國企檔案管理信息化建設的實踐與探索

梁詩燕

摘 要：21世紀是一個信息技術時代，國企應該實現檔案管理信息化建設，這樣才能適應新時代的發展。本文重點研究國企進行檔案管理信息化建設的具體做法，以期能起到一定的參考作用。

關鍵詞：國企；檔案管理；信息化建設

一、前言

進入新世紀之后，我國的社會經濟迅猛發展，國企也進行了大幅度改革，積累了大量的檔案，對這些檔案進行有效管理，可以為國企發展提供有力的參考依據。二十一世紀是一個信息技術時代，國企應該實現檔案管理信息化建設，這樣才能適應新時代的發展。本文重點研究國企進行檔案管理信息化建設的具體做法，意在起到一定的參考作用。

二、國企實現檔案管理信息化建設的重要性和必要性

1.有利于提升檔案管理效率

我們都知道信息化的主要特點是及時、共享、便捷、高效，信息技術時代的來臨使得社會各個領域都已經實現了信息化辦公，檔案管理實現信息化建設是大勢所趨，計算機可以將大量的紙質檔案變成電子檔案，對這些電子檔案進行儲存管理，可以提升管理效率，節省紙張浪費，并減輕管理人員的工作負擔。

2.有利于實現檔案管理的準確性和時效性

國企進行檔案管理旨在在有限的時間內及時將檔案信息傳遞到檔案利用者手中，所以對于檔案管理工作來說，時效性是非常重要的，很多人認為檔案只能作為歷史依據進行保存，其實這是對檔案價值的誤解，二十一世紀的信息化背景下實現檔案管理信息化建設，可以將檔案資料及時傳遞到檔案利用者手中，為檔案利用者制定正確的決策，獲得更多的資料提供參考。另外，檔案一旦實現了電子化處理，那么是很難進行更改的，這樣就可以避免人為進行篡改檔案的可能性，進而提升檔案資料的準確性。

3.有利于實現檔案資料的遠程共享

二十一世紀的信息技術迅猛發展，社會各個領域也不斷騰飛，社會各行各業不僅要加強自身努力，還要加強彼此間的合作與共享，加強協調力度，事實證明，二十一世紀的信息技術時代是一個合作、包容開、放的時代，國企的檔案管理工作處于這樣的時代背景下，必須加強彼此之間的合作與交流，這樣才能使國企獲得更多的資料，為制定正確的決策提供參考，國企不僅要自身加強努力，還要與其他企業進行相互合作，才能順利完成這項工作。信息共享實現了這一工作，實現檔案資料的信息化處理，可以使信息遠程共享變成現實，國企不可能拿著厚厚的紙質檔案進行合作，實現檔案管理信息化建設可以使國企之間的遠程共享變得更加便利和高效，進而實現共同發展。

三、國企進行檔案管理信息化建設的對策與建議

根據上文分析可以看出，國企檔案管理實現信息化建設有著至關重要的作用，結合已有的工作經驗，我認為國企要加強檔案管理信息化建設，可以從以下幾點著手：

1.加強硬件設施建設

從目前來看，不少國企一提起檔案管理信息化建設，就只是一味的在工作中進行數據、文字表格、搜集，不夠重視計算機、網絡、路由器等硬件設備配置，在一些國企中，一臺計算機使用了很多年，各方面硬件設施都都不符合時代發展的要求，計算機上面的軟件系統長期得不到更新，這直接影響了檔案信息化建設的效率，甚至還不如紙質檔案管理效率，有鑒于此，國企要加強檔案管理信息化建設，首先要重視硬件設施建設，讓檔案管理有一個良好的運作平臺，在當前情況下，國企要對計算機硬件設施加強資金投入，配置先進的軟件，選擇質量較高的計算機，及時淘汰使用時間過長的計算機，這樣還能保障檔案資料的安全。

2.重視紙質檔案更新

隨著時代的發展，國企與國企之間的聯系不斷加深，現在的業務往來更加頻繁和密切，要想提升檔案管理信息化建設效率，還是需要傳統的紙質檔案的，每一項紙質檔案都記載著國企以往的發展，而實現檔案管理信息化建設也是需要從原始的紙質檔案中提取有價值性的資料的，有鑒于此，重視紙質檔案的更新直接關系到信息化檔案錄入的準確性和精準性，如果失去了原始資料，那么計算機信息化檔案也就難以進行有效管理，由此一來，國企要重視更新紙質檔案，修改剔除錯誤檔案，摒棄沒有保存價值的檔案，去偽存真，并及時將紙質檔案錄入到計算機中，還要設置時間、身份證號、姓名等備注信息。國企還要對紙質檔案進行分類總結，特別是涉及國企機密文件、絕密文件、秘密文件、國家安全等方面的檔案必須得到嚴密管理，保證信息資源的安全性，如果企業之間要相互閱覽紙質檔案，必須呈報上級進行審批，國企還要配置專門的紙質檔案管理柜，妥善保管紙質檔案，防止發生丟失、損毀等不良事件。

3.積極建立數字化檔案館

目前，我們已經進入了大數據時代，建設數字化檔案館是國企必須面對的重要問題，這是現代化的新型檔案館，是信息化建設的重要標志，在當前，全國企業要對基層的檔案信息數量和內容進行有機整合，將非結構化信息轉變為結構化信息，這樣有助于檔案信息的統計、查詢和保存，國企各個部門都要互相合作，及時整理有用的檔案資源，并整合到檔案館中，實施信息化處理，這對建設數字化檔案館大有裨益。國企還要重視檔案管理人員的教育培訓，使他們適應大數據時代和信息技術時代的發展，掌握先進的檔案管理技能和信息化處理技術，以此促使數字化檔案館建設進程的推進。

四、結束語

總而言之，在二十一世紀，國企實現檔案管理信息化建設是適應時代發展的必然需求，國企要重視檔案管理工作，為檔案信息利用者提供有價值的檔案資源，推動數字化檔案館的建設，以此使國企檔案發揮真正的作用與效能。

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