做好社保檔案管理推進社會保障事業快速發展

文·劉冬梅

社會保障檔案是社會保障工作中形成的帶有專業性﹑連續性﹑高技術性﹑保密性等信息資料的人事檔案，是開展社會保障工作的客觀依據。社保檔案，關乎民生，作用廣泛，價值寶貴。做好社會保障檔案工作是維護人民群眾合法權益的重要基礎，是社會保障工作依法監管的必然要求。近年來，泰安市人力資源和社會保障局（以下簡稱人社局）為滿足社會保障事業發展的需要，加強社會保障檔案的集中統一管理，全面提高社會保障檔案管理水平，大力推進社會保障檔案信息化建設，實現社會保障檔案信息資源利用的最大化，推動了社會保障事業的快速發展。

一、加強領導，落實責任，夯實檔案管理工作基礎

泰安市社會保險經辦機構包括：社會勞動保險事業處﹑醫療保險事業處﹑機關事業單位保險處﹑農村養老保險事業處等，負責全市社會養老保險﹑城鎮職工（居民）基本醫療保險﹑工傷保險﹑失業保險﹑生育保險等業務。泰安市人社局高度重視社會保障檔案工作，建立了市﹑縣（市﹑區）﹑鄉鎮（辦事處）社保單位共同參與的社會保險檔案工作網絡。各單位加強聯系溝通﹑配合協作，形成齊抓共管的局面，共同推進社會保障檔案工作的開展。

（一）明確責任。社會保障經辦機構把有關社保文件材料的形成﹑積累﹑整理﹑歸檔的要求列入工作標準﹑工作程序及有關部門﹑相關人員的崗位職責，把社會保障檔案管理與業務工作同部署﹑同實施﹑同檢查，與崗位目標考核掛鉤；建立綜合檔案室，對本單位形成的各種門類和載體的檔案實行集中統一管理，建立健全社會保障檔案的收集﹑整理﹑保管﹑利用等制度，并配備專門檔案管理人員，落實經費，改善保管條件。在貫徹落實《檔案法》的基礎上，根據社保檔案的特點，修訂完善了檔案人員職責和崗位責任制度﹑文件歸檔制度﹑檔案保管制度﹑查閱利用制度等多項制度，并嚴格落實，把檔案納入了制度化管理軌道。

（二）加強業務建設。重點加強檔案的收集，著重在提高檔案管理的規范化上下功夫。正確界定各類社會保障文件材料的歸檔范圍，全面收集社會保障工作中形成的各種門類和不同載體的文件材料，確保歸檔文件材料完整齊全﹑真實準確，做到社保檔案的規范化整理。同時還確定了社保檔案管理和建設的三條原則，即在檔案基礎建設和正常管理中，要高起點﹑嚴要求，堅持規范﹑科學﹑高效的原則。規范，就是要嚴格按照省﹑市檔案局規定的標準和要求來規范各項基礎工作；科學，就是在規范的基礎上，結合實際，探索計算機管理檔案的方法，使檔案工作走向科學化﹑現代化；高效，就是充分發揮檔案的本職作用，利用現代化手段，完善檔案查詢﹑統計﹑預測辦法，更有效快捷地為社保各項工作服務。

二、推進信息化建設，實現信息采集準確、程序規范、信息共享、利用安全

在當今信息化高速發展的時代，社保檔案管理必須緊跟時代的步伐向信息化的方向快速發展，確保為職工和單位提供更優質快捷的服務。泰安市各社保單位以辦公自動化建設為契機，積極推進社會保障檔案信息化﹑現代化建設。為實行互聯互通，實現檔案信息資源共享，各社保經辦機構將社保檔案管理系統納入社會保障業務管理系統之中，做好電子文件的收集整理歸檔工作，電子文件實行脫機備份，與紙質文件建立相應的有機聯系。加強對社保檔案動態電子信息的管理，確保動態數據齊全﹑準確和安全。同時，加快社保檔案數字化和網絡化建設，逐步實現社保檔案信息資源的科學整合和有效利用。

強化社保檔案管理信息化建設措施，實現社保檔案管理信息化，首先要進行功能齊備﹑系統完善的信息平臺建設。信息平臺涉及到社保工作所有業務領域，要對所有確認項目﹑實用操作以及安全保障進行科學設置，最大限度地體現 “信息四化”，即信息采集準確化﹑信息程序規范化﹑信息內容共享化﹑信息利用安全化。

（一）信息采集準確化。社保信息采集的真實性﹑準確性﹑完整性是社會保障機構開展支付救助補償的重要憑據信息，故對平臺信息的科學采集﹑項目設置有極高的要求，比如數字化信息的采集認證和修改權限設置﹑相關紙質及圖片資料的信息化儲存設置﹑補充項目設置等等，都要保證準確無誤。

（二）信息程序規范化。各經辦單位的業務側重點不同，這就要求各個階段業務平臺設置既專項明確又密切相關。根據相關政策法規實現信息整合，既方便工作人員核查，又使職工及時了解其權益。比如職工在確認為工傷后，系統根據其傷情診斷結合相關法規，智能呈現職工停工留薪期限，避免職工與單位因不了解政策法規而造成不必要的糾紛。

（三）信息內容共享化。社保業務工作分散在多個部門和工作窗口，通過引入信息技術﹑通訊技術和人工智能技術實現信息共享。比如通過人工智能技術和通訊技術實現手機短信自動通知功能及反饋信息收集功能，實現職工通過個人信息認證，可用手機或網絡實現自助查詢。

（四）信息利用安全化。信息平臺檔案信息管理安全設置措施主要從以下幾個方面著手：一是建立封閉的運行環境，使數據化的檔案信息能在局域網的環境下安全運行，減少外網對運行環境的干擾；二是建立嚴格的管理制度，嚴格管理人員安全化操作培訓上崗；三是配備必要的安全防護介質，避免出現高科技干擾或泄密；四是設置安全預警防護措施，以確保信息平臺安全，保障個人信息安全。

三、突出重點，加強監管，推進社保檔案管理規范化

根據泰安市社會保障工作實際，重點做好養老保險﹑醫療保險﹑工傷保險﹑失業保險﹑生育保險等內容的社保檔案工作。

為規范社保檔案管理，主要從四個方面細化管理。一是在檔案分類方面，為了便于檔案的查閱和長期保存，根據檔案資料不同的類別﹑保管期限和保存方式采用分類管理方式；二是在檔案交接方面，各項業務檔案實行責任交接，實現對口交接﹑責任到人，避免檔案資料遺失；三是在檔案保存方面，各社保機構為檔案室購置齊備的硬件設施，確保了檔案資料的科學管理和安全保存，對于參保人員基礎信息﹑繳費信息等重要檔案文件，將所有數據信息拷貝到移動硬盤，實行異地存放；四是在檔案借閱方面，嚴格借閱審批手續，進一步規范借閱經辦制度。

四、依法管理，強化指導，推動社會保障檔案管理工作再上新水平

為確保社保檔案工作質量，各級社保部門會同檔案管理部門進一步加強了聯系，加大了對社會保障檔案工作的監管﹑指導力度。一是依法管理與業務指導相結合，檔案部門經常到社保經辦機構進行檢查，指導檔案工作的開展。多次召開檔案管理專題會議，結合泰安市社保檔案工作的實際情況，制定實施辦法，把《山東省社會保險檔案管理暫行辦法》落到實處。二是宏觀管理與微觀指導相結合。通過舉辦檔案業務培訓，現場指導等形式，為社會保障檔案工作提供技術支持；通過樹立檔案管理工作典型，總結經驗，以點帶面，推動全市社會保障檔案工作開展。三是加強社會保障檔案干部隊伍建設。社會保障經辦機構選擇政治素質好﹑責任心強﹑工作認真負責﹑檔案業務精干的人員從事檔案工作，并保持檔案人員的相對穩定。