新形勢下檔案管理工作機關存在的問題及對策分析

周了

摘要：檔案管理工作機關，是我國負責管理各類檔案的重要機構，其工作影響著各個領域的信息安全，特別是在新形勢下，隨著信息技術的發展，檔案管理工作的趨勢也在不斷變化，這使得檔案管理機關的工作面臨新的契機，也面臨新的挑戰。為此必須要針對當前尚存的問題及優化對策進行思考分析，促進工作改革。

關鍵詞：新形勢；檔案管理機關；管理工作

國內的檔案管理機關，其工作決定著各個領域檔案的安全，特別是對于重要的機密信息，特別是在當前的新形勢下，隨著信息技術的發展與普及，檔案的類型也愈發復雜，所以為保證精準管理，避免信息泄漏，檔案管理機關作為重要的管理工作主體，必須要深入思考當前管理存在的問題以及優化的策略，提升管理效率與質量。

1 新形勢下機關檔案管理工作問題分析

1.1 管理人員素養不足

檔案管理工作看似是基礎工作，不具備很強的專業性與作業難度，但實際上卻涉及多方面的知識與技術，需要相關人員具備相應的專業技術與知識功底，因為如果管理出現問題，會導致許多重大機密泄漏，造成無法預知的后果，而責任則需要由相關機構去承擔，特別是機關檔案的管理，關系重大，一旦檔案管理出現問題后果無法預估，可見檔案管理人員隊伍的審核與管理不可小視。但是在當前許多檔案管理機構當中，管理人員隊伍的專業素養普遍不足，沒有經過系統的知識技能培訓，甚至不具備檔案管理的相應資質證明，所以自然無法勝任這項工作，也自然無法保證管理工作整體的專業性。

1.2 管理體制亟待完善

隨著社會的不斷發展，信息技術的不斷普及，檔案類型也愈發復雜，有形的紙質檔案、無形的信息檔案，這些都是必要的檔案類型，雖然隨著信息技術的普及，紙質檔案相較以往會越來越少，但是許多重要的檔案依然是以紙質類型為主。所以管理體系要更加復雜，管理權責也要更加明確，這樣才能夠確保達成管理目標，但是就目前的實際管理情況來看，當前我國檔案管理機構的管理體制依然需要得到進一步完善，要把規章確切落實下去，體現權威性，否則會導致管理工作愈發混亂。

1.3 管理技術革新不及時

檔案管理并不是一項簡單的工作，以上亦曾談及，在新形勢下，隨著檔案類型愈發復雜，數量不斷增加，管理技術的革新也必須要及時，才能夠確保達成管理目標，但是當前我國檔案管理機構的技術革新并不及時，無法與當前的技術形勢相符合，為了確保管理成果，只有積極革新，才能確保達成管理目標。

2 新形勢下機關檔案管理工作優化策略

2.1 積極提升人員素養

機關檔案是我國黨政機關事業單位留存重要文檔信息的記錄方式，關系到許多重要機密信息，只有嚴格管理，才能夠避免出現重大的信息危機。檔案管理人員則是完成這項工作的主體，關系重大，自然要具備相應的專業素養，才能夠避免風險。為此檔案管理機構首先必須要充分意識到機關檔案管理工作的實際意義，甚至關系到國家安全，所以如果管理人員篩選與培養的過程過于隨意，很可能引發更大的風險。所以管理機構必須要更認真的篩選與培養檔案管理人員，在招聘時應當更加重視對管理人員專業意識的審核，分析其是否具備檔案管理所具備的嚴謹認真的特質，盡可能保證其已經具備了檔案管理的專業資質。此外在入職之后，應當開展系統化的知識與能力培訓，對于尚未考取專業資質的管理人員，應當及時組織參與考核，確保其具備了上崗能力之后，在給予其正式入職的資格，有了專業化的人才隊伍，才能確保管理工作更加順利的推進。

2.2 完善管理體制

管理體制的完善，是確保機關檔案管理工作可靠性的必要一環，為了保證工作的順利推進，要將權責進一步細化，確保工作目標得到進一步明確，以相關法規為基礎，體現權威性，才能避免在出現檔案管理風險時無人負責，相互推卸責任。為了確保管理成果，首先必須要從最上級到最基層，明確管理的權限，根據檔案的不同層級，分配檔案管理的任務，甚至細化到每個人，規章必須上墻，而且要配合獎懲機制，激發員工的工作熱情。并且要根據不同的工作階段，開展總結與展望會議，對于前一階段的管理工作進行總結，并且對下一階段的工作進行規劃，特別是在出現檔案管理問題的前提下，必須要進行前瞻性的分析思考，得出相應的預防策略，避免后續再產生不必要的信息泄漏問題，才能保證工作的順利推進。特別是考慮到信息化檔案的管理，對于信息系統安全問題，必須要更加重視，要引入創新性的網絡安保技術，提升系統穩定性，避免出現信息被竊取等問題。

2.3 及時革新管理技術

機關檔案所涉及的機構與部門很多，內容繁多且復雜，特別是在新時代、新形勢下，檔案信息管理工作的需求也在不斷變化，雖然我國引進信息化的機關檔案管理技術已經有一定的時間，但是就目前的管理概況來看，技術革新跟不上形勢的問題是不可忽視的現實。這很容易引發檔案管理的風險，所以管理機構只有及時根據趨勢革新管理技術，完善管理平臺，增加檔案管理系統的子分支，確保相關管理人員能夠通過明確的系統分支盡快找到相應的檔案信息，并且達成快速調取、共享檔案信息的目標。3結語

社會的新形勢下，機關檔案管理工作的技術難度越來越高、工作量越來越大，工作體制與技術的革新也成為了必要任務。管理機構必須要意識到當前的趨勢，明確改革重點，確切落實相關工作，達成工作目標，才能確保檔案安全，確保自身未來的發展。

參考文獻

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