建成單位檔案信息安全管理系統分析

成曦

【摘要】單位檔案是單位進行科研和管理等工作的有效資源，維護單位檔案信息安全管理系統尤為重要。信息技術的發展使得單位檔案信息安全管理系統變得更加便捷，但是檔案信息安全管理系統卻面臨著一定的挑戰。檔案信息安全管理系統是數字化檔案館的核心，只有保障檔案的重要性及安全性，才能夠保障單位檔案資源順暢流通。

【關鍵詞】檔案信息 安全管理 系統分析

1 單位檔案信息安全管理系統的基本作用

單位檔案信息安全管理系統在一定程度上能夠幫助員工查閱必需的資料，檔案存檔為科研的真實性提供了有效的保障和參考價值。增強單位檔案信息安全管理系統和信息網絡的綜合安全保密能力，重點應該放在健全保密體系上。單位檔案信息安全管理系統的基本作用主要體現在以下幾個方面：

第一，單位檔案信息安全管理系統是單位管理工作的重要依據。單位的黨政機關工作需要借助過去的工作以及資料進行真實的參考，而單位的檔案是記錄過去管理工作的重要組成部分。單位的檔案是經過長期積累而形成的，這對單位的發展以及單位的管理規劃都能夠提供一定的參考價值，也是更好地提高管理工作效率的重要憑證。

第二，單位檔案信息安全管理系統是促進單位科研水平的重要基礎。單位檔案信息安全管理系統作為一種新型的單位管理模式，主要是借助計算機和單位局域網絡將單位的管理、科研、人事管理、后勤管理等方面的檔案信息存儲于網絡服務器，為未來的發展以及豐富單位的活動提供重要的基礎。從實踐活動方面來講，單位檔案信息安全管理系統能夠促進單位科研工作和管理工作的順利進行。

第三，單位檔案信息安全管理系統是編寫單位歷史的重要參考材料。沒有一定的檔案信息，單位的史志就是無本之木。單位的檔案是見證單位發展的重要依據，尤其是在編寫單位歷史的過程中能夠發揮重要作用。

2 建立單位檔案信息安全管理系統的必要性

一方面，單位檔案信息安全管理系統是一種新型的保障單位檔案信息安全的重要措施，主要是通過計算機以及網絡的安全來有效維護單位的檔案信息。通過這一安全的信息管理系統能夠實現檔案信息資源的查詢以及資源的共享，從而能夠快速實現信息化管理系統的作用。另一方面，建立單位的檔案信息安全管理系統能夠使得數字化單位的網絡平臺得到進一步的發展。單位的檔案信息管理系統能夠通過各種方式和途徑實現檔案信息的有效利用，這是建立單位檔案信息安全管理系統管理中心的重要價值所在。

3 影響單位檔案信息安全管理系統的因素

單位建立檔案安全管理系統是為了確保檔案的安全，并通過各種安全的管理系統來保障檔案信息內容的完整性。這就需要分析影響單位檔案信息安全管理系統的因素，從而有針對性地采取有效措施來加強單位檔案信息安全管理系統。單位檔案信息安全管理系統是以科學化和自動化的管理方式來進行的。這主要從以下幾個方面人手。

（1）單位檔案信息安全管理系統自身的技術因素。數字化檔案管理需要依靠現代網絡技術，但是其本身的物理壽命不長。實踐證明，光盤的最長壽命也只是20年到30年間，為了有效保護單位檔案信息安全管理系統，有效期結束后，需要再次寫入光盤才能發揮檔案信息的作用，這種反復操作容易造成數據丟失。檔案信息的安全程度就逐漸降低，從而使得光盤和硬盤需要不斷升級。

（2）單位檔案信息安全管理系統容易致使人們對系統產生一定程度的依賴。這就導致檔案信息安全管理過程中，通過對數據的輸入及查閱，容易造成信息的混亂。目前，許多檔案都采用了檔案信息安全管理系統。但是，對軟件的操作系統及升級過程中出現的問題是不可忽視的，這就需要原有的數據信息還要適應新系統的轉換工作，這一系列的工作，制約了單位檔案信息安全管理系統的安全程度。

（3）單位檔案信息安全管理系統的共享造成了一定程度的信息丟失。目前單位的檔案已經實現了各方面資源的共享，這種快速的發展方式使得信息的流通量變大，尤其是信息的自由轉移程度也逐漸提高。這在無形之中就對信息安全以及具有保存信息狀態的磁記錄產生了一定的沖擊作用。傳統的檔案信息安全管理能夠對檔案實行嚴密的保密措施，而這種大眾分享的狀態卻使得檔案信息在流通過程中造成數據丟失。并且計算機在運行過程中容易產生病毒以及新的數據，從而干擾了檔案信息。

4 完善單位檔案信息安全管理系統的重要措施

4.1 加強單位檔案信息安全管理人員的基本素質

做好保密工作是每個單位檔案信息安全管理人員的必備素質，更是檔案信息安全管理人員的職責。在信息技術深入的今天，實現檔案館信息資源的合理利用，需要在全面了解安全信息技術的基礎上，積極轉變觀念，做好保密工作，才能夠在一定程度上實現檔案信息安全系統的有效管理。

4.2 建立有效的單位檔案信息安全管理系統保密服務支持體系

風險管理服務貫穿于檔案信息安全管理工作之中，要實現對安全風險的評估以及分析，才能夠采取有效的控制風險的措施，有針對性地增強網絡的可靠性和安全性。尤其是在應對突發事件的時候，能夠更加可靠地對泄密事件做出快速反應，才能夠保障單位安全信息管理系統的安全。這不僅僅需要單位檔案安全管理系統需要專業的技術管理人員，更重要的是具備安全意識和防范意識。

4.3 建立單位檔案信息安全管理系統的管理體制

在科技日益發展的今天，安全管理也成為單位檔案管理工作的重點。建立單位檔案信息安全管理系統的體制尤為重要。尤其是在檔案信息資源管理過程中，人們對知識資源的利用和整合程度上有一定的欠缺。單位在進行檔案管理工作的過程中，專門的檔案管理工作人員在管理工作中發揮著十分重要的作用。為了實現對單位檔案的安全管理，就必須需要建立一定的安全管理體制來約束單位管理人員，采取強有力的保障措施，才能夠為單位檔案信息管理提供可靠的保障。

5 結語

隨著網絡技術的發展，依托信息技術能夠使得單位檔案信息安全管理得到進一步的完善，這是建設單位各種管理工作的重要途徑，也是實現單位電子信息一體化的方式。傳統的單位檔案信息安全管理方式具有一定的局限性，尤其是在提供真實可靠的信息資源方面浪費了大量的查閱時間。而建立單位檔案信息安全管理系統，在保障信息安全的前提下提高了管理效率。

參考文獻：

[1]宋林雅.淺談單位檔案信息安全管理系統安全保密體系的構建[J].蘭臺世界，2013 （14）.