基于ERP系統環境下的建筑企業內部控制研究

臧守成

摘要：建筑企業競爭日趨激烈，為不斷提高建筑企業的管理水平，增強建筑企業的競爭力，運用信息技術加強內部控制，建立以項目為主線的ERP管理系統，促進內部控制流程與信息系統的有機結合，以實現更加有效的內部控制，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略。文章就建筑企業在ERP系統環境下實施內部控制存在的風險，如何將生產經營管理業務流程、關鍵控制點和處理規則嵌入到ERP系統，實現對項目的科學化、規范化管理，保證內部控制有效實施提出可行化的建議。

關鍵詞：ERP系統；建筑企業；內部控制；研究

隨著我國建筑工業化的不斷推進，未來的裝配式建筑將成為中國建筑業發展的重要方向，城鎮化基礎設施建設規模也在快速增長，供給側結構性改革持續發力，建筑行業競爭日趨激烈，運用信息技術加強內部控制，對內部控制的設計與運行進行有效控制，提高經營管理效率及效果，促進建筑企業實現公司戰略，為中國建筑企業轉型升級打下堅實的基礎。

一、ERP系統與企業內部控制的共同點

ERP信息系統，是指企業利用計算機和通信技術，對內部控制進行集成、轉化和提升所形成的信息化管理平臺， 使用系統自動控制代替人工控制，實現對業務和事項的自動控制，對信息進行集成和共享，提高業務處理效率，為企業領導和各職能部門提供更好的服務，為經營決策提供更準確的項目數據。信息系統內部控制包括一般控制和應用控制，前者指對企業信息系統的開發、運行和維護控制，后者指利用信息系統對業務處理實施的控制，最終目的都是加強企業內部管理，提高企業管理水平。

二、ERP系統環境下建筑企業實施內部控制存在的風險

1. 組織結構不合理、職責分工不明確

建筑企業中有很多屬于家族企業，內部組織結構設置形式上很健全，但沒有充分發揮各職能部門應有作用，對各部門間缺乏必要的溝通交流，業務職責分工不明確，崗位職責交叉重疊或存在薄弱環節，出現問題不能分清主次責任，或出現推諉扯皮現象。

2. 信息化建設缺乏長遠規劃

很多企業的信息化系統建設處在初級階段，應用系統一般以財務核算為中心，涉及財務、供應鏈管理系統，只是財務數據電子化，存在業務數據信息滯后，不能及時充分地反映企業的經營管理情況。缺少信息化的整體規劃和建設方案，無法滿足業務擴張狀態下對多項目的集中管理，多級管理體制經常存在脫鉤環節，無法形成嚴謹的管理網絡，對企業決策支持數據不足，特別是無法滿足橫向分析與績效考核的需要。

3. 內部控制制度體系缺乏系統性、完整性

建筑企業“營改增”試點以來，業務管理發生重大變革，內部控制制度建設存在不規范、不完善的現象，比如：某項采購業務出現重復報銷時，涉及采購發票、采購入庫單等多張單據，對于責任劃分不明確，不能準確判斷是哪個環節、哪個部門的責任，有時管理制度存在朝令夕改、業務執行部門有時都無法準確精準執行，特別對一項業務缺乏一套系統、完整的內部管理制度。

4. 企業資源無法準確、及時把控

建筑企業信息化應用存在欠缺，很多業務過于依賴業務人員，企業資源掌握在個人手中，有時僅憑個人經驗做出決策會對企業造成損失，或如有人員變動或調整，會對業務開展失去控制。

三、ERP系統環境下建筑企業有效實施內部控制的建議

1. ERP系統公共平臺選擇符合企業發展戰略

建筑企業的工程項目建設的特點是投入資金大、周期長、可變因素多，要求企業的管理者不僅要有風險意識，更要有充分的應變能力及措施，有完善的風險防范機制和應變系統，以確保戰略目標的實現。為實現公司經營戰略目標，需要自上而下確定目標，制定措施，確定制度，組織實施和嚴格考核，以保證經營資源的合理利用，強化戰略資源管理。ERP系統公共平臺選擇要結合企業實際，對于集團型的企業比如要選擇用友NC系列管理系統，對于單體公司可選擇用友U8或U9系列管理系統。建筑企業應以建筑項目管理系統為中心，以成本管理為核心，通過ERP系統實現對預算成本、目標成本、實際成本的有效控制。

2. 基于ERP系統實施，加強企業內部控制體系建設

（1）在EPR系統具體應用實施時，一定要貫徹“急用先上，易用先上”的原則，比如：對財務、報表、供應鏈管理系統基礎模塊作為ERP系統公共平臺要先上，對人力資源管理、績效考核管理、建筑項目管理中的成本（人工費、材料費、機具費用）、進度、質量、安全可分步實施應用，一定要效能優先，每實施一步都能看到具體的效能。在確定新上或升級ERP系統，要對ERP系統的設計理念與產品功能進行研究，確定是否符合企業實際管理需要，對標準產品不能滿足管理要求的，最大程度的利用產品標準功能處理業務，避免對產品深度開發對產品后續的升級及標準化拓展帶來影響。例如：財務、供應鏈系統與大宗物料過磅系統進行結合應用，通過開發系統數據接口，實現業務數據的共享與傳輸；為更好地服務現有生產經營管理模式，對建筑項目管理系統分包管理進行二次開發，在二次開發過程中，對實際分包管理業務進行充分調研，充分利用產品標準功能，以確保產品后續的升級，在分包管理系統嵌入工程量計算書、行鎖定、批鎖定功能，以更好地適應公司建筑業務管理需要。

（2）加強企業的內部控制組織的建設，對企業治理結構、機構設置、權責分配進行調研分析時，要符合內部控制的重要性、制衡性原則，要形成相互制約、相互監督的機制，同時要符合成本效益原則的要求，兼顧企業的運營效率，要從企業整體利益出發，盡管某些控制會影響工作效率，但可能會避免整個企業面臨更大損失，有時仍應實施相應控制。建筑企業應以項目為中心，工程項目只有在實時掌握本項目的收入、成本的前提下，才有可能及時發現項目管理中出現的問題，找到風險源頭，分析原因，制定糾偏措施，合理安排項目的資源、資金，才能有效地控制項目成本，進而實現項目的整體管理目標，最后的贏利才可預期，否則，就會造成秋后算賬，為時已晚的局面，如果不能實現對項目的成本情況動態掌握，很容易出現四處起火、四處救火的情況。例如：建筑企業的材料成本占總成本60%～70%，對采購環節應進行嚴格控制，采購業務過程中物資需求的計劃權、采購價格的議價權、質量監督的質檢權、采購入庫的入庫權、采購報銷的結算權要做到五權分離互相協同，對關鍵的控制點一定要做到不相容職務分離，實現業務的追蹤溯源；強化上下游業務的約束和控制，減少人為因素，強化基礎管理，統一編碼的體系和標準；加強庫存管理，從管控角度，合理規劃庫存計劃，提高標準件業務的零庫存比例。

（3）通過軟件實施顧問對建筑企業進行詳細調研，出具信息化項目業務需求報告，經雙方共同論證，制定適合企業需要的具體業務解決方案。在基礎數據準備階段，要認真做好編碼規則、會計科目、客商檔案、倉庫檔案、物料檔案、項目信息的設置，要做到科學合理、操作簡便。對各類報表的格式設置、公式定義要符合所選會計準則要求。

3. 基于ERP系統操作應用，固化內部控制業務流程

（1）對ERP系統上線運行，要做好各項準備工作，培訓業務操作和系統管理人員，制定科學的上線計劃和新舊系統轉換方案。在試運行期間，各部門各環節在應用過程中，出現的業務問題進行記錄匯總，由軟件實施顧問進行業務培訓與答疑，以更好地分析問題、解決問題，同時對業務流程進行精進與優化，對業務流程存在問題的及時進行調整，對調整的業務流程及時地進行固化，形成標準的業務操作流程，以指導實際操作應用人員，實現標準化管理。

（2）通過對重要業務環節設置控制節點，對需要審批的業務設置審批流，以推送的方式發送到審批人，在手機APP終端就可完成相關審批業務，由過去的人找事改變為事找人，可大大提高工作效率。

4. 基于ERP信息系統的建設，完善內部控制管理制度

（1）在ERP信息系統的運行與維護期間，要制定信息系統工作程序、信息系統管理制度、授權使用制度、用戶管理制度、定期備份制度，將信息化納入績效考評，通過信息化績效考核，確保信息系統按照規定的程序、制度和操作規范持續穩定運行。

（2）企業應當利用防火墻、路由器等網絡設備，漏洞掃描、入侵檢測等軟件技術，加強網絡安全。

5. 基于ERP信息系統的應用，提高企業人員素質

（1）在ERP系統的實施與應用中，通過信息化的搭建與培訓，實際上對廣大員工如何進行管理進行了一次較為徹底的培訓，全面提高了企業管理人員素質，培養了一批優秀的業務管理人才。

（2）企業文化是企業的生命之源，是企業多年來總結的成功經驗與成長經歷，是廣大員工為人處事的規律，通過智能化、信息化的建設，為企業文化建設提供一個有效的平臺，將業務與文化結合建立標準化管理題庫，對不同層級的管理人員實現隨機智能化考試，與基本工資、績效工資考核掛鉤，能讓廣大干部員工自動自發地學習、貫徹、執行、落實。

四、結語

建筑企業信息化建設是一個持續精進的過程，通過ERP信息管理系統的推進應用，把各部門的信息應用系統進行有效的集成，打通業務部門的數據關系，使業務的流轉體現為數據的流轉，實現信息化與內部控制的有機融合，對信息化成果進行提升，建設企業各層次的分析系統，對不同層次的管理者、決策者提供數據支持，有效開展建筑行業管理模式的創新變革，促進建筑企業實現發展戰略。

參考文獻：

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[2]申玉紅.建筑企業內部控制問題研究[J].當代經濟，2016（10）.

[3]王瑾.信息環境下建筑企業內部控制工作的強化[J].現代經濟信息，2014（010）.

（作者單位：山東偉業棉油集團有限公司）