高校學籍檔案服務于教學管理研究與實踐

李曉艷 汪莉 蔣其祥

[摘 要]學籍檔案是高校在招生錄取、教學活動、學籍管理、學位授予、學生畢業就業等過程中形成的，對國家、社會、學校有保存價值的文字、圖像、聲像等原始記錄，全面記載學生在大學階段的學習、實習、社會實踐及畢業就業等活動。在整理所在學校學籍檔案基礎上，基于潛在問題設計調查問卷，并通過對學籍檔案和問卷調查的分析，深入了解學生學習狀態，探討影響學生學業成績的主要因素，針對性地提出在學分制教學管理的背景下完善相關教學管理辦法和措施，同時對實施效果進行跟蹤，實現學籍檔案服務于學校教學管理的新路徑。

[關鍵詞]高校；學籍檔案；教學管理

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2018）06-0187-03

高等教育大眾化的深入和推進，使在校生數量劇增。主動、自由、獨立和靈活的學習生活方式對學生的能力和自我管理提出更高要求，也挑戰著高校管理與服務水平。高校檔案館應適應新形勢，研究學籍檔案，分析學生困惑所在，適時向學校教學管理部門建言獻策，預防和減少學生因能力不足與要求較高的矛盾導致的困難和危機。

一、問題提出

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》將“全面提高高等教育質量”和“提高人才培養質量”確定為21世紀第二個十年高等教育的發展議題之首。全新質量觀要求高校要從學生的視角出發，凸顯人才培養作為大學中心職能的地位，將人才培養質量作為衡量高等教育質量最重要的指標[1]。深入教育過程和學生學習經歷，強調教學及管理過程中的服務職能，促進學生成長，是“雙一流”高校建設的重點任務之一，也是高校應盡的責任。

近年來，各高校相應制訂出符合學校實情的教學管理制度，如導師制、督導制、學業預警等，但往往執行效果有限，其根本原因在于管理部門局限于對學習成績的整體把握，無法對導致學生困惑的內在因素深入分析，更無法對學生學習過程及質量的相關信息深入挖掘。

高校檔案是高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的，對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是支撐高等教育持續健康發展的基石。隨著網絡的普及和大數據、云計算技術應用，檔案管理的理念已發生革命性變化，由傳統的保管利用向多元化開發利用發展。學校檔案館依托歷年來檔案數據和學校多學科人才優勢，多渠道開發檔案資源，建立模型進行定性和定量分析，實時找出影響學生學習的因素，提供給學校相關管理部門，促進學校落實立德樹人根本任務。

二、檔案查閱及統計

1.學籍檔案查閱

對2010年至2015年合肥工業大學檔案館存檔的本科學生學籍檔案進行查閱和篩選，共有596位學生因各種原因產生學籍異動情況。檔案直觀地呈現了當事人對自身學習情況的反省和剖析，從中不難發現困擾學生學習的一些具體原因。相關典型實例如下：

“對專業缺乏興趣，專業思想導致學生學習興趣和動力不足，甚至對學習懷有強烈的抵觸情緒，不愿學習相關專業知識，逐漸不參加學校組織的各類教學活動，無故不參加各科考試，出現習慣性曠考” [2]。“學習態度不夠認真，對學校規章制度不夠了解，對未來可能出現的后果預測不夠”[3]。“大三學年的任務過重，自己來自于偏遠山區，基礎不是很好，沒有按時完成學習任務”[4]。“對學習大意輕心，學習態度不甚端正，自主學習意識不強，導致一、二年級多門基礎性學科沒有過關，進入三年級學習時，由于基礎薄弱，無法進行正常學習” [5]。“相對寬松的學習模式，對學習造成了一定影響，不善于處理時間，沒有生活規劃，來自農村，家庭條件差，養成自閉習慣，學習出現問題就不知所措，學習越來越差，自信心也越來越不足” [6]。“入學以來由于自我約束能力差，學習壓力大，適應不過來，學習信心受到嚴重影響，造成多門課程沒有通過” [7]。“過分迷戀游戲，沒有認真學習，短缺學分過多，編入下一年級”[8]。

2.成績統計

對其中234份因成績退學的檔案進行統計，學生短缺學分中基礎課程比例占75%以上，大學英語和數學類課程不及格現象較為普遍。234名退學學生進校時的大學英語分級考試中，196名學生成績為一級（最低級），占83.76%，高于學校73.42%的平均值。一、二年級階段有141名學生出現英語課程不及格，占60.26%；157名學生高等數學考試不及格，占67.09%。這表明高考數學成績、高考英語成績顯著影響學生在校期間學習，高考英語對公共基礎課的影響最大。

3.地域統計

退學學生中有51名集中于11個西部省、區、市及經濟欠發達省份，占招生數的0.92%，遠高于其他省份平均值0.53%。

三、問卷調查及原因分析

基于檔案反映的問題進行問卷調查，旨在深入了解學習狀態，探討影響學業成績的主要因素。問卷采用非結構型問題（主觀題）的問卷形式，從自我認知和教學管理兩個方面設計問題，保證問卷設計的合理性。調查采取抽樣調查的形式，以記名的方式進行，共發放調查問卷119份，收回有效問卷109份，未答問卷10份。

有效問卷的學生為在校大學二年級至五年級（五年制專業）短缺學分達到退學警告及編入下一年級的學生，比例分別為45%、35%、14%、6%。問卷調查典型問題統計為：

1.對學校教學管理方面（課程設置、教學安排等）有何意見或建議？

學生回答：無意見（59人，54.1%）。在提出建議的50名學生中，分別指出課程設置不合理，多而不精（20人，40.0%），增加公選課（7人，14.0%），課程較為寬松，老師對課堂和作業不夠重視（6人，12.0%），PPT教學效果不太理想（6人，12.0%），大班教學效果差（8人，16.0%），加強實踐教學（3人，6.0%）。

2.成績不理想的原因是什么？

學生回答：學習態度不端正（64人，58.7%），自控力差，玩游戲，看視頻（17人，15.6%），缺乏學習計劃（8人，7.3%），基礎不好（7人，6.4%），不適應大學學習（6人，5.5%），缺乏興趣（3人，2.8%），其他（4人，3.7%）。

3.最困擾學習的課程是什么？

學生回答：選擇專業課51人（46.8%），選擇基礎課58人（53.2%）。

學生回答：在基礎課部分，選擇高等數學（36人，39.5%），大學英語（15人，16.5%），大學物理（11人，12.1%），高級語言程序設計（11人，12.1%），線性代數（7人，7.7%），工程圖學（7人，7.7%），概率論與數理統計（3人，3.3%），電工技術（1人，1.1%）。

4.是否經常自習？如果不自習一般會做些什么？

學生回答：自習（32人，29.4%），不自習（77人，70.6%）。

不自習時業余時間活動內容：上網看電影、打游戲（51人，66.2%），打球（9人，11.7%），外出游玩（7人，9.1%），兼職（7人，9.1%），體育專業訓練（3人，3.9%）。

5.是否曠課？如果有，曠課的原因有哪些？

學生回答：曠課（92人，84.4%），不曠課（17人，15.6%）。

曠課原因：懶散、毅力不足（41人，44.5%），對上課無興趣，沉迷游戲（32人，34.8%），聽不懂講授（9人，9.8%），重修沖突（5人，5.4%），兼職（2人，2.2%），其他（3人，3.3%）。

根據學籍檔案以及調查問卷典型問題回答顯示，學生學業問題是由多種因素綜合影響而形成的，內部因素主要是學習動機、學習態度、學習興趣和學習自覺性問題，外部因素主要是學習環境、學習能力、學習壓力和困難、教師輔導缺乏等。此外，網絡疑惑和高校相對于中學而言的粗放管理造成督促不到位，來自邊遠貧困地區及教育不發達地區學生產生學習壓力、心理負擔也是影響學習的因素。

四、改進措施及成效

在尊重教育規律和學生身心發展規律，為學生提供適合的教育的原則下，基于學籍檔案研究與調查分析基礎上，向學校教學管理部門提出“把好關口、提高熱情、加強幫扶、注重過程”的管理思路，并最終通過各項具體措施予以實現，最大化地解決學生在學業過程中遇到的各項負面因素，具體做法如下：

1.強調基礎課程不僅是后期專業學習的保障，也是提高學生綜合素質和能力全面發展的需要。新修訂的學籍管理辦法將之前一、二年級學生只要分別獲得25學分和65學分及以上的學分就可以進入高年級學習的學分標準分別提高至35學分和70學分，低于此要求的學生必須通過課程重修打好基礎方可進行下一階段學習。對一年級獲得學分少于25學分的學生，采取勸退的制度，提高學生進入高年級專業課學習的基礎課程要求。

學生畢業前一年進行學分清理，提前把住畢業關，欠缺學分的學生由學院督促選修相應課程。對超出學習年限滯留學校的學生學籍要及時清理，營造校園學習氛圍，增強學生學習的內在驅動力。

2.實現本科生校內轉專業常態化，提高學生學習興趣與所學專業的匹配度。擴大按照學生成績轉專業人數比例，從第一學年學生成績排名前5%調整到前30%。除根據學生成績轉專業之外，對于一些學有特長的學生（如在全國或國際學科競賽中取得優異成績者）可視具體情況轉入相關專業；對于一些在本專業學習的確有困難的學生，學校可規定一定的專業范圍允許學生轉專業；對于部分群體組合，互相之間自愿調整專業的，本著“以人為本、培養為先”原則，實現一對一之間或多人之間一對一互相交換循環轉專業。

3.鑒于學校多校區辦學，任課教師無法充分輔導答疑的實際困難，實施基礎課程研究生助教制度，并將助教納入研究生培養過程的必修環節。要求博士研究生助教累計學時不少于96學時，碩士研究生助教累計學時不少于48學時，且至少助完一門完整課程，隨班聽課課時數不低于所助課程總學時數的30%。研究生助教主要承擔相關課程的輔導答疑、作業批改、教學實踐輔導以及隨班聽課等工作，配合任課教師現場開展基于互聯網絡的遠程在線輔導答疑，實現對學習困難學生進行針對性幫扶。

4.以教學過程為抓手，構建以能力為導向的一體化教學體系[9]。每門課程各教學環節對應具體的目標、教學方式和考核方式，便于教師了解學生對課程各環節知識或技能的掌握程度，及時調整教學進程和教學方法。實行課堂測試、講演、報告等多種方式考核，規定期末考試成績在課程考核成績中占比不超過50%，促使學生把學習注意力集中在平時教學各環節，避免了以往的教學模式中，課程結束一考定成績的做法，督促學生對課程保持持續性的關注與投入，提升了學習效果，并相應減少了作弊等風險行為。

學業過程管理做到對邊遠地區學習基礎相對較差的學生及外語或數學困難學生的重點幫扶。檔案館以學生高考成績與選課數量的關聯，生源地域、應屆與往屆、農村與城鎮、個人能力等因素對學習的困擾，調劑錄取與專業思想等為重點整理歷年錄取、學籍、成績、畢業去向等檔案，會同相關部門建立信息平臺輔助教學管理。

五、總結

檔案中一些反映行政和業務管理的原始記錄，如果及時加以整理研究，可以從中總結出不少經驗教訓，作為現實工作的借鑒。而等到幾十年后再去研究它，檔案的資治作用已基本消失，剩下的主要是史料作用了[10]。挖掘檔案背后的價值，實現檔案信息資源最大程度的開放，滿足使用者信息需求，是檔案利用的最終目的。

高校檔案館掌握了學生從入學到畢業的學籍檔案，掌握了個人詳細信息的個人檔案，掌握了整個教學過程從專業計劃制訂、課程教學安排到教學效果評價的教學檔案，也掌握了教學和學生管理部門促進教學與學生能力培養的公文檔案。上述基于學籍檔案的整理、統計、分析和配套開展的問卷調查，以及在此基礎上提出的教學管理改進措施，將頂層設計和實踐探索有機結合，是高校檔案服務于學校建設發展的積極案例。開發利用各類檔案，圍繞核心能力，動態地對學生學習進行多因素、多方位、多指標的綜合監控與評價，達到通過對學生學習成績的動態跟蹤，最終服務于學校教學管理，提高學校人才培養質量和水平的目的，促進學校落實立德樹人根本任務。

[ 參 考 文 獻 ]

[1] 趙琳，王文，李一飛，紀洪超，史靜寰.大學前教育經歷對高等教育質量的影響機制研究——兼議教育領域綜合改革[J].清華大學教育研究，2014（6）：35-44.

[2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] 分別為合肥工業大學檔案館檔案，檔號分別為：HFUT-2013-Y-JX-3286、HFUT01-2011-Y-JX-3934、HFUT01-2015-Y-JX-9358、HFUT01-2013-Y-JX-3277、HFUT01-2012-Y-JX-3152、HFUT01-2013-Y-JX-3288、HFUT01-2015-Y-JX-9356.

[9] 教育部.合肥工業大學構建以能力為導向的一體化教學體系[EB/OL].[2017-05-18].http：//www.moe.gov.cn/jyb_xwfb/s6192/s133/s190/201510/t20151014_213216.html

[10] 馮惠玲.張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2006：61-62.

[責任編輯：鐘 嵐]