淺論檔案實體的安全問題

宋斌杰

摘 要：在現階段的發展過程中，國家對檔案管理方面的工作越來越重視，很多地區為了強化檔案安全管理工作，投入了大量人力和資金成本。近年來，檔案實體的安全管理問題更是成為很多地區重點的研究對象，一些社會人士和檔案研究工作者也參與其中，為檔案事業的發展貢獻力量。本篇文章就檔案實體的安全問題展開簡單論述，并提出了一些個人觀點，希望能對檔案事業的發展有所幫助。

關鍵詞：檔案實體；安全問題；探究

隨著國家整體發展水平的提高，城市化進程加快，檔案管理事業的發展也隨之成長起來。檔案與人們日常的工作和生活有著密不可分的關系，更對人類社會的發展有著重要影響。因此，檔案的安全管理逐漸成為相關部門重視的部分，尤其是檔案實體的安全問題，更是得到了社會各界廣泛的關注。

1 檔案實體安全的內容

檔案實體安全主要是指檔案的保管安全，就是利用現有的條件，確保檔案的完整和保密，不會讓檔案被泄露，尤其是科技的發展，在先進技術得到應用的同時也發生了很多的問題，有很多的人會通過這些科技手段來獲取國家機密或者是一些信息，這些信息的泄露會對國家造成嚴重的影響，檔案的保管就是將檔案進行歸類整理后，按照檔案的成分和狀況做好保護措施，這檔案實體的安全主要是包括以內容：制度安全、機制安全、技術安全和物質安全，這幾個方面的檔案實體是檔案實體安全的廣泛內容。

檔案保管主要是對檔案實體的日常維護和管理，讓檔案實體不會出現任何的損壞，因為我國的檔案主要是紙質檔案，對檔案的保管就有著嚴格的要求，檔案不能夠放在潮濕的地方，如果放在了潮濕的地方就會對檔案造成損壞，一定要注意檔案的保管工作，在進行檔案保管的過程中，除了需要對檔案自身進行關注外，還要對管理檔案的人員及時的培訓，增加檔案管理人員的安全意識，提高檔案工作人員的責任意識，檔案管理人員是直接接觸檔案的人員，只有將檔案工作人員的安全意識得到提高，檔案的保管工作才能夠順利進行。

檔案庫房安全，檔案庫房是保管檔案的地方，如果存放檔案的庫房出現了問題，就會影響檔案的安全，因此檔案庫房應該保持整潔和衛生，檔案庫房也不能夠出現在潮濕的地方，如果出現在潮濕的地方就會導致紙質檔案受潮，極容易發生損壞的現象。

檔案裝具安全，檔案的裝具也會影響著檔案的安全，如果檔案的裝具出現了問題，就會導致檔案的壽命縮短，因為我國的檔案大多數是紙質的檔案，如果是紙質的檔案就需要多加注意，因此存放檔案的裝具一定要滿足經濟、耐用、美觀和方便，檔案裝具的使用還要提高檔案的庫容量，檔案裝具是保護檔案的主要工具，也是檔案館中的主要設備，一定要注意裝具的存放。

2 損毀檔案實體的因素

人為損毀主要是由于人為的破壞、盜竊和工作人員在搬遷、包裝、整理、取放、查借閱過程中的粗心大意和疏忽所造成的。影響檔案壽命的內在因素主要是指檔案本身的質量，即檔案制成材料與字跡材料的質量，它們對檔案的壽命有直接影響。影響檔案紙張材料耐久性的因素很多，紙張造紙纖維的主要化學成分-纖維素、半纖維素和木質素的含量，纖維的形態，紙張生產過程帶來的有害化學雜質等，這些都是容易使紙張發黃變脆，損壞檔案材料的本質因素。損毀檔案的外在因素是指保管檔案的條件和周圍環境中各種有害因素對于檔案的破壞，外在因素可歸納為以下幾個方面：自然因素。檔案存在和運用于自然界之中，自然界中的水災、火災、風災、地震等自然災害時常發生，直接危害著檔案的安全。環境因素。環境條件不符合檔案保管的有關標準會對檔案的安全造成一定的危害。如不適宜的溫濕度和無防火、防水防有害氣體污染、防盜、防光等設施和措施，都會給檔案帶來不利的影響。管理因素。管理因素包括檔案保管的法律法規、標準制度和工作人員的素質、心理、責任心。如果沒有建立健全的規章制度，如庫房管理制度、應急救援預案及檔案查借閱審批制度、工作人員的崗位職責等，將會給檔案安全帶來一定的損壞。

3 提高檔案實體的安全防范方法

3.1 提升專業思維模式

檔案實體安全管理的思維模式對其系統運作起著至關重要的作用。有效的提升相關工作人員專業化的思維模式，對管理工作的開展有所幫助，具體提升方式有以下幾點。一是，相關工作人員一定要明確檔案實體對國家發展的重要性，不可在工作過程中出現馬虎、大意等情況。二是，檔案實體管理部門應該定期對相關工作人員進行專業培訓工作，讓工作人員提升檔案實體安全管理素養的同時，加強對相關知識的學習和吸收，從而更好的在工作中發揮最優水平。三是，檔案實體管理部門還要加強對檔案安全管理方面的宣傳工作，讓安全管理意識深入每個工作人員的心中，從而提升工作人員整體工作水平。四是，檔案實體安全管理工作人員要有良好的工作態度，對自身工作有高標準、嚴要求，這樣才能降低檔案實體安全事故的出現。

3.2 嚴格按照規章制度進行檔案實體安全管理工作

嚴格按照規章制度進行檔案實體安全管理工作，也是提高檔案實體安全管理質量的有效方法之一。具體做法從以下幾個方面體現。一，科學合理的規章制度是檔案實體工作順利開展的重要依據，所以相關工作人員在進行工作任務前，一定要對相關的規章制度有所了解，這樣才能為后續工作提供便利條件。二，檔案實體管理部門還要根據社會發展的情況，更新變革不符合時代要求的規章制度，并對科學有效的規章制度加以創新理念的引入，以便檔案實體管理工作能夠持久展開。三，對一些特殊的規章制度要加強重視。檔案實體管理規章制度是由很多不同種類的種類的規章制度建立起來的，具有明顯的多樣性。如檔案查閱制度、技術管理制度和應急制度等，都對檔案實體安全管理有著重要影響。因此，檔案實體管理部門要根據不同類型的規章制度，進行不同方式的優化處理，這樣才能讓檔案實體管理系統中的每個部分，都能安全順利的運行。四，加強對檔案實體管理的監督工作。檔案庫房在檔案實體安全管理過程中扮演著重要的角色，如果管理不當，就會對檔案信息的安全有所影響。因此檔案庫房相關監管人員，一定要按照相應的規章制度進行監督管理工作，同時還要加強對相關檔案實體管理設備的重視程度，定期進行故障排查，為檔案實體安全管理系統的順利運作提供便利條件。

4 結束語

從上面的內容可以看出，檔案實體的安全管理不僅影響著檔案事業的發展，還對國家發展與建設起著至關重要的作用。在檔案實體安全管理工作開展的過程中，相關工作人員不僅要根據各地區實際發展的情況制定妥善的管理方案，還要在原有管理體系的基礎上，加強檔案實體安全預防工作的展開，通過這些方式，才能為檔案實體安全管理工作的順利開展提供條件，為國家檔案事業的整體發展貢獻力量。

參考文獻

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