關于高校差旅費管理的思考
——以S大學為例

（山東大學財務部 山東濟南 250014）

“十三五”期間,高等教育“雙一流”建設不斷深化,高等學校學術交流活動日益頻繁,差旅費報銷業務已成為高校經濟活動的重要業務事項和高風險領域。2016年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》指出,中央高校應根據教學、科研、管理的實際要求,結合學校實際,按照以人為本、實事求是、精簡高效的原則,完善差旅費管理,要簡政放權,優化服務,要讓教學科研人員有“成就感”和“獲得感”。如何適應新形勢下高校內控管理需求,既能滿足教學科研人員對外學術交流的需要,又能有效防范內控風險,已成為目前高校財務管理面臨的主要問題。

一、差旅費

差旅費是高校支出按經濟分類的一項支出類型,是指高校教學、科研、管理等人員臨時到常駐地以外地區出差所發生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費、雜費等。實際工作中差旅費支出類型較為繁雜,可概括如下:城市間交通費,住宿費,伙食補助費,市內交通費,會務費或會議注冊費、培訓費,改簽費、退票費、訂票費,行李費,保險費,由常駐地、目的地至機場、火車站、汽車站間往返的出租車票,停車費,租車費,外地出租車費或地鐵費,自駕車發生的燃油費、過路過橋費等。

按支出內容分類,差旅費報銷主要涉及四類支出:城市間交通費、住宿費、伙食補助和市內交通費。城市間交通費是指工作人員因到常駐地以外地區出差乘坐火車、汽車、輪船、飛機等交通工作所發生的費用。住宿費是指工作人員因公出差入住賓館(包括飯店、招待所下同)發生的房租費用。伙食補助費是指對工作人員因公出差期間給予的伙食補助費用。按經濟用途進行核算,城市間交通費、住宿費、市內交通費、雜費等記入其他商品與服務支出中的旅費科目,伙食補助費記入其他商品與服務支出中的旅費補助科目。按出差地進行分類,差旅費一般分為國內差旅、國際差旅兩種。按出差人員進行分類,可分為項目負責人出差、課題組成員出差、學生出差三類。按出差使用經費性質進行分類,分為科研經費出差、教學經費出差、學院基金出差、專項經費出差等。

二、S大學差旅費情況分析

（一）S大學2013—2016年差旅費情況

圖1 2013—2016年差旅費情況變化表

從圖1可以看出,2013—2015年S大學差旅費支出每年以17%左右比例增長。自2015年以來,國家加大公有經費開支的監管力度,從嚴從緊成為經濟的大環境,2016年差旅費增幅有所下降,由2015年的15.4%降至2016年的2.7%,差旅費支出明顯減少。

（二）S大學2016年差旅費支出情況

圖2 2016年S大學差旅費支出情況

圖3 2016年S大學各類差旅費占商品服務總支出情況

從上頁圖2可以看出,S大學2016年合計支出差旅費12 730.37萬元,其中:教學類差旅費支出5 913萬元,占支出的46.4%；科研類差旅費支出6 038.37萬元,占支出的47.4%；行政類差旅費支出779萬元,占總支出的6.1%?？梢?高校中教學科研業務支出差旅費較多,占總比的94%,行政類業務因嚴格執行國家三公經費規定,支出較小,僅占到6%。

商品服務支出含有材料費、辦公費、印刷費、勞務費、差旅費、水電費、租賃費、培訓費等二十余項支出,由圖3可以看出,S大學2016年商品服務總支出為10.33億元,其中教學類差旅費占教學類總支出的19.20%；科研類差旅費占科研類總支出的10%；行政類差旅費占行政類總支出的6.4%。

三、存在的問題

（一）目前中央及國家機關差旅費辦法無法滿足高校管理的需求

高校具有教學科研業務性質,有其獨特的運行規律,國家關于差旅費的相關規定無法全部適用于高等學校。例如車票超標問題,實際工作中,有的教師臨時會接到通知去外地參加項目評審,但因時間緊又買不到對應自身職稱等級的火車票,只能買上一級別標準的車票,如果按照中央和國家機關差旅費辦法規定,未按規定等級乘坐交通工具的,超支部分由個人自理,這顯然不符合高校發展需要。

（二）缺少具體操作規范

2016年4月,《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》(中辦發[2016]50號)出臺后,各高校為貫徹落實“放、管、服”精神,結合各自實際,在9月份陸續出臺了差旅費管理辦法,但只是對某些差旅事項的報銷原則進行了闡述,具體如何操作沒有詳細規定。如差旅費住宿標準問題,出差回程發車時間在上午12點之前,這一天就沒有住宿費,但有的回程發車時間在下午或晚上11點,因外出會攜帶較多的資料,就可能會產生住宿費用,這種如何規定住宿標準,是按出差自然天數,或是按自然天數減1,或是下午算半天,晚上算1天,辦法中一般對此沒有具體規定。

（三）存在虛提差旅補助，套取國家財政資金的風險

國家稅法明確規定差旅補助屬于免稅范圍?，F行高等教育制度鼓勵學生參與課題研究,學生發生的科研活動行為越來越多,行為發生后,課題組負責人或導師會給學生發放一部分補助作為報酬,根據稅法相關,一次性勞務超過800元的部分需要交20%的個人所得稅,有部分課題組負責人或經辦人不遵守財務制度,缺少公款意識和納稅意識,采取讓學生湊車票或以領取出差補助形式來代替學生的科研勞務補助,以逃避交納個人所得稅,套取國家資金,或是以自駕車的名義,虛造出差人數,套取出差補助。

（四）高校財務人員配備不足，自主學習意識較低

現階段,高校行政管理人員逐年減少,且財務人員女職工較多,以S大學為例,40名核算人員中男職工僅有1人,其余全部為女同志,女同志由于懷孕、生育等生理原因,前臺人員實際到崗率僅為70%。前臺核算人員疲于審核、填制憑證等工作,基本沒有時間系統學習新制度,無法真正掌握、吃透差旅費辦法的文件精神和具體規定,導致報銷人員因一個差旅費單據來回跑路、補辦各種手續。

（五）差旅費報銷信息化建設有待提高

為方便師生出差報銷,各高校財務系統都設有差旅費報銷模塊,但在工作中發現,差旅費預約系統功能不完善,界面操作缺少靈活性,預約報銷時操作非常麻煩。以S大學為例,差旅費預約時須勾選時間來計發補助,但有時,預約單卻不顯示差旅補助金額,原因是師生進入差旅費預約界面操作,填寫“出發日期”“返回日期”時,沒有從日期下拉框中選擇,而是手工輸入出差往返時間,導致差旅補助數沒有生成,少計發了補助。

四、完善措施

（一）加強制度宣講和解讀，增加師生的理解和支持

各高校2016年都相繼出臺了新的差旅費管理辦法,為方便師生快速、準確報銷,財務部門應通過業務宣講會,網絡、視頻等渠道,深入到各院、所、職能部門進行宣講,讓報銷人或項目負責人及時、全面了解最新差旅費報銷制度規定,了解新舊制度的變化,從而保證報銷人提交的差旅費報銷票據合法、合規；同時會計人員對差旅費報銷制度應進行認真梳理和總結,對平時工作中出現的差旅費退單問題、審計檢查中發現的問題及時進行歸納、總結和整理,匯集成具體案例,發放給全校師生參考、借鑒,起到警示作用。

（二）制定切實可行的操作規范，統一報銷標準

實際工作中發現,差旅費報銷出現的特殊問題最多。如近幾年,自駕車成為除乘火車、汽車、輪船出差外的第四種普遍交通工具,這種新的出差方式報銷是財務人員最頭疼的,因為出差人提供的票據僅是汽油票、住宿費和過路過橋費,而財務人員對自駕車出差加多少油合適、多少人可領取補助等問題很難做出準確判斷,可能存在虛報出差人數獲取出差補助、套取國家資金的財務風險。為此,S大學出臺了相關規定,對自駕車出差加油數界定采取兩種方法:一是按出發地到目的地的最低火車票票價折算；二是按出發地到目的地距離公里數,每公里1元進行折算。建議各高校財務部門針對差旅費報銷過程中出現的特殊問題,有針對性地出臺具體報銷規范,保證差旅費報銷有法可依,保證賬務處理科學、正確、規范。

（三）簡化審批手續，優化報銷流程

新時代、新形勢下,高?！胺殴芊备母镞M入全面落實落地階段,優化差旅費報銷流程、簡化審批手續成為必然趨勢。以S大學為例,報銷過程中票據不全且申請補助的情況很多,這種情況一般由項目負責人和學院相關領導共同審批后才可報銷。結合工作實際,筆者建議確因與科研有關的特殊差旅費業務,應落實國家關于科研項目“放管服”管理精神,實現管理中心下移,由學院相關負責人或項目負責人審批即可報銷；再如高校高層次人才(教育部千人計劃、長江學者等)國際間學術交流活動較多,為方便其報銷出國旅費,對此類人員的出國審批應研究制定切實可行的審批方法和制度。

（四）加強信息化建設，提升報銷服務效率

以S大學為例,財務預約和賬務處理系統中都嵌入了差旅費報銷專門模塊,但存在操作界面過于簡單、信息收集不完整等問題。高校財務部門和信息部門應加強與會計軟件公司的溝通合作,根據需求,進一步優化差旅費報銷模塊功能,使操作界面更具有可操作性,簡單直觀、人性化,功能更加高效化。(1)財務系統中嵌入查詢模塊,系統只要錄入出差地點、出差人職稱、出差時間,就能自動顯示各種標準及補助金額；(2)出差日期可任意選擇手工錄入和系統錄入兩種方式進行操作,方便報銷人選擇天數；(3)差旅補助可由項目負責人自行選擇補助天數,而不是由系統簡單地按出差自然天數計發全部補助；(4)報銷人員在預約系統錄入出差地,賬務系統能自動把出差地名稱轉入會計憑證摘要,從面提高財務制單速度等；(5)把出差特殊事項較多,如無住宿費票需要補助或缺少車票等,原來需報銷人填寫特殊事項說明表,能否開發一個模式,嵌入到系統,由報銷人在差旅費界面填寫此項內容。

（五）加強學習和研討，提升整體業務素質

現階段,各高校財務部審核人員明顯不足,S大學也不例外,年輕人占總人數的85%,大家雖有很強的工作熱情,但缺乏工作經驗,面對各種各樣的出差特殊事項,會計人員往往只是機械地照搬條文,不能遵循科研業務規律,按照實事求是、以人為本的報銷原則進行業務判斷,因此,加強核算人員的學習和培訓已成為迫切需要。具體可采取:一是建立常態化研討機制。財務人員應定期對差旅費報銷問題,展開全面深入研討,統一思想,形成統一的報銷口徑,避免因報銷標準、尺度不同,給報賬人造成困惑；二是建立常態化學習機制,通過自學或集中學習形式,力爭提高整體業務素質。

（六）設立科研財務助理或財務專管員，由專業的人負責相關工作

李克強總理曾說過 “專業的事應由專業的人來做”,即術業有專攻,專業的事由專業的人來做才能達到最高的效率,同理,差旅費報銷也應由熟悉財務工作的人員來辦理,而不是讓教師和學生來參與報銷。2017年S大學專門出臺了《科研財務助理管理辦法》,明確規定科研財務助理負責差旅費單據的整理、粘貼、報銷等工作,從而節省師生寶貴的時間,使其把更多的時間和精力用到教學、科研、學習上。

（七）建立上門服務制度，加強與學校各學院和職能部門的聯系

財務部一線核算人員應深入院、所、中心、職能部門,加強與學校各學院和職能部門的聯系,根據各學院財務工作量情況,為每個學院選派1—2名財務部一線核算人員作為對口聯系人,財務人員利用每周半天時間到對口單位提供財務差旅費報銷服務,宣傳財務制度同時并廣泛聽取和及時了解師生對財務差旅費報銷工作的意見與要求,從而更好地為高校教學、科研服務。

總之,差旅費作為高校的一項經常性和重要性的支出類型,高校財務人員在實際工作中,應以滿足教學科研管理需要、滿足師生出差需求為出發點,依法依規、公開公正、實事求是地進行業務判斷和賬務處理,并針對差旅費報銷過程中出現的新問題新情況,深入思考、認真分析,主動找出解決問題的對策,為師生提供更加優質、便捷的財務服務,從而保證高校“雙一流”建設健康、快速發展。