、賬期、數量金額、物料代碼等。如果有變化時，可以修改相應數據。也可以顯示采購訂單的歷史，例如，有多少貨物已經到貨，以及有多少已經開出了發票。

采購訂單與入庫清單如果不符，系統將在消息欄里明確不能記賬的具體原因。 若該變化在預先設定的允許范圍內，則將允許范圍內的誤差計入材料成本差異。如果變化不在允許的范圍內，系統將不允許該發票記賬，手動查找系統與入庫清單的差異。

發票被輸入時，系統將找到相應的賬戶科目。如果存在余額，用戶要進行手動修正，在物料里加入相應的物料編碼，工廠代碼，金額、數量，直至余額為零，該發票才完成記賬；發票校驗才算真正完成。

（1）供應商的發票校驗允許誤差。

供應商也可以設置一個發票校驗誤差，這是針對經常合作的供應商，當發票金額與實際收貨金額存在不一致時，又不想去調整具體的收貨明細，或者說不值得去調整一些小額差異，就可以用到這個誤差；例如某供應商銷售貨物一家供應商，發票校驗時，幾百個物料一起校驗，出現一些小誤差，直接按材料成本差異科目過賬，不用調整收貨的行項目，這樣做的好處是可以提高工作效率。

第一，負誤差。

負誤差是指實際發票金額小于收貨金額，通過直接在PO里修改金額將其差額結轉至材料成本差異中。

第二，正誤差。

正誤差是實際發票金額大于收貨金額，小誤差需要在物料里填加物料號、工廠代碼、金額，及相應PO的數量，最后將該差額轉入材料成本差異。

（2）發票校驗的沖銷。

在實際工作過程中，發票校驗完成后，有可能發生退貨，或者PO問題使之前的發票校驗需要沖銷，這就要使用事務碼MR8M-取消發票憑證進行沖銷。在這里需要特別說明的是如何選擇正確的發票憑證編號。

將劃紅即為發憑證編號。同時將該發票校驗沖銷完畢后，還需要在結算供應商事務碼F-44里將該供應商一正一負的金額進行清賬，該筆業務徹底沖銷完成。

（3）對于SAP憑證輸入和憑證管理來說，清賬是相當重要的，就是我們平時說的錢物兩清，在SAP系統里面，可以在一般總賬（F-02）里面做，但是做賬完成之后還要在F-32/F-44里進行一正一負的沖銷，即清賬。

發票校驗完成后，在供應商行項目里會有相應記錄，但是該記錄會以紅燈顯示，表示已記賬未付款，同時在清賬憑證項目下都是空值；付款完成后會以綠燈形式表示，同時在清賬憑證項目會顯示付款的憑證號。

一個總賬科目是否需要執行清賬管理是在其科目維護的公司代碼層定義的。公司代碼層的控制字段“未清項目管理”控制著總賬科目在不同公司代碼下是否需要逐筆逐清。對于不按未清項目管理的科目來說，它的行項目顯示只反映了過賬與否，而不反映清賬與否。

對于往來科目來說，未清賬管理很重要。它使得每條業務記錄都很清楚，是對賬和自身核對的強有力的工具。同時它也是賬齡分析、催款、自動付款、對賬函、往來賬核對等延伸功能的基礎。

通常企業用戶也可以直接使用F-32/F-44清賬，假設選擇的電匯方式（TT）付款方式，則會產生以1開頭的清賬憑證。

（4）生成付款計劃。

根據本公司供應商重要程度，分別對其賬期維護分為30天、60天、90天。然后我在每個月初由財務人員在事務碼ZD2FZ028（供應商余額表）中導出各供應商應付款項，交由供應鏈根據款項是否到期、付款方式進行篩選，后由供應鏈部門領導統一審批；統一審批后交由財務復核，然后由財務部門提交線上流程，由公司領導進行線上審批。

無論是部分還是剩余付款，以付款為例，當本次付款金額恰好等于選擇的應付金額時，在F-44結算中自動結清。

假設某業務的應付款項是298454.94RMB，本次實際付款是10000MB。

具體操作如下：

選中該筆要結清款項。

選中剩余項目，同時在支付金額中填寫實際支付的款項。

最后實際分錄。

借：應付賬款-匯聚298454.98。

貸：銀行存款100000。

應付賬款-匯聚198454.98。

2 當前SAP發票校驗、付款應用中存在的問題

通過使用SAP發票校驗、付款及進行減值處理，我發現雖然它集成性好，發票校驗、付款等功能都具備，但是也有很大的缺點：

（1）系統過重，配置、操作異常復雜，做一個業務可能使用到好多個頁面。

（2）維護實施成本很高，二次開發的成本相當高，使用成本也很高，一般都需要養一些SAP的顧問，每個顧問都只關注SAP的某一塊功能，因為SAP的學習成本很高。

（3）在付款過程中，發現極個別（主要是系統問題）情況下重復付款。有時會給企業造成難以挽回的損失。

（4）年底企業在清理供應商、客戶往來款項時發現有很多需要清賬未及時清賬，導致長期掛賬，加大了財務人員的管理成本。

3 加強SAP在發票校驗和付款應用的對策措施

如何解決SAP在發票校驗、付款過程中的問題，建議從以下方面采取措施。

3.1 組織結構設計

組織結構主要是為實現公司運營目標，組織內部各個部門、各個層次之間提升企業監控管理水平。在SAP系統中組織結構包括公司代碼、利潤中心、工廠、庫存地點等；結合實際管理需求，可以合理利用系統組織結構來控制業務發生，如不同公司代碼、工廠間的物資轉移等業務均在組織結構層級發生。通過合理的組織結構設計能規避業務操作的不合理業務，盡可能地讓每筆業務能在有效控制范圍內發生，從而規范系統數據記錄。

3.2 系統權限控制

SAP系統的權限控制可以細化到組織結構、業務操作等環節。結合不同屬性的業務人員有效控制權限屬性，讓合適的人做合適的事。一方面可以提升企業內控管理；另一方面能通過系統控制，有效規避不合理業務的發生。SAP能將各個部門通過信息系統將情況反饋給財務管理系統，使財務管理系統及時掌握企業整體動態變化，避免財務漏洞的產生。

3.3 規范業務流程

眾所周知系統實施好壞在于流程設計，通過專業的流程分析與企業管理制度的有機結合，充分發揮業務流程在管理控制中的作用。盡可能讓系統運作流程能夠在企業予以推行，好的流程控制得不到運用或運用的流程不能有效監控管理過程，其作用效果對于企業來說均微乎其微。規范業務流程不僅能提高系統的整體業務動作。還有助于公司對需要改進的領域有所認識。

3.4 加強專業人員培養

在SAP系統實施過程中，不僅要考慮系統的建設問題，還需要考慮業務人員的培養問題。當前大多數項目在實施過程中，從顧問到用戶均存在一種模塊隔閡思想，認為部分實施內容與模塊功能無關，故不做深入研究，從而導致跨模塊問題不能有效吸收，致使流程不能有效運作。因此要求在項目實施過程中，要求顧問需具備跨模塊集成思想，并能將該思想有效傳遞至企業用戶，從而保證項目上線后的流程有效運作。

3.5 加強數據分析建設

有效的管理過程能幫助企業得到有效的分析數據，反之有效的數據能幫助企業發現管理過程問題。建立有效的數據分析體系，并定期對數據進行分析，也是系統運用過程中的一個重要環節。如通過發票校驗數據分析，發現哪一步流程控制出現了問題，并及時針對問題進行解決，避免該問題造成的影響被無限放大。

3.6 加強付款人員稽核

為防止重復付款，設立相關崗位對付款業務進行專門稽核。會計人員做完付款憑證，交稽核人員審查付款流程審批，相關采購合同，發票校驗憑證，同時在SAP中查到該筆業務是否已付款，確認未付款后在交給出納，進行付款。同時要求月初導一次付款計劃，月中導一次付款計劃，月中導出來之后修正月初的付款計劃。

3.7 加強財務人員學習

發票校驗及付款業務在通信行業里數據里很大，所以學好Excel事半功倍，比如VLOOKUP、sumif語句，可以提高工作效率。利用SAP財務模塊提供的功能為業務分析服務，就體現在系統的分析上。會計人員要適應SAP財務模塊系統，就必須提高對現代化信息加工、整理和分析技術能力，善于整合各個部門產的相應的信息，使分散在不同部門不同時間節點的信息能夠被及時使用。因此，財務人員要堅持財稅理論知識學習，熟悉企業經營管理的全過程以及企業相關的規章制度，用自己財會理論知識做支撐，理解和運用SAP財務模塊系統。

3.8 加強往來賬項清理

財務部門對往來款項清理一年一次，改成一季度就要檢查一次，及時清理長期掛賬的款項。

3.9 轉換財務人員身份

會計人員不僅要低頭做賬，還要抬頭識路，在加強專業知識的基礎上，還要加強自身對企業的管理，及時識別風險，為領導及時準確做出決策提供數據。為了減少會計人員報銷工作，與銀行測試銀企互聯工作，這樣會計人員只需要在OA上審核憑證，減少付款風險，將經歷放在企業管理上，真正適應會計機器人時代的到來。

參考文獻

[1] 王紋，孫健.SAP財務管理大全[M].北京：清華大學出版社，2005.

[2] 中華人民共和國財政部.企業會計準則——應用指南[M].北京：經濟科學出版社，2006.

[3] 馬方.SAP ERP財務管理與應用[M].北京：東方出版社，2006.