財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制問題的研究

吳夢(mèng)銀

摘 要 隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)的模式也在發(fā)生著不同的創(chuàng)新和變化，企業(yè)的規(guī)模在變大，業(yè)務(wù)也逐漸變得復(fù)雜，出現(xiàn)了眾多的子公司孫公司，這就使得整個(gè)企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)核算趨于復(fù)雜，財(cái)務(wù)成本居高不下，公司的管理效率也沒能得到有效的提升，機(jī)構(gòu)冗雜，大大加重了公司的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)。針對(duì)這一現(xiàn)狀，很多大公司開始引進(jìn)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，子公司和母公司采用同一套系統(tǒng)，采用統(tǒng)一的核算標(biāo)準(zhǔn)和記賬標(biāo)準(zhǔn)，這大大簡(jiǎn)化了記賬流程，也降低了財(cái)務(wù)成本。但隨之也伴隨著很多問題，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)上升，對(duì)企業(yè)的信息系統(tǒng)提出了更高的要求，也是對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制提出了挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)共享；內(nèi)部控制；信息系統(tǒng)；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

一、財(cái)務(wù)共享模式的概念

財(cái)務(wù)共享即是對(duì)于不同的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，進(jìn)行集中化的管理，采用統(tǒng)一的管理方法，將分散在不同業(yè)務(wù)單元的財(cái)務(wù)以及人力從傳統(tǒng)業(yè)務(wù)中脫離出來，在集團(tuán)母公司成立專門的機(jī)構(gòu)實(shí)施集中化的管理。共享的含義就是子公司的財(cái)務(wù)信息和母公司的財(cái)務(wù)信息能夠及時(shí)的傳遞，兩者采取相同的記賬方式，統(tǒng)一格式的憑證和賬簿，能夠進(jìn)行直接的整合和傳輸。這樣就促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)信息的共享和交流，降低了相應(yīng)環(huán)節(jié)資金的投入成本。

二、財(cái)務(wù)共享模式對(duì)內(nèi)部控制的影響和要求

財(cái)務(wù)共享模式的出現(xiàn)對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生的是雙向的影響，有了財(cái)務(wù)共享，財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范，信息更加準(zhǔn)確，分工也更加精細(xì)，財(cái)務(wù)人員可以將工作重心放在研究企業(yè)的未來財(cái)務(wù)走向，提出更多有用的經(jīng)濟(jì)決策。除此之外，財(cái)務(wù)共享模式也加強(qiáng)了母公司對(duì)子公司的監(jiān)管，有利于掌握整個(gè)集團(tuán)的總體財(cái)務(wù)情況，財(cái)務(wù)信息更加直觀，獲取也更加便捷。在各個(gè)部門，各個(gè)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)信息傳輸和報(bào)送過程中也大大簡(jiǎn)化了繁瑣的程序。但是這也導(dǎo)致原本私密的對(duì)企業(yè)至關(guān)重要的財(cái)務(wù)信息會(huì)大大統(tǒng)一，不再采用不同的成本核算方法、折舊方法、庫(kù)存管理方法、記賬程序等，會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)大大提升，財(cái)務(wù)信息的安全性得不到有效的保證，這就對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制提出了很高的要求，對(duì)有著龐大核算體系的集團(tuán)內(nèi)控提出了挑戰(zhàn)。整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)情況再這個(gè)專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行匯總，一旦這個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)就會(huì)導(dǎo)致整體報(bào)表的錯(cuò)誤，而且很難追根溯源；再則，完全利用網(wǎng)絡(luò)化的財(cái)務(wù)傳送，誰都不能保證信息的安全性，一旦被病毒襲擊或者黑客攻擊，財(cái)務(wù)系統(tǒng)就可能癱瘓，商業(yè)機(jī)密就會(huì)暴露，這大大加重了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和不確定性的增加。

三、財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制的有效對(duì)策

1.明確企業(yè)內(nèi)部責(zé)任主體

只有明確了各個(gè)責(zé)任中心和業(yè)務(wù)處理中心的責(zé)任劃分，才能有效的預(yù)防人員的過度失誤和失責(zé)，明確了內(nèi)部責(zé)任主體就能盡量避免互相推諉的情況發(fā)生。財(cái)務(wù)共享模式下雖然很多部門需要精簡(jiǎn)，業(yè)務(wù)也沒有純?nèi)斯つＪ较碌膹?fù)雜繁瑣，但這也就導(dǎo)致了經(jīng)手人員責(zé)任的增加，一旦將文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行報(bào)送，就應(yīng)該由相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)，每一次核算和審核都要經(jīng)過周密的安排，每個(gè)人的分工更細(xì)，對(duì)自己負(fù)責(zé)的部分就需做到百分百承擔(dān)。

2.提升財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)質(zhì)量

企業(yè)引進(jìn)財(cái)務(wù)共享模式的系統(tǒng)，就需要對(duì)這個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和性能提升，企業(yè)一旦大面積采用這個(gè)系統(tǒng)，就要配置專門的監(jiān)管部門和維修部門，實(shí)時(shí)對(duì)這個(gè)核心的系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)管和維修。聘用專門的程序員，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試和維護(hù)，可以采取分級(jí)管理，每個(gè)程序員分管不同的業(yè)務(wù)子模塊，定期進(jìn)行調(diào)試，使系統(tǒng)的出錯(cuò)程度降到最低，另外還是要建立臨時(shí)搶修機(jī)制和備用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)要將風(fēng)險(xiǎn)降到最低，需要有備用的記賬系統(tǒng)，在原系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)承擔(dān)臨時(shí)作用。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)要做到與時(shí)俱進(jìn)，經(jīng)常創(chuàng)新和更新，和業(yè)務(wù)的更改變化相適應(yīng)。

3.加強(qiáng)人員的管理和培訓(xùn)

不僅是對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行專業(yè)化的訓(xùn)練和管理，還要對(duì)企業(yè)各個(gè)部門的人員盡心管理。財(cái)務(wù)人員要熟悉整套財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，熟練操作自己手頭的分工，還要采取輪崗制，熟悉別人的分管工作，以至于對(duì)所有業(yè)務(wù)熟悉以防萬一。嚴(yán)格培訓(xùn)人員的安全防范意識(shí)以及提升自身職業(yè)素養(yǎng)，設(shè)置管理員權(quán)限，全責(zé)分離。仍舊需要?jiǎng)?chuàng)設(shè)完善績(jī)效評(píng)價(jià)系統(tǒng)的方式，解決員工工作質(zhì)量低以及易出現(xiàn)人員操作失誤的問題，既有利于促進(jìn)員工的工作實(shí)效性提升，也有利于促進(jìn)其業(yè)務(wù)質(zhì)量提高。

4.加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理

財(cái)務(wù)共享模式下存在著海量的數(shù)據(jù)，要保證數(shù)據(jù)的保密性和可靠性，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的管理。業(yè)務(wù)鏈長(zhǎng)，環(huán)節(jié)眾多，每一個(gè)人的每一個(gè)舉動(dòng)都可能影響到整個(gè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)狀況，因此要做到對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)每張憑證負(fù)責(zé)。例如：在接收到合同信息時(shí)，應(yīng)優(yōu)先對(duì)相應(yīng)的票據(jù)信息進(jìn)行審查，并確認(rèn)合同中的內(nèi)容是否具備良好的完整性以及有效性，倘若上述過程無問題產(chǎn)生，則需要將確認(rèn)信息發(fā)送至財(cái)務(wù)部門。

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