研究所小額物資采購管理

歐陽慧娟

【摘 要】 供應部作為研究所的物資采購供應部門，降低采購成本，提高采購質量是供應部門的中心工作，嚴格按照管理規定規范化、程序化地進行各項任務，為研究所提供物資保障，嚴格規范管理。

【關鍵詞】 物資采購 規范管理 降低采購成本

一直以來，供應部以降低采購成本，提高采購質量為中心，規范流程、精細管理、真抓實干、拓展思路、求實創新，嚴格按照研究所的管理規定規范化、程序化地進行各項任務的操作，以卓越的管理為研究所提供物資保障為目標，嚴格規范管理，狠抓科研生產任務的落實，一手抓物資供應保障的完成，一手抓內控制度的完善，苦練內功，嚴格規范管理，圍繞著“保供應、降庫存、促廉潔”三個主要方面，通過各種管理途徑規范零星物資采購行為，加強供應商管理，合理控制采購支出，本著采購流程透明，采購結果合理，采購價格從優的原則，做到價格的確定和供應商的選擇均有據可循。

1、零星物資采購管理存在的主要問題

1.1采購方式不明確，比價工作不規范。對于非指令任務，科研器材、設備、技改經費批量范圍內的零星采購申請訂單或者限額標準以下的小額度項目采購該如何操作，哪些項目該匯總列入競價管理，哪些項目不列入，由于缺乏嚴格的要求，加上缺乏嚴密的機制保障與監督及制度保障，明確相關職責，使得采購管理人員權力過于集中，缺乏應有的制約。

1.2供應商管理有待加強。由于零星采購物資的數量少，種類繁雜等特性，采購人員往往缺少對此類物資的市場調研，多是根據以往的經驗或是傳統方式選擇供應商，一批零星物資直接通知某一供應商送貨，有可能出現品牌不符合研究所要求，或者以次充好，以劣代優的問題，這一方面極大影響了研究所物資采購的質量，另一方面也導致物資采購管理工作效能的降低，這就要求供應部能加強與供應商之間的信息溝通，提供供應商管理水平，規范供應商的行為。

1.3采購管理不規范。比價、競價管理的界定不明，管理不嚴格，不僅容易造成采購成本的增加，也容易導致采購流程、供應商選擇和價格的形成不夠透明公開，給供應商采取不正當競爭方式提供可乘之機，采購人員也面臨拉攏腐蝕，違反廉潔自律的風險。

2、實施途徑和主要方式

隨著研究所科研生產任務的增加，物資供應保障的壓力也相應增加，為科研生產做好物資供應保障始終是供應部各項工作的重心，為使供應部的管理更加精細化，規范采購行為，減少工作失誤，提高工作效率，供應部運用了如下途徑：

2.1進一步完善采購制度體系。零星采購項目單次投資資金量小，但積少成多，總量卻很大，規范零星采購項目管理與規范大額采購項目一樣重要，要建立嚴格有效的管理制度，用各項規章制度來規范和約束采購、競價行為。為此，供應部組織部門業務人員召開了采購管理討論會，詳細剖析了在目前的采購工作中存在的問題及管理上的薄弱環節，提供了解決思路和管理辦法。

2.2細分物資采購方式。為了使采購方式更加規范，供應商選擇和價格的形成方式更加清晰合理，供應部將物資采購方式細分為：集團公司集中采購、研究所組織競價采購、內部競價采購、比價采購、常用物資年度競價、授權代理商直接采購、生產廠家直接采購、求援采購、應急采購、省招標局招標采購。采購員在簽訂物資購銷協議時，必須在以上采購方式中勾選，并經部門計劃員、核價員、部門領導審批通過后方可進入合同審批程序。

2.3常用物資年度競價。增加研究所常用物資競價的范圍和種類，將同品類、同型號、年內多次采購的物資實行年度競價，現供應部已將刀具、量具、O型密封圈、國標件等物資進行了年度競價，在市場價格未出現大幅度波動的情況下，這些類別的物資在采購時可依據年度購銷協議進行供貨。

2.4加強詢價、比價、議價管理。在訂購、采購工作中實行“貨比三家”的原則，控制、減少所有與采購相關的成本，對整個采購過程進行科學管理，將成本控制細化在采購活動中的每一個環節，充分調查和了解市場情況，不斷積累與分析構成產品成本方面的信息，合理運用各種采購方式，將采購成本的降低落到實處。

2.5加強供應商管理

供應商的管理既是供應部物資采購管理工作的重點與核心，也是促使研究所節省經濟成本，確保科研生產順利的基礎與保障。因此，供應部要根據研究所的實際情況優選供應商，既嚴格把關物資質量，同時與供應商保持長期、良好的合作關系。為此，供應部在供應商管理工作的具體方式有：

（1）嚴格按照標準優選物資供應商

優選物資供應商是加強與推進供應商管理工作的基礎和前提，依據中國航發的供應商管理理念，加強對供應商資質、履約能力、售后服務情況的考核評定，增加了供應商準入方面的審批流程。根據我所具體需求擇優選擇供應商。

（2）加強供方考核評定

供應部按照質量管理的要求，對《合格供方名單》進行審查，對供貨單位的資質證明采購進行審查及更換，對其合同履約情況、供貨質量、售前、售后服務等進行綜合評價。

（3）尋求與供應商的合作共贏

隨著科研生產任務的不斷增加，與供應商之間關系的復雜性和管理的艱巨性都在不斷增加，任何一端的失誤，都有可能影響研究所的科研生產工作，這不但要求供應部要將供應商關系作為供應鏈上重要的一環加以關注，同時要優選物資供應商，強化對供應商的管理，加強與供應商的溝通交流，建立可持續性的合作關系，為研究所提供優質、充實的物資供應保障，進一步推進“共贏”局面的實現。

3、取得的成效

據統計，研究所零星采購項目從去年同期的1111項下降到了541項，通過研究所組織競價金額增加了2.69%，供應部組織競價金額增加了20.33%，比價采購金額增加了109.78%，零星采購金額減少了77.48%，所占全年采購金額比例也相應下降到了1.91%，超額完成了把零星采購金額控制在全年采購總額5%以內的目標，成績顯著。常用物資年度競價的金額達到了92.3萬元，較去年同期增加了20%，這使得可進行零星采購的類別減少，物資采購的規范性、可控性更高。