淺談檔案管理信息化建設與規范化改革

秦燕

【摘 要】檔案管理信息化建設是一項長遠而艱巨的發展任務，在信息化的今天，實現檔案管理信息化是我們檔案管理工作所面臨的嚴峻挑戰和時代機遇。通過分析我們目前檔案管理中存在的問題，學習現代信息化技術和先進的管理理念來逐步完善檔案管理信息化建設，一定能夠加強各項事務的管理，促使檔案管理信息化建設逐步落實，充分發揮檔案管理的重要作用。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；規范化

檔案管理通過借助計算機技術以及互聯網，能夠對檔案管理進行信息化、數字化的管理，對于社會各界、各部門的工作效率以及工作質量的提高與保障，意義十分巨大，檔案管理信息化是社會進步、科技以及互聯網不斷發展的產物，為了順應我國社會主義現代化的發展，將檔案管理信息化貫穿到整個社會的檔案管理工作的內部，是非常有必要的。

一、企業檔案信息化建設概述

檔案信息化，就是指按照國家有關部門頒布的檔案信息化相關法律法規，運用計算機網絡技術，對企業的檔案進行收集、整理、保存、利用，并最終轉化成優質的社會服務。企業檔案信息化的內容，主要包括以下幾點：第一，利用辦公自動化軟件，進行企業電子文件的管理；第二，運用電子儲存設備，將企業檔案信息數字化；第三，企業檔案部門利用計算機網絡技術，為企業內部外部人員提供檔案網絡服務；第四，在企業檔案網絡服務的基礎上，結合傳統的檔案館服務項目，建設企業數字檔案館。企業檔案信息化的特點包括：保持企業檔案的原始性、實現企業檔案管理的全面覆蓋、提升企業檔案信息的時效性、表現企業檔案管理的特殊性。

二、檔案管理信息化的特點

1.檔案在存儲方面的特點

目前而言，紙質檔案的數量仍然占大多數，然而紙質檔案卻有其難以克服的缺點，首先紙質檔案的材料為紙張，不論紙張初始的質量是好是壞，在經過幾十年之后，若沒有經過各種方案對紙張進行處理保存，紙質檔案不可避免會出現一定程度的損壞，其次紙質檔案在錄入時，由于采用人工用書寫的方式進行錄入，在錄入時也會對紙質媒介進行破壞，而且會產生較多的錯誤，給檔案信息的采集、存儲、管理等諸多工作造成困難。而信息化的檔案管理工作，可以從網絡平臺等途徑，采用電子錄入的方式對檔案進行采集和錄入，有利于加強檔案的管理工作，并且對電子檔案的存儲環境也有所降低，減小了在檔案儲存方面的工作量。

2.檔案在使用和查詢方面的特點

如何能夠高效的利用檔案中的信息，提高資源的共享性，已經成為檔案管理工作必須面臨的問題，傳統的檔案在查詢和使用等方面所面臨的問題較多，比如手續復雜、檔案的紙質老化等問題，而在信息化的檔案管理工作中，能夠極大地提高檔案資源的利用率，簡化使用檔案的流程，一套流程在電子平臺上即可實現。

三、檔案管理信息化中存在的問題

1.檔案管理意識薄弱

在很多企業和單位中都必然存在檔案管理部門，但是很多單位缺乏對檔案管理重要性的認識，認為檔案管理部門僅僅只是需要將單位材料進行簡單的歸檔保存即可，從而出現檔案移交歸檔存在質量問題、檔案分類不準確等問題。因為長期認識不到位，循環下去，會導致單位的檔案管理存在諸多問題，需要查找信息時無法快速有效地找到文件，導致檔案管理部門形同虛設，實際效果微乎其微。

2.檔案管理隊伍落后

檔案管理的信息化建設是一個較為專業的建設和管理過程，對于人員素質有一定的要求。但是現在的很多單位在進行檔案管理信息化的過程中更多的是簡單的提出一個口號，讓原本的工作人員將檔案信息轉化為電子信息存在，沒有進行進一步的整理規劃，這就使得檔案信息化管理無法實現其預期效果。

3.缺乏統一的管理標準

雖然各個單位都有專門的檔案管理部門對整個單位的檔案工作進行管理，但是每個部門不可避免的都會有自己的檔案信息需要管理。由于目前很多單位缺乏統一、有效地檔案管理標準，使得各個部門的人員更多的是根據自己的經驗進行檔案管理，造成各個部門之間檔案管理模式相互獨立，嚴重影響了單位整體對檔案的集中管理和利用。

四、當前加快檔案管理信息化建設的幾點思考

1.從源頭抓起加快數字檔案資源積累

數字檔案資源是檔案信息化建設的基礎和源頭，數字檔案資源建設方案包含數字檔案的收集、建設、長期保存和評價四個方面[3]。各檔案部門應該按照“存量數字化、增量電子化”原則加快推進館室藏檔案的數字化工作，加強電子文件歸檔和電子檔案接收，在資源積累的過程中，要按技術標準建設數字資源，能夠有效檢索和利用，并能夠長期保存。

2.完善檔案標準規范，逐步實現軟硬件設備的統一配置

檔案管理部門要進一步健全檔案管理制度，修訂完善檔案管理實施辦法、檔案管理工作手冊、檔案考核評價辦法等標準規范。檔案管理軟硬件設備是基本保障，各檔案管理單位根據實際情況配置統一的信息化設備和信息管理軟件，可使得檔案信息最大范圍兼容或共享。隨著科技快速發展，軟硬件設備應該及時更換更新，防止因硬件設備問題導致工作出現隱患，防止因軟件版本問題導致工作出現瑕疵。

3.以云服務為核心，探索建立檔案集成管理與共享利用平臺

云平臺具有零投入、便操作、大數據、保安全、云服務等多項優勢。其中的關鍵是要以云服務為核心，以用戶需求為導向，提升檔案信息的準確性、有效性、利用率和使用價值，最大限度地提升檔案資源共享度。其次要做好云存儲，加強數據處理能力，確保電子檔案的完整，降低檔案存檔故障發生率。

4.樹立底線思維，不斷健全檔案安全體系

安全是檔案管理的重要前提，是檔案管理的底線，也是檔案工作者的首要職責。信息化新時代下，人防、物防、技防構成了三位一體綜合安防體系，可以降低安全隱患，確保信息安全。比如說，檔案庫房要安裝自動報警、自動滅火、溫濕度調控設施，所有涉及檔案安全的場所都要安裝監控報警設備。外包的檔案室要加強對檔案服務外包中標企業的管理，加強對保密資質的審核，防止檔案數據的失泄密或者不當擴散。定期或不定期地組織開展檔案安全檢查和演練，確保檔案實體和檔案信息在收、管、存、用各個環節的安全，確保檔案安全萬無一失。

5.加快檔案管理工作的網絡平臺建設

檔案管理工作的網絡平臺是檔案信息網絡建設的重要組成部分，網絡上的信息資源需要在一個平臺上進行交互，檔案管理網絡平臺的建設需要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力對其進行建設維護，方便個人與檔案信息的交互性。

6.完善網絡信息安全體系

完善檔案網絡信息的安全體系是檔案管理信息化的關鍵，只有能夠保證一個安全的網絡安全體系，才能最終完成檔案管理的信息化，檔案信息具有其特殊性，檔案中有的信息是公開的，然而有的信息是絕對保密的，需要對檔案信息進行分級進行管理，同時檔案信息還容易受到病毒、黑客攻擊等威脅，需要對這些威脅進行防范，為檔案信息營造一個安全的環境。

五、結束語

在檔案管理工作的水平和效率都在不斷提升的當下，檔案信息化建設同完善檔案管理工作之間有著十分密切的聯系。本文主要通過對當下檔案管理信息化的現狀中存在的主要問題進行分析，提出幾點解決策略，希望能夠為檔案管理工作提供參考。

【參考文獻】

[1]劉艷.淺談檔案管理信息化建設中的標準化問題[J].人力資源管理，2017（03）：189-190.

[2]戴彥.檔案管理信息化建設的現狀及對策[J].城建檔案，2017（01）：25-26.