真實是企業(yè)檔案管理工作的生命

秦勵

【摘 要】本文從以下六個方面論述了檔案真實性的重要意義和必要的措施意見：

1、企業(yè)全體員工的敬業(yè)和誠信是檔案真實性的必要條件。

2、高質(zhì)量的專業(yè)管理是檔案真實性的保證。

3、真實的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)生存、發(fā)展的前提。

4、深入研究、分析、利用真實的檔案資源，是不斷提高企業(yè)經(jīng)營管理效率的捷徑。

5、必須用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷武裝、創(chuàng)新檔案管理，使其真實性從單純的文字記載向形象跟進(jìn)，更好為企業(yè)服務(wù)。

6、不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的需要。

【關(guān)鍵詞】真實性；檔案；生命

企業(yè)的檔案是指在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各種活動中形成的有保存價值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄。

企業(yè)的檔案管理工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案的提供和利用。

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是企業(yè)工作的數(shù)量、質(zhì)量、效益等工作效率的足跡。只有真實可靠的檔案記載，才能為企業(yè)的生存和發(fā)展服務(wù)；才能為研究本企業(yè)的經(jīng)營管理和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料；只有對真實的企業(yè)活動，進(jìn)行科學(xué)分析，揚長避短，才能制定出切實可行的企業(yè)經(jīng)營管理策略和規(guī)劃。

不能真實的記錄企業(yè)活動的檔案，就失去了服務(wù)企業(yè)的意義。因此，檔案的真實成為檔案工作的生命。

一個企業(yè)能否建立起科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，確保檔案的真實可靠，是衡量一個企業(yè)管理水平的重要尺度。

為確保企業(yè)檔案的真實、可靠，必須做好以下各項工作：

1、必須不斷提高員工的整體素質(zhì)

企業(yè)全體員工的敬業(yè)和誠信是檔案真實性的必要條件。任何企業(yè)的活動離不開人和物這兩個基本要素。而人是企業(yè)活動中的主體。記錄企業(yè)活動的檔案，就是記錄人在企業(yè)中的活動，并且是人們自己記錄自己的活動。如果人們由于某人或某些人的某種原因，不能真實的記錄自己和他人的活動，那么所形成的檔案就失去了真實，失去了存在的價值。如果人們把不真實的檔案作為分析、研究、制定制度、規(guī)劃、措施的依據(jù)，就將把企業(yè)引向邪路上去。因此，要使企業(yè)的檔案真實可靠，必須在提高人的素質(zhì)上下功夫。

2、必須建立科學(xué)、高效的專業(yè)管理體系

高質(zhì)量的專業(yè)管理是檔案真實性的保證。優(yōu)秀的企業(yè)經(jīng)營管理工作，是按著科學(xué)的專業(yè)分工進(jìn)行的。各專業(yè)部門在企業(yè)總體規(guī)劃目標(biāo)的旗幟下，按照各自的職責(zé)去做自己的工作。企業(yè)活動的實質(zhì)是在決策層的率領(lǐng)下，通過各專業(yè)部門的管理層協(xié)調(diào)執(zhí)行層進(jìn)行的。只有各專業(yè)部門能夠形成本系統(tǒng)真實記錄自己活動的檔案，才能在綜合管理系統(tǒng)中形成全面真實反映企業(yè)活動的檔案。只有這樣的記錄才能為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)。沒有高質(zhì)量的專業(yè)管理，檔案的真實性是很難保證的。

3、必須從企業(yè)生存發(fā)展的高度認(rèn)識檔案真實性的意義

真實的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)生存、發(fā)展的前提。在全球經(jīng)濟(jì)一體化的今天，在高度信息化的今天，企業(yè)要想在這樣的經(jīng)濟(jì)體系中占有一席之地，離不開企業(yè)自身的經(jīng)營業(yè)績，也就是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的公開發(fā)布。如果這些數(shù)據(jù)是真實可靠的，就有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行交往和合作奠定堅實的誠信基礎(chǔ)。就會在競爭激烈的環(huán)境中贏得存在發(fā)展的空間。如果你所發(fā)布的數(shù)據(jù)是虛假的，騙得了一時，騙不了長久，一旦企業(yè)失去信用，就失去了企業(yè)生存的條件，更談不上發(fā)展，那就是企業(yè)生命的終結(jié)。

4、必須充分認(rèn)識檔案資源的重大作用

深入研究、分析、利用真實的檔案資源，是不斷提高企業(yè)經(jīng)營管理效率的捷徑。目前一些企業(yè)，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，工作完成以后所形成的檔案，只是往檔案管理部門一交，就再也與自己無關(guān)了。甚至有的人認(rèn)為檔案管理工作可有可無。因此，很少對檔案進(jìn)行深入細(xì)致的研究、分析。其實，任何一個企業(yè)，不論它經(jīng)營管理的水平多么高，都存在著進(jìn)一步提高、改進(jìn)的空間。而這個空間，就存在于對自己走過的足跡——檔案之中。有理想，有追求，有抱負(fù)的企業(yè)，它一定是對自己經(jīng)營管理足跡有組織、有嚴(yán)密規(guī)章制度規(guī)范下的，不斷的從戰(zhàn)略高度，對各種檔案進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的研究分析的企業(yè)。它們會通過這些研究和分析，找出經(jīng)營管理過程中的不足，挖掘企業(yè)潛在的降本增效空間，追求企業(yè)的效益最大化，而這就是向管理要效益的捷徑。

5、必須用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷武裝、創(chuàng)新檔案管理，使其真實性從單純的文字記載向形象跟進(jìn)，更好為企業(yè)服務(wù)

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，電子文件、影視資料的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。為了做好檔案管理工作，必須不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，在全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)企業(yè)生存發(fā)展的作用。

6、必須不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的需要

檔案工作是企業(yè)活動中不可缺少的重要組成部分，它記錄著企業(yè)的昨天，服務(wù)于企業(yè)的今天，指導(dǎo)著企業(yè)的明天。新時期檔案工作的發(fā)展為檔案人員提出了新的、更高的要求，不斷提高檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮檔案的作用，其意義深遠(yuǎn)，責(zé)任重大。必須不斷培養(yǎng)、創(chuàng)建起一批具有開拓創(chuàng)新和德才兼?zhèn)涞臋n案管理隊伍。

作為檔案工作者必須充分認(rèn)識到自身工作的責(zé)任、價值和意義，要有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，還要有默默奉獻(xiàn)的精神，要努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識、企業(yè)管理知識、文秘寫作知識、計算機(jī)知識，熟悉本企業(yè)基本情況，具備較強(qiáng)的綜合分析、文秘寫作、規(guī)劃組織協(xié)調(diào)能力，成為一專多能的復(fù)合型人才。確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。

檔案的真實性對企業(yè)的生存、發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要不斷提高對檔案真實性的認(rèn)識，達(dá)到逐步增強(qiáng)全體企業(yè)員工的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)全體員工的工作熱情，達(dá)到增強(qiáng)企業(yè)生存、發(fā)展能力的目的。

【參考文獻(xiàn)】

【1】《中華人民共和國檔案法》2017修訂版

【2】《中國海洋石油總公司檔案管理辦法》 2011年版

【3】《中海油能源物流有限公司檔案管理規(guī)定》 2017年11月1日頒布實施

【4】《中海石油（惠州）物流有限公司檔案管理規(guī)定》2013年6月實施