論如何做好實物檔案的收集與管理

韓麗榮

摘 要：在整個檔案當中，實物檔案是其中非常重要的一個內容。實物檔案和紙質檔案之間的區別非常明顯，其以實物來承載信息，并且一般是指特定的、有形的物體，能夠更好地實現單位的歷史面貌，體現出其個體職能。但是實物檔案和常規檔案之間的表現形式是有所區別的，所以其管理收集方式也有所區別，這就需要相關工作人員對其進行妥善管理，避免其遺失損壞。本文首先簡要分析了實物檔案管理工作中存在的問題，之后總結了一些可行的管理對策，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：實物檔案；收集；管理；檔案管理方法

在一個單位當中，實物檔案也是非常重要的歷史材料，但是其與紙質檔案相比，特點在于具有更高的保管要求，并且很多內容也無法復制，一旦損壞就無法復原。但是實物檔案在一定程度上反映出單位歷史的發展情況，記錄著各項實踐活動，所以檔案管理人員應當收集管理這些實物信息，并且采用合適的手段進行保存。本文針對上述問題進行了分析，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

1 現階段實物檔案管理工作中的不足

如果想要做好實物檔案管理工作，首先需要我們對保管工作中存在的問題進行分析和總結，與此同時，管理人員也要更好地界定實物檔案的涵蓋范圍，這樣才能開展接下來的檔案管理工作。實物檔案包括的內容以單位或企業在一定時間內所獲取的榮譽和各種證書為主，除了這些內容摯愛，還有一些紀念品、牌匾和更換過的印章、宣傳品等等，這些都屬于實物檔案的范圍。在現階段的實物檔案管理工作中，主要存在以下幾個方面的問題：

1.1 歸檔意識不足

實物檔案管理開展的基礎是檔案的收集，檔案管理人員每次實踐活動完畢之后，都需要將具有保管價值的內容弄歸檔整理起來。但是在歸檔管理工作中，往往會存在一定的問題，最為突出的就是檔案劃分不明確，歸檔程度不高。舉例來說，很多單位在活動開展完畢后，紀念品都沒有被重視起來，沒有得到歸檔，同時很多在工作中使用的印章在更換完畢后沒有有效收集利用，這也導致實物檔案收集受到影響。

1.2 實物檔案利用率低

實物檔案應當具備足夠的收藏價值才能用于保管，但是正常來說，單位的保管空間非常有限，所以經常更加傾向于選擇具有較高價值的實物檔案。在檔案的收集之前首先需要完成的是價值評判。但是很多從事檔案管理工作的人員對于實物檔案的價值沒有一個明確的把握，一方面不會對實物檔案歸檔進行輔助，另一方面在檔案利用當中也存在一定的不足，沒有發揮出其真正的價值來。所以不難發現，現在在檔案的收集和利用上都存在一定的問題。

1.3 保管條件嚴重不足

實物檔案和紙質檔案存在一定的區別，其對保管的要求更高。實物檔案包括的類型主要有獎狀和獎杯等等，但是這些內容和紙質檔案相比都更加容易損壞，并且具有唯一性，一旦被損壞就無法復原。所以在保管的過程中，應當結合實際情況采取特殊手段進行處理。但是很多單位在檔案保管過程中，僅僅是將其堆放起來，處置過程存在隨意性，并且沒有采取有效手段來進行維護，在這種情況下，實物檔案的損壞也就無法避免，其保管期限大大縮短。

2 實物檔案收集管理方法分析

總結起來，我們不難發現，現在的實物檔案管理工作中仍然存在一定的問題，給檔案管理工作的開展帶來了很大的不便，阻礙了實物檔案管理水平的提升。企業只有下大氣力不斷加強實物檔案的收集與管理，使實物檔案工作逐步步入制度化、規范化的建設軌道，才能更好地體現實物檔案的查考價值。實物檔案的特點是能夠比較直觀、鮮明的反映出在某個特定階段的工作過程中取得的成果，與其它類別的檔案共同記錄了一個企事業單位或個人的發展軌跡。

2.1 明確實物檔案收集與管理的范圍

應對當前檔案管理工作中管理方式落后的現狀，必須對實物檔案收集與管理的范圍進行明確。實物檔案與紙質檔案和電子檔案的管理不同，由于實物檔案的種類較多，而且具有的價值的有所不同，因此收集和管理時的難度也就相對較大。另外，實物檔案的體積和規格都各不相同，因此對存儲所需的條件也各不相同。為了保障每種實物檔案的有效歸檔，需要投入的精力也就比其他檔案管理工作大，因此在進行實物檔案的收集和管理工作時，必須先對實物的價值進行鑒定，判斷該實物是否具備檔案收集和管理的必要，防止造成精力、時間和存儲空間等資源浪費。

2.2 大力宣傳《檔案法》，提升實物檔案收集管理意識

應對當前檔案管理工作中管理意識不強的現狀，必須大力宣傳《檔案法》，提升實物檔案收集與管理的意識。《檔案法》中對實物檔案的收集和管理具有重要的指導作用，能夠有效提升檔案管理工作者的工作意識，規范管理者的工作行為，從而切實提高管理者的水平。另外，一些經營者的管理理念落后，對實物檔案的收集與管理沒有正確的認識，對實物檔案的價值認識不足，造成檔案的遺失和破壞，為企業帶來較大的損失。針對這一問題，可以加強對檔案管理工作制度的建設，增強管理人員的責任感，并且對不同部分的收集和管理工作做出規定，讓各部門對實物檔案的收集與管理進行有效配合。

2.3 對實物檔案收集與管理的信息進行明示

要加強實物檔案收集與管理工作，必須對實物檔案收集與管理的信息進行明示，以便于對實物檔案進行有效的利用。隨著社會經濟的不斷發展，企業單位對實物檔案收集與管理工作的重視度越來越高，因此實物檔案收集與管理的工作水平也相對提高，大多數企業單位的檔案部門都將實物檔案作為企業單位的展覽物，通過舉辦展覽會的方式對實物檔案進行公開展示。實物檔案與紙質檔案不同，一般都是一些能夠充分反映企業單位發展歷程和榮譽事跡的物品，因此在進行實物檔案收集與管理的工作中，應該重視對實物檔案的宣傳作用，令實物檔案的宣傳和展覽作用進行充分的發揮，從而將其與紙質檔案和電子檔案的職能進行有效的區分；另外，實物檔案能夠反映出不同的信息，可以在展覽中對實物檔案的不同信息進行有效地利用，滿足展覽者在展覽中的不同需要。

3 結束語

本文針對實物檔案收集管理的相關問題進行了簡要總結，經過總結我們不難發現，現在的實物檔案管理工作仍然是存在一定的問題的，這就需要我們首先對現有的問題進行總結和分析，避免由于保管不當所導致的材料損壞問題。作為檔案管理工作人員來說，也應當結合實際情況來做好檔案管理工作。檔案收集的過程中，需要合理分析檔案本身的存在的價值，這樣才能用最合適的力度來開展管理工作。本文針對上述問題進行了簡要分析，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

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