做好公路工程檔案應做到“四個保證”

文·辛燕

公路建設是推進經濟發展的重要部分，公路工程檔案作為公路工程的寫照有著重要的意義，加強公路工程檔案管理工作應提上重要議事日程。公路工程檔案在工程運營和維護工作中無疑發揮了重要作用，然而當前公路工程檔案管理工作并未跟上社會的發展，仍然面臨很多問題，如建設項目檔案不齊全不完整，特別是公路建設前期立項決策﹑可行性研究﹑方案論證等策劃決策階段的材料缺失。為提高公路工程檔案管理水平，順利通過檔案專項驗收，為今后公路工程公路養護管理提供完整﹑準確﹑系統的內業資料，本文重點從公路工程檔案管理重要性的角度出發并提出相關解決方案，強調做好公路工程檔案工作應做到“四個保證”。

一、保證建立完善的檔案管理網絡

即在形成檔案的各部門建立嚴密的檔案管理網絡，實行所有參建單位項目檔案領導責任制，設兼職文書﹑檔案員，明確參建單位與兼職檔案人員的職責范圍，形成橫向到邊﹑縱向到底的無縫檔案網絡，確保檔案工作順利有效地開展，同時也能夠起到上傳下達的作用，實現工程項目檔案的超前控制。各參建單位應保持檔案人員的相對穩定，如有人員變化，需辦好交接并及時通知項目業主（代表）。

二、保證責任落實到位，實行保證金制度，實現經濟措施超前控制

在公路工程檔案工作中，充分發揮經濟杠桿作用，運用經濟手段進行制約，是超前控制文件材料積累的有效措施。在項目建設管理單位，參建單位都能產生大量的文件材料，明確資料管理人員崗位責任制，規定各自在文件材料形成積累中的責任義務，并做到獎罰分明，責任明確。對各參建單位，在合同協議中明確合同金額的一定比例作為工程檔案的質量保證金，工程檔案質量未達標時，項目業主予以扣留。該責任保證體系的建立，為工程竣工檔案的材料完整﹑準確﹑系統提供資金和制度保障。

三、保證檔案工作與工程建設同步進行

檔案工作與公路建設同步，是工程檔案管理的基本要求，也是做好工程檔案管理的關鍵措施。要按照國家相關法律法規，堅持把公路建設項目的建檔工作納入公路建設及管理的各項程序，充分發揮檔案管理的監督機制作用，保證公路工程檔案的準確﹑齊全﹑完整。

（一）在公路一開工，參建單位一進場，即明確該工程項目的歸檔范圍和歸檔要求

建設單位應依據國家﹑省﹑市檔案主管部門及上級主管部門的有關文件規定，結合工程項目實際，制定公路工程文件材料立卷歸檔細則，以正式文件發各參建單位，并舉辦公路工程文件材料收集﹑整理培訓班，進一步明確項目檔案的整理方法標準與要求，從而做到有章可循。同時，指導各參建單位加強日常資料的收集﹑整理，為日后工程竣工檔案編制積累材料和經驗。

（二）抓住重點和關鍵環節，加強日常檢查指導

由于各參建單位的資質和技術人員素質參差不齊，在理解執行標準上往往有偏差，以及檔案意識有強弱之分，建設單位檔案人員應主動了解工程進度，抓住重點和關鍵環節，積極主動會同工程管理人員﹑監理人員﹑施工人員加強現場調查研究，了解整理進度和情況，根據各參建單位的實際情況進行針對性的檢查督促，因地制宜，分類指導。

（三）抓住薄弱環節進行跟蹤控制

在實際工作中，國家重點工程的薄弱環節主要有：一是前期工程階段和工程初開工階段。因這一階段機構不健全﹑人員不到位，時間跨度大，無暇顧及及文件材料的收集，甚至出現前期工作臨時機構撤離﹑合并﹑人員調動﹑相互交接不及時，容易出現空擋。而這一階段的文件材料較多，并且非常重要，故而把這一階段作為文件材料收集的重點，加以控制。二是缺陷責任期階段。雖然工程已交工，但還未正式竣工驗收，仍會形成大量資料，且比較重要。在這一階段，因為思想上認為工程結束，人員減少了，工程不再緊迫，資料往往被忽略，故應把這一階段作為薄弱環節加以控制。三是與工程配套的﹑大量的﹑種類多的﹑現代化程度高的中外文資料的登記造冊加以存檔，特別是孤本資料﹑重要資料要復印，借閱利用時提供復印件，以免丟失。四是對聲像光盤等特殊載體檔案的收集要超前控制，決不能等到工程竣工時集中收集。

四、保證所有單位工程檔案驗收順利通過

重點工程的竣工驗收是政府主管部門對投資效果的全面檢查驗收，不僅是對工程主體的驗收，同時也是對工程檔案的驗收。由于重點工程建設規模大，施工周期長，單位工程多，只有嚴把單位工程竣工檔案質量關，才能確保整個工程檔案驗收的順利通過，所以單位工程的預驗收是超前控制的重中之重。單位工程預驗收重點主要有隱蔽工程，注意檢查隱蔽工程驗收記錄是否經監理人員簽字認可，還有設計變更是否齊全，是否編制竣工圖等。通過對單位工程竣工檔案的嚴格把關﹑超前控制，為整個工程竣工檔案驗收打下堅實的基礎。