論檔案管理信息化建設中的標準化問題

劉筱

摘要：檔案管理一直是園林事業單位發展中邊緣性且重要性的條件，檔案管理從傳統人力書面管理模式到后續的信息化建設，產生了一系列的變革，在信息化的建設中，想要以高標準、嚴要求進行檔案管理的變革推進，那么檔案的管理人員就要了解信息化時代對檔案管理的影響，充分的發揮出信息建設的優勢，同時結合信息化檔案管理中潛在的隱患與不足，規避檔案管理變革的不利條件，通過電子的儲備與信息分類，有序的建立檔案的信息庫，一鍵式便捷查閱與修正，填充以往檔案管理中的不足，向著檔案嚴謹與標準性質靠攏。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；標準化問題

引言：園林事業單位的發展應緊跟時代的步伐，打破墨守成規的管理模式，尤其在繁雜的檔案問題上，僅通過傳統的實物管理形式是不夠的，目前電子檔案管理已經逐漸滲透到事業單位管理的各個層面，新時代工作人員應充分掌握電子檔案管理的優勢，以更為便捷的形式存儲記錄，擴充電子存檔的空間，與此同時電子化的檔案管理也存在著信息的泄露風險，應設定防火墻等裝置，同時對于檔案的網絡途徑傳輸，應結合園林事業單位單位的領帶屬性，構建查閱權限，并避免在查閱的過程中出現誤刪或者錯誤的修改，電子檔案的管理雖然在持續更新，但需要填補的漏洞也是不容忽視的，應揚長避短通過信息化的建設，開啟檔案管理更加廣闊的空間。

一、檔案信息化建設現在面臨的標準化問題

1、內部的結構復雜難以統一化

由于不同園林事業單位的內部結構組成較為復雜，且具有極強的特殊性，在檔案的管理上，想要構建完全統一化的標準模式是較為困難的， 標準通常模棱兩可，使得檔案在信息化的管理構建中，難以有章可循的推進工作，在檔案堆積越來越多的情況下，更加契合采取對應性的策略進行信息調節，期間有關標準化的指南很有可能被棄之不用，難以指導有關園林事業單位單位的檔案重組，信息化的建設中，受到各種技術的制約，使得構建的速度變慢，解決問題就占據了較長的時間，阻礙檔案的信息化變革。標準化工作的滯后已經使檔案信息化建設因缺乏必要的規范和引導而陷于盲區之中。

2、各自為政，系統、數據不兼容

在社會信息化的大背景下，近年來，各級各類檔案機構，尤其是國家綜合性檔案館紛紛開展檔案信息化建設，在檔案管理系統的構建上已經有所突破。但是，由于各自為政，獨立開發，首先是致使各機構的檔案管理基礎軟件標準不一，造成檔案信息資源的分散孤立，難以共享；其次是采集數據的內容、質量標準各異，良莠不齊，形成基礎數據結構的鴻溝，造成信息資源整合上先天困難。

二、解決檔案信息化建設中標準化問題的對策

1、必須以國家戰略的指導思想組織標準制定

檔案信息化建設不僅涉及技術，更是涵蓋了紛繁復雜的法制、體制、機制問題，檔案作為社會性極強的信息形式，連結著復雜的社會關系，協調和解決與之相關的問題，僅依靠社會組織、機構的低層努力，實在勉為其難，因而必須從政府和國家層面入手。與傳統的檔案工作相比，檔案信息化建設更加需要講求統一的技術體系，更加需要講求標準化和規范化，因此先天上更加需要統籌規劃，以便最終達成高度的信息共享。例如，如果不同部門的信息管理都能夠形成本系統內互相聯網，那么各種信息資源就能夠提高其共享性，在所以的辦公室都可以得到開發使用；更關鍵的是，單位各個領導也都可以通過計算機查看到全部的工作信息，從而更好的去指揮銀行部門的各項生產工作。此外，檔案信息化管理建設能把所需材料通過電腦很快地打印出來，節約人力，也提高了效率，體現了檔案信息化建設的優勢。

2、檔案信息化建設必須貫徹標準化先行的原則

檔案信息化建設的投入不應僅僅囿于個別和局部，解決具體的微觀問題，檔案行政管理部門必須面向檔案信息化建設的全局，堅持標準先行的原則，把工作重點從解決具體、局部操作問題轉向標準的制定、實施上來，有力提升對檔案信息化建設工作標準化和規范化的指導力度，形成統一的邏輯數據庫。工作人員需要用計算機技術將保存好的文檔設置成只讀模式，這樣就能有效保證文檔的安全性，能夠有效的保證數據的原始性。用電子信息技術保存文檔，避免了保存紙質文檔時候出現的問題，不用做大量的防潮、防濕等工作。只要將信息電子技術與檔案管理的工作結合，并且保證每隔一段時間就要對檔案信息進行復制并且上傳到云盤中。這樣就能保證在發生設備發生設備損壞的情況下，不會將數據丟失。并且云盤中的數據可以進行更好的共享和保存。

3、必須做到目光長遠、高屋建瓴的制定適當的標準體系

一方面由于信息處理技術日新月異的飛速發展，而應用研發與實際推廣又需要一定時間，因此往往形成技術應用與技術發展的代差，使得廣大檔案工作者一邊羨慕和暢想著新技術的好處，一邊抱怨著手中的軟硬件設備生澀落后；另一方面，在信息化建設中容易形成希望硬件設備的配置應該是高檔次先進的，軟件系統的設計應該是面面俱到的想法，好像不這樣，不足以體現現代化和先進性。實際上這種認識是不科學的。IT產業有一個著名的“摩爾定律”，即每18個月芯片的運算速度便增長一倍。盲目跟進的結果，將導致原有設備還未充分發揮作用就被新設備所淘汰的局面，損失可想而知。解決這一問題首先是在制定標準時對技術的發展作出適當預判；其次是設立標準研究的常設機構，形成標準跟隨技術進步而銜接發展的常規體系。

三、結束語

任何園林事業單位管理的本質可以從效率體現，建立并執行科學合理的標準體系，是園林事業單位發展的管理創新手段之一，也是園林事業單位能高效運行的制度保障。園林事業單位標準化的檔案管理要始終按照“堅持標準先行，推進標準化建設，提升發展質量”的總體目標，使工作過程有標準可依、工作環節可控，提升管理質量。

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