大數據背景下檔案管理模式創新策略

羅開明

【摘 要】 隨著縣級檔案館的發展，需要保存的信息越來越多，而傳統檔案管理方法暴露出很多弊端，不利于查詢與利用。大數據的發展為檔案管理工作帶來了巨大沖擊，要求檔案館大力應用現代信息技術，促使檔案得到及時收集、整理和保存，能夠將檔案的價值充分體現出來，為社會的發展作出應有貢獻。本文將簡述大數據背景下檔案管理模式創新的意義，并提出了具體可行的策略。

【關鍵詞】 大數據 檔案管理模式 創新

在大數據發展與普及過程中，為各個行業帶來了巨大的挑戰，將大數據技術應用到檔案管理中具有重要意義。縣級檔案館承擔著檔案收集、整理和利用的職責，如何為社會公眾提供更好的檔案服務，是當前需要深入思考的課題。尤其是當前檔案數量日益增多，涉及范圍越來越廣，極大增加了檔案管理難度，這要求創新檔案管理模式，滿足大數據背景下的各種要求，才能推動檔案館的快速發展。

一、大數據背景下檔案管理模式創新的意義

大數據有著諸多優勢，如容量大、種類多和具備較強可變現，在社會各個領域得到了廣泛應用，加快了社會變革與發展的步伐。現在我們已經邁入了大數據時代，也讓檔案管理發生了翻天覆地的變化，而傳統檔案管理基本上以紙質為主，不僅難以保證檔案的完整性，也容易出現丟失、損壞等問題，且工作量極大，為檔案資源管理、使用和交互帶來困難，既無法實現長久保存，也為檔案價值的體現帶來阻礙[1]。隨著網絡技術、計算機技術、大數據技術等快速發展，檔案館必須提高重視，加快檔案管理信息化建設步伐，不斷創新檔案管理模式，才能滿足時代要求。

二、大數據背景下檔案管理模式創新的策略

（一）創新大數據管理理念

在大數據背景下，檔案管理人員應該盡快創新思想理念，在檔案管理工作過程中，要充分意識到大數據技術所發揮的各種優勢，從而積極主動予以應用，為提升檔案管理質量與效率奠定良好基礎。檔案館要采取各種傳播方式，將宣傳工作做到位，促使每個領導與員工都提高重視程度，特別是要提升檔案管理人員綜合素質，能夠轉變檔案管理方法，在工作中認真負責，消除他們的出現的消極心理。只有檔案管理人員不斷提升管理能力，才能讓檔案管理工作更加順利開展，并發揮出大數據技術的作用，提升檔案利用率，為社會公眾提供更加優質、便捷的服務。

（二）構建檔案大數據

檔案館要樹立先進思想，摒棄以往落后的思想，形成“大檔案”觀念。要以成本和效益為基礎，重視數字檔案館的建設，真正構建檔案大數據。第一，遵循“存量數字化”原則，對傳統檔案實行數字化，當前還有很多檔案館以紙質、音頻等方式管理檔案，不僅數量龐大，也占用了很大存儲空間，在數字化建設上也面臨諸多困難，應該制定科學合理的規范，做到循序漸進，快速推進。第二，堅持“增量電子化”原則，認真開展原生電子材料歸檔和接收管理工作，在應用辦公自動化以后，很多檔案館在檔案收集的時候也形成了數字副本，這要求在源頭上做好新生成電子文檔的接收和保存工作，并進行集中歸檔，保證檔案的完整性，為今后檔案使用者的查詢與利用提供方便。

（三）創新檔案管理方法

進入大數據時代以后，檔案管理逐步實現了數字化，傳統手工檔案管理模式將逐步被淘汰。對此檔案管理人員應該盡快樹立新的思想理念，注重創新檔案管理模式，要從現行《歸檔文件整理規則》出發，通過對大數據技術的應用提升檔案管理信息化水平。要對以往的聲像檔案、文書檔案等整理辦法和規則進行創新，讓檔案管理信息化建設步伐進一步加快，針對與信息化檔案管理要求相符的規則和方法，要盡快作出有效調整[2]。如針對是否按照組卷形式整理檔案，應該結合網絡管理特點，將提供檔案利用服務確定為工作目標后，需要不斷優化整理流程，把有一定聯系的文件排列起來進行歸檔。大數據背景下的檔案管理要從整理和保存檔案逐步轉變為數據的分析與挖掘，不斷提升檔案利用率，將數據信息利用價值充分體現出來。要想推動檔案管理信息化建設，還要培養更多高素質檔案管理人員，為他們提供更多學習與培訓的機會，能夠了解大數據背景下檔案管理新要求，不斷提升計算機操作技能，真正成為復合型檔案管理人才。

（四）加強檔案數據安全防護

在檔案管理中應用大數據技術，能夠最大限度減少人力、物力和財力的投入，在降低成本的同時能夠獲得更大工作效率。但是這樣也會出現一些問題，如出現數據丟失問題后將造成巨大的損失，現在各種檔案數據都能夠利用百度云、內存卡、郵箱等形式傳輸與保存，這樣雖然顯得非常方便，但是也容易出現各種風險，如將數據保存在內存卡的時候，只要其發生損壞問題，將導致不能完整讀出數據的情況，又如在電腦出現病毒以后，將引起數據被盜和被破壞等情況。對此檔案管理人員要加強對電腦狀態的檢測，同時要實時檢查內存卡等保存工具。

三、結語

總之，大數據在推動社會發展上發揮著重要作用，縣級檔案館要想獲得更長遠發展，提升檔案服務能力，需要抓住有利時機，加快基礎設施建設，在檔案管理中用好大數據技術。同時還要注重培養更多高素質檔案管理人員，完善各項檔案管理制度，讓大數據在檔案管理各個環節都發揮出作用，這樣才能提升檔案資源的利用率，讓檔案工作創造更大價值，也讓檔案館的職責真正體現出來。

【參考文獻】

[1] 喬瑞花.檔案管理在大數據背景下面臨的挑戰及對策分析[J].創新科技，2015，（06）：82-84.

[2] 石冬梅.大數據時代檔案管理工作的挑戰與機遇[J].現代商業，2014，（27）：121-122.