人事檔案管理問題及解決對策

文/徐麗麗

人事檔案是記錄一個人主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，是記載人生軌跡的重要載體和依據，與我們工作、學習、生活、進步息息相關。近年來，隨著檔案事業的發展，人事檔案工作越來越受到社會的重視和關注，解決人事檔案管理工作中的實際問題，推進人事檔案工作管理實現新的發展成為迫切要求。

一、人事檔案管理中存在的問題

一是人事檔案管理機制和管理方法落后。首先是管理機制問題，我國的檔案管理依舊執行建國以來“計劃管理”和“行政管理”的各項制度，重管理、輕服務，導致檔案管理死板、僵化，人事檔案的使用價值和社會價值難以得到充分發揮和實現。另外，在人事檔案的管理方法上，也存在著嚴重的操作不規范問題：有的檔案管理硬件設施不完善，在檔案的保管過程當中，經常出現檔案霉變、蟲蛀等問題；還有的不重視人事檔案整理和保存的規范性，在檔案材料收集時，缺乏控制標準，使得許多不符合入檔規定的大小不合格紙張和破損材料混入檔案當中，嚴重影響人事檔案的整潔和美觀；另外，我國的人事檔案管理，還存在著分類模糊的問題，很多檔案材料在進行分類時把握不準，隨意性強、規范性差，給后續檔案查閱帶來了極大的不便。

二是人事檔案管理人員素質普遍不高，專業性較差。一些單位人事檔案管理人員一般都由一些年齡偏大的工作人員擔任，這部分工作人員，很少接觸過專業的檔案管理知識，都是“半路出家”或者“兼職服務”，在工作中邊干邊學，這就造成我國檔案管理操作不標準，材料的歸納、整理不及時。由于年齡的限制，一些人事檔案管理人員抱著“混日子”的心態，拒絕接觸最新的檔案管理技術，一部分工作人員甚至連基本的電腦操作都不能完成，這就使一些單位的電子化檔案管理設備長期處于閑置狀態，制約了人事檔案管理的信息化發展。另外，由于人事檔案管理工作具有相對的封閉性和保密性，因此在一個單位中的存在感較弱，這就導致單位在安排員工培訓時，極易忽略了這部分人事檔案管理人員，使他們失去了與外界交流和參與培訓、學習的機會，工作技能難以得到提升，單位的人事檔案管理工作也一直處于落后水平。

三是社會和單位對人事檔案管理的重視程度不夠。由于人事檔案管理工作在“暗處”，很少會和企業的效益直接掛鉤，因此社會上和單位內對人事檔案管理的重視程度普遍不高，對于檔案管理的經費投入有限、人員配備有限、制度要求和執行也有限，這些都不利于人事檔案管理水平的提高。

四是人事檔案信息化水平不高。在信息存儲技術和網絡技術高速發展的今天，任何一個單位內部的任何一項工作幾乎都需要計算機的參與完成，但是很多企業、單位和部門在提升整體化信息水平的時候，卻忽略了人事檔案管理的信息化，使得許多先進的技術手段不能落實到檔案管理操作當中，很多人事檔案工作仍舊采用純手工操作，影響了檔案的無紙化交流和實用性。

五是個人對檔案管理的意識淡薄。一些工作者，特別是剛剛進入社會的大學生，檔案管理意識淡薄，對于有關個人檔案管理的事宜從來都是漫不經心，馬馬虎虎，造成檔案錄入過程中的種種錯誤和檔案材料收集時的種種困難，給檔案管理造成了混亂。更有甚者，在頻繁的工作變更過程當中，一早就將檔案提取到個人手上，卻遲遲不能上交組織，檔案的保密性喪失，嚴重時還會導致檔案的缺損和遺失，極大地影響了個人工作的開展。

二、提高人事檔案管理水平的有效策略

一是建立科學的檔案管理機制，嚴格責任追究。檔案管理單位和相關管理部門，應該加強制度建設，確立嚴格的責任追究制度和一把手負責制度，確立檔案管理工作的重要地位，使檔案管理漏洞一旦出現，能在第一時間落實責任，提出整改方案，提高工作的規范性。為了更好地協同解決檔案管理中出現的種種問題，還要不斷建立和完善檔案協調機制，使檔案材料的形成和收集過程能夠得到多部門的有效配合，從而有效提升檔案工作的效率。

二是加強隊伍建設，不斷提升檔案管理人員的專業素質。針對我國人事檔案管理人員專業素質不高，職業素養較差的問題，我們應切實抓好隊伍建設，通過多種方式和多種手段，不斷提升檔案管理人員的專業素質。首先，要重視檔案管理人員的培訓和學習工作，定期組織檔案管理人員進行集中學習和交流，使最新的檔案管理思想得到貫徹、最有效的檔案管理方法得到交流。其次，要堅持“請進來”戰略，改變檔案管理思維，在人事檔案管理人員的挑選過程當中，盡量選擇和吸收專業素養較高、政治思想正確、為人正派、工作負責的人參與到本單位的人事檔案管理工作中來，提升檔案管理工作的可靠性。最后，應適當提高檔案管理人員的待遇標準，以不斷激發他們的工作熱情。

三是加強人事檔案的信息化建設。信息化的人事檔案管理，是人事檔案管理未來的發展方向，也是提升我國檔案管理水平的必經之路。在現有的工作模式之下，檔案管理部門應積極引進先進設備，學習先進技術，使最新的科技成果作用于人事檔案管理工作，有效地提升工作效率，保證檔案管理的時效性、實用性和服務性。

四是提高各方認識，加大支持力度。做好檔案管理工作，既需要得到本單位領導的重視和支持，又需要得到社會的廣泛關注和認可。我們一方面要加強單位領導的認識，改變他們“重經營、輕檔案”的思維誤區，使檔案工作成為單位管理的一項重要內容，進而獲得檔案管理手段提升所必須的資金、人力和技術支持；另一方面，要在社會上做好宣傳工作，普及檔案知識，強調檔案對于個人發展的重要性，從而改變人們對于檔案的輕慢態度，不斷加深社會對于檔案管理的重視程度。