辦公檔案現代化管理的研究與探討

許蕓

摘 要：新形勢下，急救中心檔案資源建設，事關我國醫療事業的全面發展和創新，事關人民生產生活和人民身體健康，是規范緊急醫療救援中心管理工作和服務工作的重要保障。急救中心辦公檔案管理，歸根到底就是對單位內部的人和物進行依法管理，優化單位內部的組織結構，為單位各項建設提供參考。急救中心辦公檔案完整、真實和連續，可以使其他部門放心大膽的進行決策，省去很多不必要的干擾因素，實事求是的開展各項工作。筆者結合急救中心實際工作情況，綜合自身檔案管理工作經驗，指出目前急救中心辦公檔案中存在的不足并提出相關建議，以期對我國急救中心檔案管理有所助益。

關鍵詞：檔案 急救中心 現代化管理

一、辦公檔案現代化管理的必要性

（一）急救中心辦公檔案現代化管理是充分挖掘其效能的重要手段。一方面，急救中心各項信息都沉淀在檔案資源當中，其價值具有潛在性與隱蔽性，如果不利用現代化手段對其進行管理，其還不能成為現代管理學上所稱的“檔案”[1]。只有對其進行相應的管理并利用，才可以體現其在急救中心各項工作中的地位，引起領導的重視，充分發揮其社會效益和經濟效益。特別是在科技迅猛發達的今天，為急救中心辦公檔案現代化管理提供了一條可行性較強的路徑，各個急救中心檔案管理部門開始充分利用信息化工具挖掘檔案價值。另一方面，如果不能對急救中心辦公檔案進行現代化管理，就會使一些重要的信息資源流失在歷史的長河中，白白浪費急救中心的財力、人力和物力。（二）急救中心辦公檔案現代化管理是整合急救中心信息資源的有效路徑。隨著社會環境的不斷變遷以及時代的更迭，急救中心對信息資源重要性的認識日益清晰，也愈發得到領導層和檔案管理工作人員的重視和關注。同時，急救中心的信息資源涵蓋范圍廣，如果零散的對其進行管理，勢必會影響辦公工作效率。因此，這就要求檔案管理工作人員利用現代化手段，從本中心實際情況出發，對信息資源進行合理的規劃和分析，進而最大限度的發揮現代化技術對急救中心各項工作業務的支持。

二、辦公檔案現代化管理存在的弊病

（一）急救中心檔案現代化管理基礎條件薄弱。急救中心辦公檔案現代化發展的基礎條件是否良好會直接影響到急救中心檔案建設成果。現階段急救中心檔案現代化管理基礎條件薄弱主要體現在以下幾個方面：第一，急救中心檔案現代化建設起步較晚，發展速度緩慢，在發展的初期缺乏成熟的技術和優良的基礎設施。雖然現在單位內部工作人員都擁有計算機，工作人員都可以順利使用狐貍王。但急救中心檔案現代化建設僅僅依賴這些還不夠，其還需要依賴物聯網和高端信息處理設備等方方面面的支持。第二，一些急救中心沒有合理的對人力、財力和物力等進行合理配置，資源配置結構和效率不高，一定程度上阻礙了急救中心檔案現代化管理。（二）急救中心檔案管理工作人員綜合素質有待提高。急救中心檔案管理工作人員的每項工作活動都會對中心的日常管理產生影響。現階段很多急救中心的檔案管理工作人員素質與急救中心檔案管理工作現實需求不匹配[2]。一方面，隨著網絡技術的革新升級以及辦公自動化的廣泛運用，產生了大量的電子化檔案和數據化檔案，對于急救中心檔案管理工作人員的知識結構和綜合素質提出了更高的要求，很多學習接受能力較差的工作人員不能跟上檔案現代化管理的步伐。另一方面，一些急救中心沒有構建一套科學高效的培養體系，致使急救中心檔案管理工作人員的知識結構老化，檔案開發利用效率不高，檔案開發利用與急救中心其他工作無法順利銜接，十分不利于急救中心檔案管理現代化發展。

三、辦公檔案現代化管理的路徑

（一）改善急救中心檔案現代化管理基礎條件。雖然很多急救中心雖然意識到了現代化管理是未來辦公檔案的發展趨勢，但是對于如何系統高效的落實這一項工作，都比較生疏[3]。筆者認為，只有從改善基礎條件入手，優化急救中心的軟硬件設施，方能以不變應萬變，才能切實推動急救中心檔案現代化管理步伐。在硬件方面，不同的急救中心要根據自身單位實際情況以及實際需要，配置高速掃描儀、電子化交換機以及高運行速度的計算機處理器。在軟件方面，有條件的急救中心可以在市場上購買相應的檔案管理軟件，實現對財會檔案、人事檔案、醫療檔案和文書檔案分類的自動化管理。需要注意的是，急救中心要逐漸加大資金投入力度，探索與社會公益機構合作的檔案管理模式，緩解自身資金壓力，為軟硬件的更新續航提供資金支撐。（二）培養高素質急救中心檔案管理人才。急救中心要構建適合本單位檔案管理工作人員的培養體系，力求打造一支永立蘭臺的復合型的人才隊伍。第一，急救中心可以加深與當地的高等院校的合作，建立相應的聯合培養機制，定期選派信息技術基礎薄弱的工作人員到高等院校進行學習，提升這部分工作人員的檔案管理理論水平和實踐操作水平。第二，急救中心要提高招聘條件。在招聘檔案管理工作人員時，要設置相應的門檻，適當提高在計算機技術水平、學歷和專業背景等方面的要求，進而為急救中心注入新鮮的血液和活力。第三，急救中心要積極開展線上線下交流活動，加強與本地檔案館或者其他檔案管理機構的溝通協調，通過舉辦交流論壇的形式，學習其他檔案管理機構的現代化管理理念，汲取營養，吸取經驗教訓。第四，急救中心要鼓勵本單位檔案管理工作人員進行深造，并給予一定政策、資金上的支持，從而激發急救中心檔案管理工作人員的學習積極性。

四、結語

在醫療體制改革大潮滾滾到來之際，充分開發急救中心檔案信息資源已經成為一個非常現實和迫切的問題被提上了急救中心的議事日程。由于我國急救中心檔案資源建設起步較晚，加之缺乏相應模式的借鑒，導致其內在動力不足，一直阻礙著急救中心檔案資源建設的步伐，急救中心辦公檔案開發利用效率與國際水平仍有較大的差距。因此，加強急救中心辦公檔案現代化管理成為了廣受社會各界關注的重大命題。筆者相應，隨著科學技術的不斷飛躍，檔案管理工作人員素質的不斷提升，急救中心辦公檔案管理工作必將踏著時代的腳步日新月異，它對急救中心工作的巨大作用也會逐漸凸顯出來。

參考文獻：

[1] 劉寧.關于新形勢下檔案管理現代化的思考[J].辦公室業務，2018（10）：117.

[2] 張宏偉，劉爽，何金輝.檔案管理現代化探究[J].納稅，2018（14）：113.

[3] 羅世云.醫院檔案管理現代化面臨的問題及對策[J].辦公室業務，2018（09）：184.