淺談如何提高財務檔案管理的規范化和水平

向紅

摘要：伴隨我國經濟的逐漸提升，財務檔案監管作業在總體經濟活動中發揮著舉足輕重的作用。本文將主要圍繞財務檔案管理工作的基礎內容和作用展開分析，并提供提升此項工作規范化與水平的有效措施，以供參考。

關鍵詞：財務；檔案管理；經濟活動

引言：

對于財務檔案工作而言，其能切實反饋出企業的運作蹤跡，是企業參與社會生產活動的主要記載。站在國家的角度來看，此工作能客觀反應我國經濟發展局勢，為我國編制出科學合理的政策供應有效根據；站在企業本身角度來看，此工作能高效減少經營危機，提升經濟利益。

一、財務檔案監管的基礎內容和實際作用

（一）基礎內容

此項作業囊括財務檔案里涵蓋的全部經濟材料，財務檔案的基礎內容主要有財務報表、會計賬目、會計檔案、資本應用進程中生成的憑單、電子檔案記載、銀行存款記賬單、財務有關信息的維護記載本、財務電子檔案信息更新的有關信息保存與備份文檔、有關設施設備、檢查后的會計檔案還有企業單位有關的財務監管材料與信息數據。所謂財務檔案監管便是針對以上財務材料還有相關設施展開的搜集、記載、整合、儲存、維護等作業[1]。

（二）實際作用

首先，財務檔案監管能力的好壞直接影響著的企業發展進程。就財務檔案而言，其是企業事業單位在參與社會經濟活動中生成的具備相應留存意義的財務記載，各個記載內容均是經濟活動的有效反饋。通過其余視角觀察，財務檔案的負責內容能折射出現相關企業單位經濟活動的科學性和可行性。財務檔案在確保企業的常規作業秩序、科研還有生產制造秩序方面有著明顯的推動性作用。

其次，財務檔案身為信息保證、維系監管、監督審核、經濟歷史探究的根據，具備良好的考察價值。財務檔案是編制財務規劃的主要信息源，同時也是編制合理經濟決定的數據源，更是保護經濟活動、作業秩序的重要參照，能在單位上級領導人員下發一些戰術決定時給予可行建議。

最后，財務檔案是進行歷史探究的記憶庫，貯存了豐富的財務工作閱歷，技術手段與智慧結晶，并且也是研究中心內在的發展規律與經濟文化的主要文獻基地。

二、提升財務檔案管理規范化與水平的有效對策

（一）創建完善的財務檔案監管體制

第一，編制健全的財務監管規范。規范是確保監管作業有序進行的根本，同時也是組織工作的先決條件。一般狀況下，財務監管規范通常涵蓋儲存規范、節約規范、更新廢棄規范以及保密規范等等。此外，規范要對企業中全部工作人員有一定的束縛性，激勵所有人員時刻遵循檔案監管條款，嚴謹依據制度控制本身行為，并且內部每個部門間都要互相督促，預防不科學檔案翻閱行為發生。

第二，建設單獨額財務檔案監管小組，執行領導責任制，且安排專業性較強的專門監管人員還有適當的審查督導人員，實行從上到下的監管職責制，以此提升監管水平。例如，在小型企業內，可安排財務部門的一位人員落實檔案監管的管理工作，有助于財務工作人員實時發現工作中的漏洞和瑕疵，便于搜尋與校對賬目，改善常規作業[2]。

第三，依據我國下發的檔案監管標準，定期組織檔案的革新與銷毀作業，實現有序監管。因為檔案劃分類型繁多，對其展開監管的過程中要把屬性與種類無異的文獻予以分類，且制定相同的編碼，便于將來搜索。科學合理的裝訂、保存檔案，針對逾期或是沒有利用價值的文獻材料依據相應流程展開廢除，確保檔案的實效性。另外，監管人員要加強電子檔案的儲存作業，其具體內容和紙質檔案內容要互相統一。

（二）加強對監管人員的培訓工作

相關領導干部要積極關注財務檔案監管人員的再教育和培訓活動，編制落實規劃，提升檔案監管能力。監管人員的專業素養和水平直接影響著企業檔案監管質量的優劣，必須要對其展開全方位的教育和培訓。培訓形式可選擇以下幾種，例如邀請專業人士到企業內部指引監管活動，組織講座，借鑒良好企業的監管形式還有參考有關領導的建議歸置檔案等等。財務檔案文獻的具體內容多種多樣，涵蓋面較廣，尤其是對大中型企業而言，檔案項目眾多，材料量較大，如果匱乏高效的監管形式，必然會限制企業的可持續發展。此項工作的專業人士具備管理閱歷與合理的監管手段，可以對監管作業發表有效性的建議，并且有利于更改工作人員的思想理念，可通過全新的要素實施監管。強化對外溝通和協作，到優秀企業觀摩借鑒其監管形式，且綜合企業實際狀況考慮，有針對性的運用監管觀念，有利于企業提升檔案監管水平。相關領導人員要從大局出發，編制順應本身發展的檔案監管計劃。所以，監管人員在展開改革時，必須要積極聽取上層領導的有效建議，依據其思想展開實際的整理作業。另外，培訓工作不單單僅關注提高財務監管人員的專業素養，并且還要重視提高其歸屬感與責任感，強化道德素養，提升作業主觀能動性。相關工作人員必須要時刻約束自身行為，對自己負責，對工作負責，對企業負責。

（二）促進信息化監管

信息化監管是互聯網技術與計算機技術不斷創新的衍生物，其的使用會大幅度提升財務檔案監管作業的速率和質量。要想做到信息化監管，率先要創建出與此相適應的信息化監管系統。另外還要不斷提升相關人員的信息化水準，以此確保信息化監管真正發揮其自身優勢，促進財務監管信息化效果的增強。當然，信息化建設離不開硬件條件的支持，因此企業要為檔案監管工作提供相應的硬件設備，比如滅火器、電腦、檔案柜等等，確保檔案室擁有較好的通風環境，為財務檔案監管作業的正常展開奠定堅實基礎。

結論：

綜上所述，伴隨科學技術的不斷創新，財務檔案監管作業會朝著現代化、智能化的方向前進。要想提高財務檔案監管規范化與提升，相關企業必須要緊隨時代腳步，主動學習與借鑒新興的監管理念與監管形式，只有在此基礎上，才能確保此項工作順利進行，全面展現其自身價值和作用，協助企業良好、健康發展。

參考文獻：

[1]劉靜.如何提高財務檔案管理的規范化和水平[J].城建檔案，2016（09）：73-74.

[2]郭美芳.實現規范化財務檔案管理 提高財務管理水平[J].城建檔案，2015（06）：51-52.