分析編制勞動工資檔案目錄的必要性

杜秀云

【摘要】城區檔案部門要貼近企業，掌握企業改革動態，做好宣傳、限蹤服務。并且對檔案部門要明析家底，超前做好編制勞動工資檔案專題目錄的基礎工作。對勞動工資檔案在檔案管理中出現的復雜多變的情況，要知情知因，掌握機構的來龍去脈、編制出符合客觀實際的。具有年代連續性的，操作性強的“勞動工資檔案專題目錄”，為改革、發展、穩定做好配套服務。

【關鍵詞】城區檔案部門 勞動工資檔案目錄

一、基本簡介

檔案目錄是由檔案館（室）編制的，由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統的重要組成部分。

檔案目錄按其加工文獻和處理信息的手段可分為手檢目錄和機檢目錄兩大類。手檢目錄是由人工制作，可直接查找檔案的檢索工具，常見的有卡片式和書本式兩種形式。卡片式目錄是把文件或案卷的內容和形式特征記錄在卡片上，按一定規則組合排列而成，是一種離散式目錄載體；書本式目錄是將文件或案卷的內容和形式特征著錄成條目，按一定規則組合排列并書寫或復印在空白書頁上，裝訂成冊，是一種聚合式目錄載體。機檢目錄是借助于電子計算機等機械設備存儲目錄信息和查找檔案的檢索工具，一般有機讀和縮微兩種形式。機讀目錄是把記錄文件或案卷特征的文字、圖形、數字和符號轉換成機器可以識別的代碼輸人計算機，以特定的格式存儲于計算機磁帶、磁鼓或磁盤上，檢索時經過特定的程序轉換成文字并編制成各種目錄，顯示在屏幕上，或直接打印成各種目錄；縮微目錄是將手檢目錄拍攝在縮微膠片上，檢索時借助閱讀器將其放大，顯示在屏幕上。

二、編制勞動工資檔案目錄的必要性

專題目錄是揭示館藏某一專題檔案內容和成份的檢索工具，也是目前基層檔案館檔案檢索工具中便捷、準確檢索所需檔案的有效途徑。在近幾年檔案利用接待中，最令我們感到困惑的是勞動工資檔案的檢索問題。隨著我國社會主義市場經濟的逐步建立和完善，各項改革舉措陸續出臺實施，諸如城鎮居民住房制度改革、養老社會保險制度改革、失業社會保險制度改革、以及即將出臺的醫療社會保險制度改革等與市民密切相關的改革，在實施過程中，市民來檔案館查閱勞動工資檔案者大量增加。但是建國50年來，由于機構設置的多次變更，職能的轉換，這類檔案分散在勞動、人事、計經委、下放辦、工業公司等各種長期或臨時性機構的全宗內，無專題目錄，檢索時缺乏系統性，易于疏漏，查找繁瑣。接待人員有時最全力查找，但往往因涉及全宗雜、案卷數量大，內容很分散，形式多樣化，難以提高查準率，查全率。在這種狀況下，每每遇到市民帶著希望而來、面又帶著失望而去、檔案部門在這涉及維護群眾切身利益的工作面前顯得無能為力。城區一級基層檔案館處在人民群眾利用檔案的最前沿，聯系廣大群眾的第一線，應立足崗位，要在做好檔案館基礎工作上下功夫，即從編制勞動工資檔案專題目錄人手，結合利用電子計算機檢素，把勞動工費檔案積極提供給所需的群眾為利用者提供優質的服務。

（一）勞動工資檔案具有實際的經濟利益價值

勞動工資檔案是檔案館館藏檔案中為改革、發展、穩定服務具有積極意義的一部分，勞動工資檔案與企業事業單位的經濟利益緊密相連也與職工群眾的切身利益息息相關。就單位而言，勞動工資檔案是辦理職工離退休手續涉及工齡，身份，職務，職稱等最直接，最其法律效力的重要憑據；就職工個人而言，利用檔案維護個人利益的需要更多。

（二）勞動工資檔案具有提升檔案利用效率價值的作用

館藏檔案數萬卷，而檔案面向社會，向市民開放后，以能為市民百娃排憂解難的勞動工資檔案價值最為顯著。正因為這類檔案符合城區檔案部門“而向全區，服務社會，服務群眾”的宗冒，因而一方面最有代表性地體現了檔案在社會生活中的作用，另一方面，勞動工資檔案的開發利用也提升了檔案的利用價值。

（三）勞動工資檔案具有為維護改革穩定大局服務的價值

隨著我國勞動人事制度改革的不斷深化，特別是社會保障制度的逐步建立和完善，利益的分配和調整直接影響著人民群眾的生活。近幾年來，企事業單位在辦理取工退體工資涉及職工工齡時，往往因時間跨度長，單位檔案、資料不全，職工只單純憑借記憶，雙方掌握的工齡情況有所偏差，因而單位勞資部門與職工時有爭議磨擦，影響社會穩定。此時借助檔案來證實職工的工齡時間，將是解決問題的最權威辦法。因此，勞動工資檔案對維護社會穩定具有無可替代的價值。

大力開發勞動工資檔案信息資源為改革、發展、穩定服務，是檔案部門責無旁貸的任務。檔案部門要解敬思想、打開這類檔案滿三十年才能開放的禁錮。勞動工資檔案大部分形成于七十年代，涉及徒工轉正定級、錄用新職工、職工調動介紹信、調整工資審批等，其保密性不強，而利用價值卻很高，按照新修改的《檔案法實施辦法》關于“經濟等類檔案可以隨時向社會開放”的規定，這類檔案很有必要，也完全可以提前向社會開放，滿足社會各方面的需要，為社會各方面服務。檔案部門要廣泛宣傳，把勞動工資檔案作為企業事業單位改革，改制的輔助工具。城區檔案館館藏的勞動工資檔案涉及面廣，上至部分已上交的市屬企業，下至街道企業，這類企業一則改革動作大，有改組、聯合，兼并、股份合作等多種形式；二則老職工多，通過改革，一些職工面臨轉崗，下崗、退休，待業等，企業將為此辦理勞動關系，這就需要利用勞動工資檔案。對此，城區檔案部門要貼近企業，掌握企業改革動態，做好宣傳、限蹤服務。并且對檔案部門要明析家底，超前做好編制勞動工資檔案專題目錄的基礎工作。對勞動工資檔案在檔案管理中出現的復雜多變的情況，要知情知因，掌握機構的來龍去脈、編制出符合客觀實際的。具有年代連續性的，操作性強的“勞動工資檔案專題目錄”，為改革、發展、穩定做好配套服務。