關于如何提高事業單位檔案管理水平的探究

摘要：檔案管理是事業單位不可缺少的一項工作，隨著社會的發展，各領域的信息量也大大增加，社會各領域所需的信息量也相應的增加，同時，也增加了檔案管理難度，為了滿足信息需求者的需要，這就需要具有較高的檔案管理水平，才能及時的為信息需求方提供各類信息和完好無損的存儲各類信息。因此，本文主要針對如何提高事業單位的檔案管理水平進行探討，并提出一些方法，旨在提高其管理水平，更好的為社會各方面提供信息服務。

關鍵詞：事業單位；檔案管理水平；方法

事業單位的檔案管理涉及范圍廣、類型多，需要收集、記錄、保存的信息也較多，所以，檔案管理工作具有一定的復雜性，為了做好檔案管理工作及提高工作效率，就必須要提高其管理水平。就目前情況來看，可以從管理制度、管理人員素質、信息化建設等方面入手，來提高檔案管理水平。

一、完善并落實事業單位檔案管理制度

檔案管理制度為管理工作提供管理方向和管理依據，并使管理工作更加標準化和規范化，是提高檔案管理水平不可缺少的一種方法，為此，就必須從以下幾個方面入手，完善檔案管理制度并落實管理制度。

1、提高管理人員的管理意識。在實際的管理工作中，有很多事業單位對檔案管理要求不夠高，使很多檔案管理人員認為管理工作并不重要，普遍的認為檔案管理只是對各類信息、資料的保存，所起到的實際作用較小，導致缺乏管理意識，即使有相關的管理制度，也難以按制度進行工作。例如，不積極主動的收集信息、不認真整理資料、檔案存放混亂等，都是缺乏管理意識的具體表現，也是忽視管理制度的體現，導致所保存的檔案不夠完整，影響檔案的保存價值。因此，針對這些情況，事業單位要通過宣傳教育、課程培訓、提高管理要求等途徑，來提高管理人員的管理意識，只有有了較強的管理意識才能依據管理制度進行工作，并不斷的改進管理制度，才能提高檔案管理水平。

2、對現有的檔案管理制度進行優化。由于時代是不斷進步與發展，事業單位的各項政策、工作等也不斷進行改革，所以，為了提高檔案管理水平也要對管理制度進行優化，使之起到應有的作用。為此，事業單位的領導層要重視檔案管理制度，聚集相關人員，對管理制度進行全面的甄別，仔細分析與研究，根據單位的實際情況增添管理條例、規則等，對不適用的規章制度進行優化或淘汰，并在以后的管理工作中重視及關注相關規章制度的合理性，發現問題要及時上報，確保問題及時的得到解決，努力制定一個完善的管理制度。

3、利用監督制度促進管理制度的落實。有了完善的檔案管理制度還必須要落實要到具體工作，才能發揮管理制度的作用，才能提高檔案管理水平。為此，事業單位還要選派責任心強、工作能力高以及工作嚴謹的人員組建監督部門，健全監督制度，定期或經常對檔案管理進行督查、督促，狠抓落實工作，督促檔案管理人員嚴格按照相關規章制度認真、謹慎工作，有助于提其管理水平。另外，我國相關職能部門應完善、健全與檔案管理相關的法律法規，從法律層面上來保障檔案管理工作，同時，對檔案管理制度的落實也有較大的促進作用。

二、加強對人員的管理也是一種較好的方法

檔案管理的各項工作主要由管理人員來操作，所以，檔案管理人員的職業技能、職業道德與其管理水平有著直接的關系，因此，就必須加強對檔案管理人員的管理，具體可以從以下幾個方面來加強。

1、選派合格、合適的人員來從事檔案管理工作。就當前情況來看，部分事業單位的領導層對檔案管理工作方面不夠重視，導致在人事任用方面放松警惕，使一些不夠資格或不合適崗位要求的人員從事檔案管理工作，一方面由于這些人員不具有專業的管理知識及管理能力，造成管理水平及管理效率大大降低。另一方面，增加了崗位的不穩定性，使檔案人員變動較為頻繁，不僅讓在崗人員無心做好管理工作，也無法培養專業的管理人員。因此，事業單位的領導層要引起足夠的重視，選派合格、合適的人員來擔任檔案管理工作的重任。

2、提高檔案管理人員的職業技能。職業技能的高低也是影響其管理水平的重要因素，隨著近年來信息技術的發展，在檔案管理方面也逐步實現信息化管理，對人才的要求隨之變高，對工作人員的業務能力也隨之變高。所以，事業單位不僅要在招聘上嚴格把關，招聘職業技能較高的人員以外，還要對現有的工作人員進行定期培訓，使其掌握先進的管理技能和現代信息化的管理技術，以此來提高其職業技能和業務水平，方能提高檔案管理水平。

3、提高檔案管理人員的職業道德和責任心。假如管理人員擁有較高的職業技能和業務水平，但缺乏高尚的職業道德和責任心，也將對檔案管理工作帶來嚴重的影響。例如，在正常的管理工作中，由于一時疏忽，導致損壞或丟失資料，而又沒有主動的補齊，而是撒手不管。這將嚴重的破壞了檔案材料的完整性，因此，除了對管理工作人員的業務能力進行提高以外，還要經常開展思想素質教育活動，或增設思想教育培訓課程，提高管理人員的思想覺悟性，從而提高其職業道德和責任心。

三、應用信息化檔案管理模式提高管理效率

管理模式也與管理水平有著直接的關系，對于檔案管理來說更是如此，而傳統的管理模式已經不能滿足于當代的檔案管理需要，所以，事業單位要積極的引進信息化管理技術，建立信息化檔案管理模式。

1、加強資金投入，引進現代化管理設備。由于社會的快速發展，現代的檔案資料大量增加，使管理工作更加復雜、繁瑣，傳統的管理模式已不能滿足正常管理需要。所以，事業單位要在檔案管理方面增加資金投入，引進現代管理設備，籌建現代管理設施，為建立現代化的信息管理模式提供硬件設施設備。另外，資金的投入還可以用于培養檔案管理人員的信息技術，使其能夠正確的應用信息技術、信息設備進行高效率的管理工作。

2、建立信息化管理平臺。在當今信息時代背景下，事業單位的檔案管理應利用信息設備、設施，建立信息化管理平臺，實現信息化管理模式與傳統的管理模式相結合，勢必會提高管理效率。例如，在調取某一檔案時，可以從信息平臺中調取相關存儲信息，可以及時、準確的鎖定檔案的存放位置，便于快速的取出檔案。所以，檔案管理部門要根據具體的實際情況，逐步的把相關信息輸入信息平臺，建立信息化管理平臺，并逐步的完善。

四、結語

總之，事業單位的檔案管理工作是一項重要的管理工作，在各類檔案資料大量增加的同時，必須要不斷的利用多種管理方法來提高其管理水平，才能滿足人們對檔案資料的保管、存儲、使用等需要。

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作者簡介：陳國芹，出生年月：1972年7月，女，漢，籍貫（精確到市）：陜西省銅川市，當前職務：檔案館員，當前職稱：中級，學歷：本科，研究方向：機關事業單位會計、文書、業務檔案管理