人事檔案管理信息化建設的方法研究

王秋麗

【摘 要】經濟發展和時代進步，對企業人事檔案管理工作提出了全新的要求，而檔案信息化的出現，使企業人事檔案管理信息化建設處于機遇與挑戰的發展局面中，對企業人事檔案管理工作的開展產生了極大的影響。通過人事檔案管理信息化建設，可以實現企業檔案資源的高效利用和配置，將企業人事檔案管理工作落實到位，確保檔案管理水平的穩步提升。本文主要針對人事檔案管理信息化建設的方法展開深入研究，希望為相關行業人士提供些許幫助。

【關鍵詞】企業；人事檔案管理；信息化建設；方法

目前，在科學技術不斷發展和進步過程中，極大地促進了人事檔案管理信息化建設，在開展人事檔案管理工作方面發揮著極大的促進作用，已經得到了企業內部的高度重視與關注。在企業人事檔案管理工作開展過程中，存在著較多的薄弱點和空白點，嚴重影響著企業檔案管理工作的開展。因此，必須要制定切實可行的解決方案，加強科學技術的廣泛應用，高度重視人事檔案管理信息化建設，采用先進的管理手段和管理方法，不斷創新、與時俱進，不斷提高人士檔案信息資源利用效率，促進人事檔案管理工作的順利進行。

一、人事檔案管理信息化建設的重要性分析

（一）有利于為人事檔案信息查閱具有一定的便利

對于人事檔案管理信息化建設，旨在實現人事檔案信息資源的數字化和電子化。也就是要加強計算機信息技術的應用，做好館藏人事資料和紙質檔案信息的收集與整理工作，確保在檔案信息存儲中[1]，與數字化目標相符合，為查閱人事檔案信息提供相應的便利，將人事檔案管理信息化建設的使用價值充分發揮出來。

（二）有利于提高人事檔案管理工作質量

得益于信息化時代的出現，以往傳統人事檔案管理模式存在著較多缺陷，與企業發展現狀嚴重不符。而通過加強信息化建設，可以將信息化、網絡化的優勢充分發揮出來，確保人事檔案管理和信息化處理效率的穩步提升。所以相關操作人員必須要注重信息化和網絡化[2]，處理好各項人事數據信息的搜集和整理等工作，緩解操作人員的工作壓力，以便于工作效率的提升。

加強人事檔案管理信息化建設，需要廣泛應用互聯網和局域網，以防出現信息重復錄入現象，將工作失誤率的出現降至最低。同時，還可以結合實際情況進行信息動態化的更新與升級，給予人事檔案信息實效性和準確性一定的保障。

（三）有利于實現檔案資源的高效利用

對于人事檔案來說，在服務人事工作中發揮著重要的作用，所以必須要加強全面、完善的人事檔案資源管理模式的構建，與檔案管理工作的諸多需求相符。.通過人事檔案管理信息化建設，屬于全新的人事檔案管理模式之一，不斷提高檔案信息資源的利用效率，進而更好地實現檔案資源的高效利用和開發目標。

二、人事檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）缺少完善的基礎設施

要想將人事檔案管理信息化建設落實到位，必須要借助完善的基礎設備，比如計算機、掃描儀以及網絡等，給予人事檔案信息一定的保障。然而在實際上，一些企業缺少完善、全面的基礎設施配備[3]，對人事檔案管理信息化建設產生了極大的阻礙。

（二）以往傳統人事檔案管理模式與信息化建設較不協調

在以往傳統人事檔案管理工作中，主要以紙質化為主，沒有對信息化辦公模式進行深入分析，在管理制度和工作方法等方面存在著較多缺陷和漏洞，信息化管理模式尚未得到廣泛應用。而且諸多工作的規則和標準也存在著一定的區別，所以紙質檔案管理模式難以順利過渡到信息化檔案管理模式，對人事檔案管理信息化建設產生了極大的影響。

（三）缺少完善的人事檔案管理機制

對于人事檔案管理來說，一些員工的檔案過于注重用人單位，一些員工檔案由人才交流中心進行管理，人事檔案保管處于比較分散化的狀態，統一化的管理尚未實現。第一，由于統一管理的缺失，一些人員會鉆檔案管理的空子對參加工作的時間或年齡等進行更改，存在著嚴重的盲目性和隨意性，甚至威脅到了檔案的真實性。第二，在檔案傳遞程序和具體運轉過程中，存在著較多薄弱點和空白點，比如一些人員已經離職[4]，但是在檔案傳遞過程中，沒有按照相應的程序來進行，加大了檔案的丟失概率。

（四）統一的信息化管理標準嚴重缺失

在人事檔案管理信息化建設過程中，信息化建設標準是至關重要的，也是提高人事檔案管理信息化建設質量的重要實施條件。然而在實際上，一些企業的管理標準尚未規范、統一，與實現檔案資源共享性目標相差比較大，很難將檔案管理工作落實到位。

（五）檔案管理信息化人員的素養難以保證

現階段，在一些企業的人事檔案管理信息化建設中，管理人員的保密意識和安全意識尚未形成，檔案信息泄露和丟失等現象經常出現。而且在檔案管理人員的結構方面，也存在著一些不完善的地方，人員的專業性難以保證，尚未能充分掌握信息安全技術和計算機等相關理論知識，所以難以借助檔案管理人員來促進人事檔案管理信息化建設的順利推進。

三、人事檔案管理信息化建設的解決方法

（一）采用先進技術設備，加大經費投入

1.在人事檔案信息化管理過程中，相應的技術設備是必不可少的，這已經成為信息化建設的重要實施條件，也是實現檔案信息資源利用和開發的重要方式方法。因此，在加強人事檔案管理信息化建設過程中，要加強先進技術設備的購置，不斷提高技術設備的更新換代效率[5]，構建完善的網絡信息管理系統，確保人事檔案信息化管理效率的穩步提升。

2.在信息化時代發展中，要想實現檔案管理信息的數字化和網絡化，除了要注重對設備和技術的更新和換代，還要注重對檔案信息化管理經費的投入，加強人力、物力以及精力等方面的投入，并將檔案信息化管理納入為專項投入，與檔案信息化管理需求相符合。

（二）應用檔案管理信息化技術，構建檔案資源查詢系統

1.在人事檔案管理工作信息化改革過程中，必須要加強人事檔案管理技術的應用，確保操作的便捷性和迅速性。所以企業必須要加大技術投入力度，給予人事檔案管理信息化建設一定的扶持。首先，企業要從自身實際情況出發，為相關人員配備最為適宜的人事檔案管理操作系統或軟件。第二，還要加強個人檔案信息平臺建設，借助姓名、崗位以及工號等信息進行信息檢索，確保人事檔案管理向信息化建設順利邁進。

2.在信息化建設過程中，還要基于網絡構建檔案管理信息查詢系統，以便于檔案信息的查詢，具有極大的便利性，其使用范圍主要包括企業領導和人事處工作人員等。企業內部的專業技術人員可以在登錄平臺以后進行發布，部門領導在經過在線審批以后，局域網的用戶可以在線對所需文件進行瀏覽，并將其打印出來。其中在查詢過程中[6]，也要加強分類檢索和專題檢索等方式的應用，實現了檔案信息資源的高效利用。此外，其他工作的人員也可以利用在線授權和遠程登錄等方式來進行信息查詢。

（四）注重檔案管理信息化軟件的研發

在人事檔案管理信息化建設過程周蘇紅，信息化操作平臺是至關重要的，檔案管理人員和科技人員之間必須要加強交流和溝通，共同致力于人事檔案管理信息化軟件的研發工作，實時更新和升級各類操作系統，制定出全面、完善的檔案信息數據管理系統。在構建檔案數據管理系統過程中，必須要對檔案管理工作的實際需求進行深入分析，將維護功能、查詢功能以及傳輸功能等納入到系統之中。

此外，在人事檔案信息化管理中，信息數據屬于相關人事檔案的全部數據的集合體，這些數據可以重復使用，所以在人事檔案管理信息化建設過程中，要重點涵蓋信息數據庫建設，為數據利用效率的提升助益，使諸多信息資源的共享性目標成為可能，進而確保信息數據庫服務質量的穩步提升。

（五）加強人事檔案管理信息化建設制度的構建

眾所周知，任何管理工作要想順利開展，必須要借助相關規章制度，人事檔案管理工作同樣不例外。在人事檔案管理向信息化過渡過程中，要創新以往傳統的管理制度，加強新型檔案管理制度的構建，確保高度的科學性和合理性，給予人事檔案管理工作一定的制度性保障。

同時，還要加強檔案信息資源共享體系的構建。現階段，諸多企業已經運行了辦公系統檔員化系統和管理系統等諸多信息系統，屬于檔案管理的重要信息來源。要與現有信息資源結合在一起，制定完善、統一的檔案信息資源共享體系。對于人事檔案部門來說[7]，必須要提高對信息化獨立性的高度重視，將對檔案信息化人才的培訓和考核落實到位。并引導檔案信息化人員樹立高度的職業道德觀念，嚴格規范和約束自身的行為。

（六）統一規范檔案管理信息化建設標準

對于人事檔案管理信息化建設來說，屬于比較復雜、繁瑣的系統化工程，與諸多部門和人員之間有著緊密的聯系，要想促進檔案管理信息化建設的順利進行，必須要將電子檔案系統建設的整體性落實到位。所以在信息系統的設計和開發過程中，設計人員要與用戶之間保持密切的聯系和溝通，積極開展系統內部各個模塊之間的銜接工作，為提高檔案管理信息系統開發的有效性和實效性創造便捷。

同時，要想確保檔案信息使用和管理效率的穩步提升，必須要貫徹落實好國家相關的規定和標準，加強標準化信息管理軟件的廣泛應用。

（七）加強人事檔案管理信息化的網絡安全

人事檔案管理在信息化建設過程中，與網絡安全問題之間的關系是極為緊密的，所以在人事檔案管理信息化建設過程中，必須要積極開展網絡安全方面工作。

第一， 要提高對網絡安全監測的高度重視，要將入侵檢測系統納入到共享網絡設備之中，對數據進行實時統計和分析，如果出現安全隱患，可以立刻進行警報，并采取相應的應急解決辦法；

第二，針對不同信息類型，要加強安全等級劃分，對查閱權限進行合理設置，借助賬號密碼來確認身份，或者也可以使用指紋或人臉識別，以防泄露人事檔案信息；

第三，加強軟件系統訪問限制的構建，加強防火墻形式的應用，對訪問行為進行有效控制，將網絡安全工作落實下去；

第四，加強反病毒技術的應用。一般來說，預防技術、檢測病毒以及消除病毒等是抗病毒技術的重要構成。其中，對于病毒預防技術來說，可以對系統控制室進行優先訪問，對系統中是否存在病毒進行準確判斷，避免在計算機系統中流入計算機病毒；而對于病毒清除技術來說，要深入分析計算機病毒，加強刪除病毒程序的開發，避免計算機病毒的出現。

第五，加強檔數檔案信息化技術的應用，在文件信息共享和交換的操作環境中，具有較高的虛擬性，必須要對用戶進行檔數檔案信息化[8]。對于檔數檔案信息化來說，需要將用戶檔數和檔案信息化管理結合在一起，避免攻擊者通過假冒身份來進行用戶訪問。

（八）提高檔案信息化管理人員的綜合素養

首先，要引導人事檔案管理人員樹立高度的保密意識和安全意識，為員工查詢資料提供一定的便利條件。企業要積極宣傳和推廣保密和安全意識，將其滲透到人事檔案管理工作的方方面面。其次，對檔案管理人員結構進行合理化調整。一般來說，對于企業人事檔案管理人員來說，大都來自于人力資源管理專業或檔案管理專業，然而在人事檔案管理信息化過程中，必須要對其結構進行調整，積極引進檔案管理專業人才，優先選擇安全技術專業或計算機技術專業的學生。最后，要提高檔案管理人員的專業素養。對于人事檔案信息化，對人員的專業技能的要求越來越高，也要求人員要正確掌握信息技術。所以企業要開展一系列業務培訓，定期召開專家講座或開展課程再培訓。

四、結束語

綜上所述，企業要想促進人事檔案管理工作的順利開展，必須要加強信息化建設，將兩者結合在一起，發揮出兩者結合的優勢。人事檔案管理信息化建設任重而道遠，必須利用好科學技術，加強檔案管理信息查詢系統，并制定完善的檔案管理相關規章制度，不斷提高檔案信息的利用和開發效率，避免出現檔案信息丟失現象，進而實現人事檔案管理和信息化建設的完美整合。

【參考文獻】

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