現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策

【摘 要】 隨著全球大數據的發展，人事檔案在當今社會中發揮著日益重要的作用，它不僅是個人能力和思想品德的重要體現，也是各個單位選拔人才的重要憑證。人事檔案在流動人員管理、數據查詢、犯罪偵破等方面均有著重要的作用。隨著社會的不斷發展，人事檔案管理的難度也在逐步加大，原有的人事檔案管理制度的弊端正逐漸顯現出來，給我國人力資源管理和社會發展帶來了很多不利影響。因此，我們必須對人事檔案系統出現問題進行深入研究，改進人事檔案管理中出現的問題，為我國的人事檔案領域做出貢獻。

【關鍵詞】 人事檔案 管理 問題 解決對策

一、什么是人事檔案

人事檔案記載著每個人的個人信息。是對一個人的學歷、個人能力、思想品德、自身狀況的綜合記載。對國家來說，建立健全人事檔案可以高效利用各個領域的專業人才，促進我國社會的快速發展；對于企業來講，人事檔案是選拔人才的重要標準，有了詳細的人事檔案企業能夠快速篩選出自己出自身需要的人才，從而進行聘用；對于個人來說，人事檔案對于每個人的求職，生活等方面都有著重要的作用，是自身能力的證明。在現代社會中，無論是辦理社會業務還是求職上學都要對人事檔案進行嚴格的審查。用詞，人事檔案是各用人單位的選拔人才的重要的依據以及信息來源，對每個人都是十分重要的[1]。

二、現代人事檔案存在著哪些問題

（一）現代人事檔案的設備落后，制度不完善

很多企業以及人力資源市場對人事檔案部門的關注度不夠，不設立專門人員進行檔案管理工作，這對人事檔案的管理工作是十分不利的。為了發揮人事檔案的作用，首先要建立一個完善的檔案管理部門，其次要配備先進的辦公設備進行日常工作，而且早期的紙質檔案也要妥善保存并進行電腦備份，以防有需要時找不到相應的資料。如果不能給人事檔案管理部門配備合適的辦公設施，就不能發揮人力資源管理部門的作用，不利于整個企業開展工作[2]。而且有很多的人事檔案部門沒有明確的規定和考核制度，這不僅會造成工作人員的自由散漫，也不利于檔案管理人員自身素質的提升。部分工作人員在上崗后依然不清楚自身的工作職責。要想杜絕以上現象，就要建立檔案管理的各項規章制度，定期進行考核建立獎懲制度。只有這樣才能提高工作人員的積極性，促進工作人員學習專業知識，為企業做出更大的貢獻。

（二）缺乏專業人才

很多企業的人事檔案管理部門或多或少的存在人員缺乏的情況，而且招收到的新成員也很難保證其專業性和工作效率。如果工作人員的數量太少，就很容易產生工作超量問題，加重工作人員的工作負擔；甚至有些單位的人事檔案管理部門使用臨時工進行人事檔案管理，一方面這些臨時工并沒有相關經驗，工作效率低下，不利于人事檔案工作的順利進行；另一當面人事檔案記載著很多的個人信息，任用臨時工進行人事檔案管理很容易發生個人信息泄露的情況，不僅給個人造成很大隱患，也不利于公司的發展。

（三）大部分企業對人事檔案管理部門不夠重視

進行人事檔案的管理并不會有明顯的經濟效益，也不會有明顯的實際收益和突出的業務成績，所以很容易被上層領導所輕視，部分企業認為人事檔案管理工作只是記錄一下個人信息，并沒有實際的作用，是一個可有可無的部門。如果一個企業長期認為人事檔案管理工作并不重要只是應付工作外調，只要不泄露企業機密和個人隱私就沒問題，那這種想法不僅會導致人事檔案管理部門的人員輕視自己的工作，還會對整個企業的人才任用造成會很大的影響[3]。

（四）很難對人事檔案進行高效利用

很多企業只關注人事檔案的保密性，不能對人事檔案進行高效合理的利用。但對于信息記錄來說，進行人事檔案作用就是為了能對人事信息進行利用，為企業選拔人才，為人員安排等人事調動提供數據支持，所以進行人事檔案整理的根本目的就是進行人事資源的合理利用。如果只注重信息的保密，而不進行合理的利用，就體現不出人事檔案管理部門存在的意義。有些公司在進行數據錄入時，一般只進行簡單的學歷職稱等方面的記錄，能夠真正作為人才發掘的依靠性數據較少。

三、現代人事檔案管理問題的解決方案

（一）加大資金投入，進行設備更換

在進行企業的設備升級時，首先應該對檔案管理部門的設備進行更新換代。可以引入全新的計算機，照相機，掃描儀等設備作為人事檔案管理部門錄入數據的輔助手段，這樣不僅可以極大的減輕工作人員的工作負擔，還可以提高工作效率，提升錄入信息的豐富度與精細度；在進行數據錄入時可以利用計算機把早期的紙質檔案錄入電腦進行數據備份，既可以防止信息丟失，也可以更方便的進行信息查詢。

（二）吸引專業人才，建設高效隊伍

可以引進高學歷與豐富經驗并存的專業人才，幫助本單位建立高效的人事檔案管理室。而且要對本單位的人事檔案的工作人員定期舉行業務培訓，建立科學的考核制度。對于考核成績優秀的員工應該進行物質獎勵，最大限度的激發員工的學習意識，提升自身的專業素養。企業在進行業務培訓時，應該幫助工作人員與時俱進，熟練地操作各現代化的辦公設備，加強人事檔案管理人員的業務能力。只有這樣才能保證本單位的人事檔案管理部門的專業性與高效性，給各個部門提供高效的信息查詢服務。

（三）認識檔案管理部門的重要性

人事檔案管理對整個工作單位和企業都是十分重要的，整個單位對人才的選擇都由人事檔案管理部門提供相應的數據支持，但有些人甚至單位領導對人事檔案管理部門的重視程度并不夠，所以要想提高對人事檔案管理部門的重視程度首先應該從領導層做起，如果領導層能夠重視檔案管理部門，給予檔案管理部門人力物力的支持，不斷對人事檔案管理部門的辦公設施進行升級，那整個人事管理部門的工作效率一定會持續上升，更好的為工作單位做貢獻[4]。

（四）健全工作制度，提高數據水平

人事檔案工作的工作十分繁雜，為了提高數據的記錄水平，需要一定的標準來進行硬性規定，只有這樣才能增加整個人事檔案管理部門的數據的利用率。在進行檔案數據收集工作時，要保證收集的資料可利用程度更高，便于企業發現人才，應該有一套嚴格的規章制度來進行約束對材料的數據的查詢與調出，避免發生機密資料外泄或個人信息外泄等情況的發生。有些特定數據，要保證其透明度，便于整個企業進行監督。例如企業員工的年齡，職稱，學歷，作出的貢獻，研究成果等或者作為職位升遷參考的相關數據都要保證公平公正，以便于接受企業內部以及相關部門進行監督與審查；但企業機密和職工個人隱私一定要保證企業機密性，不可外泄，防止帶來不必要的損失。

（五）加強人事檔案的利用率

要想提升檔案的利用率，首先要保證人事檔案的質量問題，要收錄具有代表性和關鍵性的數據。其次檔案管理部門要更加規范，提高自身的服務意識，更加主動的為檔案調取者進行服務；例如在進行檔案調取時，可以利用信息技術構建檔案調取平臺。當某個部門需要檔案時，將自身的需求上傳到檔案管理系統中，由檔案管理部門進行搜集，搜集成功后通知該部門進行接收。通過這種方式，可以極大的提升檔案的利用率，提升整個企業的工作效率。

總 結

人才對于企業來說是非常重要的一種資源，每個企業人才的數量與質量在很大程度上決定著企業的發展深度；而人事檔案的管理工作就是幫助企業發現人才。隨著社會的發展，以前人事檔案部門的管理方式已經不適用于現代社會的發展，人事檔案的管理必須與時俱進。我們可以通過制定全新的人事檔案管理系統建立一支有責任心，業務熟練的人事檔案管理隊伍，加大對檔案管理人才的專業培訓，不斷提高人事檔案工作人員的管理水平，進而使人事檔案促進整個企業的不斷發展。

【參考文獻】

[1] 葉紅妹.現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策分析[J].科技展望，2017，27（30）.

[2] 尹慧.現代流動人員人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].經營管理者，2016（3）.

[3] 舒玉秋.現代人力資源管理發展背景下人事檔案管理工作面臨的問題及對策[J].管理學家，2014（11）.

[4] 曾秀蘭.現代人事檔案管理存在的問題及對策[J].現代經濟信息，2014（20）：141-142.

作者簡介：田軍 性別：男 民族：土家族 籍貫：貴州省德江縣，出生年月：1982.10.21 研究專業和方向：人事檔案管理工作。