關于工程建設檔案管理的創新

暢惠玲

摘要：工程建設檔案對建筑企業的發展有著重要的指引作用，是提升工程建設質量、增強維護效果，確保建筑后期正常使用，維護企業權益的重要依據。因此，加強工程建設檔案管理是十分必要的。

關鍵詞：工程建設項目；項目檔案管理；創新

工程項目檔案中詳細了記錄了工程從準備到施工再到驗收這一工作流程中的全部內容，是工程項目建設管理中重要的組成部分。為了保證工程建設檔案的真實性，準確性，企業的管理人員有必要提升檔案管理的力度，優化檔案管理的方式，確保工程建設檔案可以為企業的后續發展提供重要的數據支持。

1.工程建設檔案的作用

工程檔案是由工程項目中各參與部門共同完成的，其不僅可以將工程建設中所需的相關資料數據進行有效的保存，同時工作人員還可以根據檔案記錄的具體內容對工程各項目進行嚴格的檢查、審核和管理，從而確保工程建設各項指標符合實際建設的需求。可以說工程檔案是工程建設的重要依據，與工程建設中各環節工作的開展有著密切的聯系。另外，在對工程檔案進行管理時，除了要遵照國家的相關法律條文外，還要依據我國檔案管理的相關制度和標準進行強制性的要求，從而保證工程檔案管理工作的順利開展，確保工程檔案的真實性、準確性，并為提升工程建設質量和安全提供重要的憑證。具體來說，工程檔案的作用主要有：

1）工程檔案中詳細的記載了工程建設的質量和安全狀況、建設管理的相應內容以及問題處理的情況，是確保工程建設質量的主要依據。

2）工程檔案的管理還可以在緊急情況發生時，為解決方案的制定提供重要的數據支持，并為后期的維修管理工作提供幫助。

3）體現了工程建設的相關部門法律法規應用的情況。

4）在發生糾紛或者索賠情況時，工程檔案可以為其提供原始憑證，減少非責任人的損失。

5）工程檔案是將工程建設的全部信息數據進行收集和整理，為其申報榮譽和獎項提供真實可靠的資料。

6）為工程建設中相關責任的追究和補救措施提供數據支持，進而提升工程建設管理的水平，為企業的發展奠定基礎。

2.工程檔案管理創新的方式

2.1 建立完善的管理體系，提升檔案組織管理的效率

①工程建設中各參與部門應進行統籌協作，建立完善的工程檔案管理體系，同時采用分層管理的方式提升工程檔案中相關信息數據收集和整理的效率，從而確保工程檔案的完整性、準確性。另外，還要根據工程檔案的具體要求以及檔案管理的相關規定，合理的規范工程檔案管理的內容，細化檔案管理工作的職責，并在工程檔案管理中明確檔案交接的時間、數量和質量。

②建立施工現場檔案管理制度。在工程進行中，檔案管理人員需定期對施工現場的情況進行詳細的檢查，掌握施工的進程和情況，進而提升檔案內容的準確性，確保管理工作的順利開展。另外，在對一些特殊項目的建設進行檔案信息收集時，檔案管理人員需要進入現場，同項目負責部門進行現場的勘察工作，以了解項目進展的情況以及詳細內容，并為后期檔案的編制制定合理的方案，同時對于編制中存在的問題要及時的找出原因，制定合理的解決辦法，提升檔案的真實性及可靠性。

③資料歸檔會審制度的建立。檔案管理部門應與工程建設的相關部門組成資料會審小組，定期對方案內的相關資料進行審核，確保工程檔案的質量。另外，對于工程建設中一些重點文件要加強重視力度，確保檔案資料的準確性。除此之外，還應結合工程建設的新情況，加大相關資料數據的收集范圍，以確保檔案內容的完整性。

2.2 提升工程檔案全過程管理的力度

①在進行工程檔案管理時，部門可以聘請一些兼職的檔案管理人員，并對其進行嚴格的教育和培訓，提升兼職人員的檔案管理水平。同時要完善兼職檔案管理人員的工作流程，確保工作人員明確自身的職責，以便于檔案管理工作的開展。另外，在進行檔案管理工作時，兼職人員要明確檔案管理的相關原則以及規章制度，確保檔案管理工作的標準化、規范化。

②在進行工程各項目資料、文件的整體過程中，相關部門應加強過程管理的力度，并使用同一專業的辦公軟件，進而為后期的檔案編制奠定基礎，確保檔案的完整性。同時在檔案資料整理過程中，應安排專業的人員對其進行監督和指導工作，提升檔案的準確性。

③在工程建設中，難免會出現設計變更的情況，因此在進行檔案管理時，首先需要各部門對變更的文件和資料進行整理，并在工程建設表中進行明確的表明，便于管理人員進行資料的審核和編制。

④在對竣工的草圖進行管理時，需要在每份草圖后面附上相應的編制說明，同時為了保證竣工草圖的準確性，還需要技術人員結合工程建設的具體情況進行合理的設計和繪制，之后再由監理和管理部門對草圖的內容進行嚴格且細致的審核。

⑤加強整改力度。對于建設中存在的問題項目，認真對待，并進行各種形式的檢查，提升跟蹤管理的效率，并將問題在組卷之前進行合理的解決，同時還應要求施工部門將整改的內容進行有效的落實實施，確保更改的效果。此外，在組卷之前，要對整改的內容進行詳細的審核，明確組卷的順序和內容，并要對竣工文件的質量進行細致的檢查，并安排專業的人員對文件和資料的內容進行管理，確保資料文件的完整性、真實性。

⑥加強竣工圖紙的管理質量和效果，對圖紙的出圖時間、質量進行充分的掌握，并對到場的竣工圖紙進行詳細的檢查和審核，根據監理審核出的竣工圖審查確認單進行小結，要求設計單位限期整改。

2.3 將檔案管理和竣工驗收備案結合起來

工程竣工驗收備案是各建設單位進行后期維護和管理的主要依據，是工程管理工作的最后一道工序，同時也是工程檔案管理的重要內容之一，所以應將竣工驗收備案和工程檔案管理進行有效的融合，從而制定合理的監督管理制度，提升工程管理的質量和水平，并未后期的工程建設提供重要的支持。

3.小結

綜上所述，加強工程建設檔案管理的創新對確保工程建設質量和安全有著重要的引導作用，同時工程檔案管理的創新還可以確保工程建設資料、文件的完整性、真實性、可靠性，這不僅降低了工程建設后期養護管理的難度，還為后期建筑行業的發展提供了重要的數據依據。

參考文獻：

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