中學檔案信息化建設的問題與策略探究

陳蘋

摘 要：學生的檔案管理妥善與否對學生的一生都將會有影響，因此檔案管理是中學階段各項工作的基礎，它關乎學生的一生的發展和學校正常職能的履行。信息化技術被應用于中學檔案是這個時代發展的大勢所趨。但是，由于各種原因的限制，目前在應用過程中仍然存在很多的問題，同時也制約了檔案工作職能的發揮，文章對中學檔案信息化建設的問題與策略進行了簡要探究。

關鍵詞：中學;信息化檔案管理;問題;策略探究

中圖分類號：G637??文獻標識碼：A

一、中學檔案信息化建設存在的問題

1.缺乏檔案信息化管理意識

過去，由于我國信息化發展速度緩慢，檔案管理信息化起步較晚，起點較低，學校領導也沒有從思想上對檔案管理工作進行高度重視，檔案管理員也并沒有意識到檔案管理工作的重要性，并沒有加強自身的專業修養，在信息化時代發展里沒有做到與時俱進和開拓創新，也缺乏對電子信息技術的培養。實質上，檔案信息化管理是對傳統管理方式的一項重大變革。它可以大大提高工作效率，減少勞動時間，但是，在中學階段，大多數學校對檔案信息化管理的重要性認識嚴重不足，甚至有領導認為檔案管理工作可有可無，在人員配備和資金及技術方面的支持都少之又少。所以檔案管理工作一直都處于停滯不前甚至處于一種邊緣化狀態，很多中學教師和教工人員也片面地將檔案管理看作保管資料，這樣就會導致一些重要的學會檔案資料和文件未被及時收集，造成重大損失。

2.檔案信息化管理基礎薄弱

實質上，中學的檔案管理并不是僅對檔案進行看管，檔案管理室不僅需要具備一定的信息化，更重要的是要投入一定規模和數量的現代化電子信息設備，因為這是信息化檔案管理建設的重要物質基礎。很多中學資金有限，或迫于資金壓力，并沒有實力和精力去為檔案管理室去購置現代化電子信息設備，特別是刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件、計算機等，這就會造成檔案管理信息化建設工作后勁不足，無法開展有效的管理工作，有些實力雄厚的學校盡管已經配備了較為先進和齊全的電子信息管理設備，但是由于學校的重視程度不足，檔案管理的系統并沒有最好的開發和得到最充分的利用，比如檔案全文著錄、資料網絡共享等這么多功能并沒有被很好地使用，這就大大地降低了檔案信息化的成效[1]。

二、提高中學檔案信息化建設的策略

1.加強檔案數字化資源建設

伴隨著國家教育體制的不斷改革， 中學的教育教學也提出了新的要求，學校以及學生的檔案文件越來越多，學校也越來越重視檔案的信息化管理。部分中學檔案室要經常利用掃描儀，將那些具有重大歷史意義和價值的檔案和文件全部進行數字化處理，然后將其刻錄在光盤和磁盤中，尤其是涉及學生的考試成績、學校的課程安排、學生的學籍檔案、教師和學生進行考核等方面的資料，這些資料的使用率非常之高，將他們進行數字化處理，能夠給學校教學、教師科研以及學生管理提供幫助[2]。

2.注意數字化檔案的保管

數字化檔案管理是將檔案信息進行數字化處理后，將其存儲于光盤、磁盤等媒介，這樣一來，保管的時候就很方便，成本也很低。但有時會造成檔案資料的遺失和對重要資料的竊取，這就需要檔案管理部門對刻錄的設備進行跟蹤，及時發現問題并及時解決，避免電子文件丟失。除此之外，為了避免自然災害或者突發事件對刻錄設備的破壞，檔案管理室進行資料異地管理，我們要將十分重要的檔案資料進行復制，進行異地保存或者將這些資料轉換成縮微品或者是紙質檔案，從而保證數字檔案的可讀性。另外，為了避免病毒侵害電腦設備所造成的重要檔案資料的丟失，檔案管理部門一定要嚴把質量關，將一些重要檔案資料進行加密程序，不僅要防病毒和木馬，還應防止一切的非正常入侵檔，檔案管理室一定要建立相當嚴格的檔案管理制度，不與檔案相關的一切人員不得私自入內，存儲重要檔案資料的計算機一定不能夠連接任何網絡，還要嚴禁不相干人員私自查閱檔案資料，從而提高檔案資料的安全性。

總而言之，我們應保證更有效的工作正常進行，才能使得檔案管理工作做到現代化和專業化，將信息化檔案管理的優勢和功效發揮到極致。

參考文獻：

[1]吳崇寧.中學檔案信息化建設的問題與對策[J].知識窗，2013（16）： 45.

[2]王 霞.中學檔案信息化建設的問題與對策研究[J].科技信息，2012（13）：238，274.