辦公室精細化管理的對策與思路

謝慈雅

摘要：沒有規矩不成方圓，辦公室需要進行精細化管理，目前辦公室存在制度、寫作、員工綜合素質方面的短板，經過分析，提出要完善制度，規范化流程、落實責任到個人等一系列較完善的體系。

關鍵詞：國企;辦公室 ;精細化管理

企業辦公室行政管理中存在的問題

辦公制度要進一步完善

管理制度是企業各部門“沒有規矩不成方圓”的必要規章制度，管理制度的完整、合理性是辦公工作能夠完美進行的基礎。很多公司對辦公室的事務沒有明確的分工，使得有些工作缺少對應的責任人，發生工作無人認領，相互推諉的情況，影響工作的順利進行。

團結協作要進一步加強

辦公室的行政工作需要各部門各人員之間的相互溝通、合作、配合，不是一個人可以單獨完成的。在企業單位的實際工作中，一些企業的員工缺少協作能力，無法進行有效的溝通，當工作出現問題時，員工沒有團隊合作意識，這就導致了問題無法短時間內有效的解決，從而導致辦公效率低下，增加了企業的管理成本。

員工綜合要進一步提高

在企業中，有的員工的綜合素質較低，不能夠勝任辦公室的事務。因辦公室工作的特殊性，導致有些工作沒有具體的責任人，當此類問題發生時，辦公室人員不能及時有效地解決問題，因有的員工綜合素質較低，責任感低下，缺少主人翁意識，對沒有明確責任的工作，不會以積極的心態對待，導致問題的堆積，影響企業的正常運行。

辦公室精細化管理的實施思路

第一，提高效率。辦公室存在著許多問題，如文件和電信操作效率低下。原因是什么，在這之中既有文件量大、人力不足等客觀因素，也有輕重緩急的處理不到位、流通環節缺乏緊密聯系等主觀因素。在眾多事務不可逆轉、不能在短時間內大幅增加員工及人手的情況下，運用精細化管理的理念和方法，進一步完善工作體系，優化運作模式，刪除無效環節，加強考核激勵，這樣可以有效地提高整體工作效率和實現“無增長改善”。

第二，規范運行。日常辦公寫作、會議、事務中存在著一些不周密、不規范的現象，其中有些是由于制度上的漏洞，這些只能靠經驗和情感來操作，有些是明確了規章制度，但沒有嚴格遵守。要解決許多這類的問題，不僅要加快加強辦公室日常工作制度的建設，使一切都能遵守規章制度，還要進一步加強各項制度規定的落實，做到不漏氣、不縮水，這些其實都是精細管理的本質。

第三，塑造形象。辦公室是企業的“前廳”和“墻對墻”。政府對辦公室的印象，基本上都是上級領導、基層干部和人民群眾在辦公室的作風而留下的。因此，樹立良好的風格形象對辦公室就顯得尤為重要。精細化管理的價值取向，如精益求精、嚴謹細致、規范有序，符合政府機關塑造的優秀機關文化和即將要向人民展示的形象，也是政府機關需要塑造的重要原由。

辦公室精細化管理的實施路徑

日常管理程序生活中的大小事務都自有它的規定，政府辦公廳作為政治機構，必須遵守相關的法律法規，這是辦公廳需要放在首位考慮的，因此相關人員在工作時一點也不能馬虎。尤其要堅定黨的領導等核心政治原則，力爭做一個鑄造師，而不是和稀泥。并且平日里要注重完善辦公廳的制度體系，及時進行修修改改，這里說的修是指修繕，按時檢查現有的制度，及時擯棄過時無用的制度，令工作制度與時俱進促進工作的高效完成。補就是查出制度中存在的漏洞，擬定并頒布針對這些漏洞的新規，讓工作體系趨于完整，把每項工作都納入可控范圍內。

工作質量程序

一般來說，標準化指的就是讓任意一個人來做一項工作都能達到預期的效果;或者是由一個人來完成各項不同的工作，都能滿足上級的要求。標準化的前提就是要有一個定位清晰并有著具體要求的量尺，可以放在每個職位或是每個任務中應用。一方面，依據辦公廳職工的不同職能，對每個職位進行嚴格監督，裁定出各個職位清晰明了的責任邊界，讓人員變動對工作進度的影響降到最低。另一方面，根據有關部門的特殊需求，提出可操作性高、針對性強的工作要求，使辦公廳發布的所有條款都是嚴謹的，所做的事都是恰當的。

運轉流程程序

需要特別說明的是，細化管理條例初衷并不是想讓工作更為復雜化，而是希望通過這樣的方式能讓整個工作流程得到優化，把工作細化到每一個小節上，避免出現丟了西瓜撿芝麻的情況。

督促跟進程序

政府辦公廳與其他部門一個明顯的不同之處就是它需要督促其他部門的工作，通過對各項工作的監督來保證任務的順利完成。“三辦三為”工作的大小業務都需要進行跟進，這需要辦公廳的每一分子共同協作來完成。整個監督實施過程需要精確分配任務，明確個人職責范圍，保證工作進行到每一個階段都有專人跟進，看好工作流程的整個階段，直至工作順利完成。

應急協作程序

出現預料之外的情況時是最考驗能力的時候。在日常工作進行時推行細化管理是必要的，而當突發事件出現時更能體現細化管理的重要性。政府辦公廳由于職責的特殊性，遇到突發狀況在所難免，而辦公廳的工作自成體系，需要有關人員能夠及時相互協作處理。尤其是召開緊急會議和出現嚴重突發事件等較為艱巨的任務時，工作人員需要時刻準備好B計劃甚至是C計劃，做好本職工作，及時查漏補缺，集中力量辦大事、辦急事，并保證辦成事、不出事。

（作者單位：廣西交建工程檢測咨詢有限公司）

【參考文獻】

[1]秦蕊. 辦公室精細化管理[J]. 現代企業文化， 2015（03）.