學校檔案管理工作創新的意義與途徑芻議

何青

摘 要：檔案管理工作實現創新對于學校管理工作進一步完善以及促進檔案管理進步都具有十分重要的意義，一方面，其可以保障檔案管理工作實現可持續發展;另一方面，其可為檔案管理工作提供源源不斷的動力。檔案管理工作當中，需要加強創新，促使檔案管理更上一臺階，文章主要研究學校檔案管理工作創新的意義與途徑。

關鍵詞：學校檔案;管理工作;創新;途徑

中圖分類號：G271? ??文獻標識碼：A

學校檔案是教職工在長期工作以及學校管理當中逐漸形成的具有不同價值以及不同形式的文件材料等，學校檔案當中不但記載本學校的辦學歷史，同時也記錄著全體師生的情況，學校為了深入內部的體制改革以及優化辦學，就需要加強檔案管理，重視對檔案工作的創新。

一、學校檔案管理當中的主要問題分析

學校的檔案管理工作需要進行必要的創新，學校檔案作為客觀的材料，主要的作用就是對學校各類情況進行真實反映，相關檔案管理人員需要在思想觀念上進行轉變，更新傳統做法以及思想，找到學校檔案管理工作當中的主要問題。總體而言，學校檔案管理當中主要問題包括兩個方面：一方面，檔案制度缺乏健全性以及職責缺乏明確性。另一方面，檔案管理工作實現信息化當中存在嚴重弊端。

1.檔案制度缺乏健全性以及職責缺乏明確性

對于學校而言，檔案管理相關工作本身就存在一定特殊性。通常來講，學校當中的檔案管理工作主要可以劃分為兩個大類，分別是學生以及綜合檔案兩個方面的工作。其中，學生檔案主要是管理學生當中各種檔案，包括影像檔案以及學生信息等，一般來講，這些檔案主要由檔案室負責;此外，綜合檔案主要是指日常工作當中產生的檔案，包括文書、會計、科技以及影像等多種檔案，以上檔案是綜合檔案室進行收集以及存儲，業務管理主要是辦公室主要負責。除此之外，人事檔案主要是人事部門進行負責。換句話說，學校當中存在多部門管理檔案，但是檔案管理的形式依然比較混亂，其中，各大部門之間的職責總體不夠明確，導致目前檔案管理工作不夠規范。同時，檔案管理部門之間缺少充分有效溝通，檔案信息難以實現有效共享。

2.檔案管理工作實現信息化過程中產生的弊端

隨著網絡技術快速發展以及廣泛應用，實際檔案管理工作也開始發生了重大的變化，逐步向著數字化以及信息化方向快速發展，通常來講，傳統檔案管理的模式難以適應當前高效率的工作，同時難以適應信息化社會的發展潮流。目錄的輸入以及檢索方面，難以實現數字化管理以及現代化管理，同時在網絡化方面也比較薄弱，想要實現信息化依然需要進行發展和完善。不僅如此，信息化的管理之中問題也比較多，例如，電子文件相關的歸檔方法以及載體形式相對于紙質文件本身就存在較大的差異性，然而，現實工作當中卻未能全面體現出這樣的差異性，同時未能將電子文檔本身的優勢顯現出來，這樣，就難以在檔案管理工作當中有效實現信息化以及數字化。

二、學校檔案管理工作當中主要應當采取的創新策略

為了做好學校的檔案管理工作，實現檔案工作創新，相關檔案管理人員需要采取有效的措施，針對目前的檔案工作進行必要的改進，如增強檔案意識、對管理觀念進行創新、健全管理制度以及創新管理體系，同時，創新檔案服務模式。只有做好以上幾個方面的內容，才能保障檔案管理質量以及水平得到有效提升，促進檔案工作健康可持續發展。

1.增強檔案意識以及對管理觀念進行創新

學校檔案工作人員需要提升自身的檔案意識，這就需要強化培訓以及學習，這其中關鍵是提升領導以及干部的檔案管理意識。除此之外，學校檔案管理工作人員需要具備較多的法律知識，需要熟悉檔案法，讓全體員工可以充分認識到檔案工作其實和生活緊密相關，促進檔案管理相關工作在學校當中全面、順利開展。另外，相關教研人員以及管理干部應當充分學習《中華人民共和國檔案法》，促使自身法治觀念以及歸檔意識得到提升，不僅如此，應當將檔案管理的工作逐步納入學校的建設當中，這有關鍵性以及決定性的意義。為了提升全體意識，檔案工作人員需要加強宣傳，宣傳可以讓員工對檔案工作的意義耳濡目染，進一步展現出檔案管理重要性，讓每一個人都可以積極關注檔案管理的相關工作。另外，管理人員應當不斷對自身的管理理念進行更新，緊緊跟隨時代的發展潮流，同時不可以喪失檔案工作傳統和迷失方向。

2.健全管理制度以及創新管理體系

對于學校檔案管理工作來講，最為關鍵的一項內容就是建立健全相關的管理制度，這是實現檔案管理規范化的重要一點，也是關鍵性的一點。學校應當根據本身的實際情況，同時應當按照相關管理辦法以及《中華人民共和國檔案法》，保障檔案管理工作可以建立全面以及完善的管理制度。加強制度建設，針對檔案進行統一以及全面管理，促使檔案相關管理以及學校業務實現同步發展。檔案管理制度不能一成不變，需要根據實際情況進行必要調整以及改進。由于時代正在快速發展，各種問題都有可能出現。因此，實際工作應當學會變通并不斷創新。相關檔案管理人員需要謙虛以及謹慎，不能滿足現狀，而應當發現問題并解決問題，同時完善管理的制度。除此之外，應當在發展當中進行不斷創新。比如，如今信息技術得到飛速的發展，在時代背景下，相關檔案管理人員需要深入考慮多種問題，尤其是計算機技術的廣泛應用，檢索完全可以用計算機取代，那么，是否依然需要人工制作卡片來進行檢索。同時，在各個科室本身都有文檔的背景下，歸檔是否局限在職能科室方面等。以上都是在平時工作當中常常碰到的問題，也是檔案人員應當解決的問題。

3.學校檔案服務模式要創新

社會正在不斷發展，目前計算機技術以及信息技術日益發展，對于目前的檔案管理工作來講，同樣需要發生重大的變化，如應當轉變服務模式，向著數字化以及信息化的方面發展。因此，為了實現這樣的目的，檔案管理人員就應當轉變傳統的思想，對服務方式進行更新，進一步強化計算機技術以及信息技術的重要作用，促使檔案管理能夠積極應用計算機技術和信息技術，創新檔案服務模式。與此同時，相關人員需要進一步強化征集工作，保障檔案信息全面以及完整，采取計算機網絡，并且建立有效的檔案信息平臺，促使信息的查詢以及利用更為方便快捷。不僅如此，服務管理同樣重要，應當進一步提升利用，發展歸檔管理，一方面，相關工作人員應當對檔案館藏進一步豐富，另一方面，應當實現檔案共享，切實保障檔案安全性。同時，在相關業務指導方面，應當加強立案整理，隨時收集好檔案文件，避免重要文件流失。另外，檔案工作人員應當加強調研，采取更加有效的方式了解檔案的信息要求，從檔案當中找到一些有價值的信息實施編研，有效提升檔案利用率。與此同時，相關工作人員應當關注學校各個部門之間信息聯系，對于檔案信息應當實現共享，提升檔案利用效率以及質量。

綜上所述，在檔案管理工作當中應當進行必要的創新，為了適應時代發展以及促進檔案工作質量提升，檔案服務模式要創新、健全管理制度、創新管理體系、增強檔案意識，并針對管理觀念進行創新。

參考文獻：

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