信息化背景下高校檔案服務策略研究

張慧

【摘 要】隨著社會的向前發展，未來檔案都將向電子化的方式發展。在信息化背景下，高校檔案管理人員要做好將紙質檔案電子化的工作，發揮電子檔案共享的優勢，提供優質服務。

【關鍵詞】信息化；檔案服務；檔案管理

【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】1671-1270（2018）11-0035-01

一、電子化檔案根源分析

在信息化時代，將普通的紙質檔案電子化，有以下幾個優勢：第一，便于保存。紙質化檔案保存受環境的影響很大，它要占很大的空間、易受潮發霉等，將紙質檔案電子化，可以將檔案存儲在硬盤中，隨著科學技術的發展，硬盤的容量將越來越大，一塊硬盤可以保存海量的文件；第二，便于索引。如果要查找一份紙質存檔，檔案管理員會花費很多時間，將檔案電子化以后，只要管理員做好檔案的索引工作，就可以根據一個或多個關鍵詞迅速搜索出來；第三，便于檔案挖掘和推送。目前人們已經開發出智能的檔案挖掘技術，應用電子檔案，可以智能的發掘出電子檔案的價值，做好檔案的分享。

二、高校檔案電子化處理分析

（一）應用統一的方式處理檔案

應用不同的方式把紙質檔案電子化，效果也會不同。比如人們可以把檔案變成word檔案、CHM檔案、PDF檔案等。在處理檔案中的圖片時，可以應用不同的大小、分辨率來處理檔案。如果檔案的質量參差不齊，部分質量不佳的檔案就沒有應用價值。為了確保檔案的質量，必須先建立統一處理檔案的方法。比如人們要建立統一的文格和表格模式、統一的文本錄入格式、統一的圖片處理方法、統一的文本保有格式。

（二）建立標準的檔案索引格式

人們在應用檔案時，需要應用索引關鍵詞的方式來查找檔案。如果檔案的索引方法不同，人們會查找不到需要的檔案，為了做好檔案的索引工作，人們在建立文件夾的時候，要把文件夾取名的方式標準化，這利于文件夾的管理和排序。同理，檔案的取名也要依照統一的方式取名，只有應用這樣的方法做好檔案索引，人們才能按照需求進行索引。

（三）做好多元化檔案保存備份

通常人們會把檔案放到服務器的硬盤中，然而由于種種因素，服務器中的檔案可能會出現丟失或損壞的現象，為了保證服務器中檔案的安全，需要做好多元化的檔案保護工作。工作人員可以建立多元化檔案保護機制。對于不重要的臨時檔案，可以不備份；對于有一定價值的二級檔案，可以應用兩臺服務器雙機備份；對于有重要價值的檔案，可以應用雙機備份+移動硬盤備份；對于有重要價值的檔案，可以在做好雙機備份+移動硬盤備份的前提下，與云服務器商簽署協議，讓服務器商幫助做好云備份。

（四）優化檔案安全保護措施

為了確保檔案的安全，需要做好安全保護工作。第一，要建立一套安全保護體系，這套安全保護體系包括應用虛擬數據庫保護數據庫系統、應用防火墻監控外來的入侵、應用殺毒軟件監控病毒的入侵、應用實時掃描軟件監控服務器的安全、應用監控日記記錄服務器的情況；第二，建立科學的檔案管理制度，安裝監控設施，避免檔案出現各種風險；第三，建立嚴格的用戶管理制度，應用密碼口令或指紋口令來驗證用戶的權限，避免用戶越權管理檔案，造成檔案管理風險。

三、信息化背景下高校檔案服務策略

（一）應用網頁的方法提供檔案服務

網頁的方式，是指高校建立一個網頁，用戶通過網頁來獲得查詢、瀏覽等服務。這是為用戶提供資源共享的基本服務方式。工作人員要建立一個具有親和力的網站，以便用戶能了解網頁的使用方法；提供多元化的咨詢平臺，使用戶在遇到困難時可以獲得咨詢服務；要提供多元化的索引服務，使用戶能根據自己的習慣來索引檔案；建立交流的平臺，使用戶可以和其它用戶交流檔案共享的問題。

（二）應用定制的方法提供檔案服務

定制的方法，是指把檔案按某種方式分類，用戶可以直接定制這種類別的檔案服務。當這種類別的檔案更新后，用戶可獲得網頁的信息推送。用戶了解檔案內容變更以后，能根據需求了解檔案的信息。定制服務是信息技術成熟以后的產物，當前部分網頁允許管理員在網頁中植入插件，為用戶提供定制服務。

（三）應用推送的方法提供檔案服務

推送服務是指服務器會根據用戶的使用習慣來挖掘檔案，為用戶推送相似的檔案。用戶獲得這樣的服務以后，可以由此及彼的獲得大量檔案信息，拓展檔案索引范圍。

電子檔案在管理和共享上存在很大優勢，隨著科學技術的發展，未來檔案的管理方法會由紙質檔案管理轉化為電子檔案管理。為了做好電子檔案的管理，管理人員要做好電子檔案轉化的工作，并應用信息化方式共享檔案，做好檔案共享服務工作。