完善歸檔責任制保證案卷質量

車黎黎

摘 要： 檔案的質量是體現一個單位或部門檔案管理水平的重要依據。但在實際的管理過程中，檔案管理的歸檔過程是受到多方面因素的影響。因此，應該加強檔案管理的責任制建設以此來保證檔案的質量。但是，檔案管理根據單位的不同在各方面都存在差異，筆者在這里以機關事業單位為主展開討論。本文從機關事業單位檔案管理的現狀出發，分析目前機關事業單位檔案管理存在的問題，提出機關事業單位完善歸檔責任制保證案卷質量的措施。

關鍵詞：歸檔責任制；案卷質量；措施

一、機關事業單位檔案管理的現狀

1、機關事業單位檔案管理層的現狀

首先，很多機關事業單位管理層對檔案管理工作的不重視、錯誤的認識，是我國機關事業單位檔案管理工作中產生問題的關鍵。部門中沒有專業的檔案管理工作人員，很多員工是身兼數職，這樣在一定程度上會影響檔案管理工作的質量。隨著經濟的發展，社會時代的進步，機關事業單位對檔案管理工作的態度也應隨之變化，應該提高對檔案管理工作的重視程度。其中，最應該加強機關事業單位對《檔案法》等法律法規的學習，以法律手段規范機關事業單位的檔案管理工作。此外，檔案管理工作需要在長期的實踐過程中形成機關事業單位獨特的管理模式，但是由于相關負責人對檔案工作的不重視，我國機關事業單位開展檔案管理工作的時間也較短，目前還無法實現健全的歸檔責任制的目標。

其次，機關事業單位檔案管理的內容單一、手段落后。機關事業單位不同于國家，其在檔案收集過程中面臨的問題也是比較多的，因此收集檔案比較困難，這也是導致機關事業單位檔案管理內容單一的主要問題。目前大部分的機關事業單位仍然采用的是傳統檔案管理辦法。實際上，隨著信息技術的發展，現代技術已經能有效、快捷的進行檔案管理。但是由于機關事業單位在檔案管理方面的投資較少，無法支撐其這些現代技術的耗費。因此，機關事業單位在檔案管理方面的手段還是較為落后。

2、機關事業單位檔案管理操作層的現狀

一是，檔案行政管理部門指導不足。照理說，機關事業單位在設置檔案管理部門的時候，應該重視檔案行政管理部門的作用。其是為了檔案工作更好的展開，為其提供相應的技術支持，在不干預不強求的態度下，對其部門職責、激勵機制、檔案管理等方面都做出具體規定，作為工作開展的依據，很好的把握建檔的關鍵環節，使機關事業單位建檔工作落到實處。其次機關事業單位檔案管理部門資源配置方面存在巨大的問題，資源效率低下。此外，機關事業單位檔案管理部門還缺乏一系列的工作指導原則，在檔案的建立方面缺乏經驗，機關事業單位檔案管理的行政部門又缺乏工作效率，這樣一來，檔案管理工作就沒有辦法良好的開展。

二是，檔案管理工作人員專業素質低。由于單位管理層對于檔案管理的工作并不重視，不能夠高薪聘請專業人員也不能撥資培訓本部門工作人員的專業技能。因此出現了檔案管理員工的專業素質低、工作缺乏競爭意識，僅能依靠自身的一點點對檔案管理的經驗來管理檔案，這將會使得機關事業單位檔案管理同現代、高效的管理手段越走越遠。甚至于有的機關事業單位因員工工作失誤，在進行檔案工作管理時出現了檔案損壞的事件，這不僅僅是對檔案管理工作的開展有著重要影響，其對機關事業單位的形象也會造成巨大的損失。

二、機關事業單位檔案管理存在的問題

1、機關事業單位檔案管理方式過時

筆者通過走訪調查發現，就目前機關事業單位的檔案管理水平而言，其大多數仍然采用傳統的檔案管理方式—人工管理。檔案管理部門的員工主要工作就是對機關事業單位的人事檔案以及檔案庫房進行管理，工作量非常大。而且也沒有有效的利用一些高效的檔案管理軟硬件設施以及相關的數據信息進行檔案管理，因此，檔案管理人員的工作量并沒有減輕，工作的效率也得不到提高。機關事業單位檔案管理的基礎設施也較為落后，盡管在檔案管理過程中運用到了現代技術，但由于后期設備維護跟不上，對檔案管理也造成了很大的影響。

2、機關事業單位檔案信息具有虛假性

目前我國大多數機關事業單位對檔案的保存形式仍然是紙質檔案，當這些檔案信息需要歸檔的時候，檔案管理人員對這些檔案材料真實性的判斷大多來源于其自身的經驗或者是自己的專業知識進行人工識別，鑒別過后就會對其進行歸檔。這一過程對檔案管理來說是極其不科學的，檔案信息的真實性居然取決于檔案管理工作人員的專業素質水平。這樣很有可能會出現篡改，對虛假的信息鑒別不清，在很大程度降低了其檔案信息的真實性。

3、機關事業單位檔案歸檔后利用效率低

正如上文中提到的，在實際工作中，機關事業單位檔案管理的功能就是為機關事業單位提供查閱信息的功能。但是，機關事業單位歸檔過后的檔案并不是誰都可查閱，其僅限于檔案管理的內部人員使用，其他部門若是想對其進行查閱需要一些繁瑣的手續。首先，查檔人員填寫查檔申請表，由主管領導簽字，加蓋單位公章之后才能查檔。如果遇到一些緊急情況需要查檔的時候，這將大大降低機關事業單位的工作效率。實際上，這樣一來檔案管理工作就沒有很好的起到自己的作用，更加會削弱機關事業單位對檔案管理工作的重視度。

4、機關事業單位檔案信息的保密度低

正如筆者在前文中所提到的，目前我國機關事業單位大多數還在采用傳統人工管理的方式對檔案工作進行管理，人工錄入的方式很容易讓機關事業單位的檔案信息泄露，機關事業單位檔案的保密性得不到保證。此外，雖然有的機關事業單位有利用現代技術對檔案進行管理，但實際上對其投資不夠，未建立一個安全、完備的基礎檔案管理平臺，檔案信息容易被網絡黑客等不法分子盜取。

三、完善歸檔責任制保證案卷質量的措施

1、機關事業單位檔案管理職能的完善和職責、權限的確定

在這里機關事業單位檔案管理職能的完善和職責、權限的確定，是說在檔案管理部門同其他管理部門之間建立一個良好的檔案管理系統。對所有工作人員的工作都有一個明確的定位，出現問題，可以直接找到責任人，提高的檔案工作管理的效率。

2、機關事業單位檔案管理工作的銜接度應加強

通過上一措施把單位組織機構的現況及各部門、各級人員在檔案管理工作中所承擔的職責以文件的形式規定下來，具有一定的強制性。隨后，為了更好的開展檔案管理工作應將其工作流程做出明確的規定，做好各員工、各部門之間檔案管理的銜接工作。特別是對于其他部門的銜接工作更應注重，避免出現部門矛盾，影響機關事業單位的發展。

3、機關事業單位檔案管理工作的投資應該加強

機關事業單位檔案管理技術落后的一個主要原因就是投資不夠。有的檔案管理部門其本身比較小，資金原本就比較緊張，無法購買一些方便、快捷的檔案管理軟件。此外，加上機關事業單位的領導對這一方面的管理不夠重視，就算資金不緊張，也不會去購買一些具有現代技術的檔案管理軟件。因此，機關事業單位應該加強對檔案管理的資金投入。

四、結語

檔案的質量是體現一個單位或部門檔案管理水平的重要依據。但在實際的管理過程中，檔案管理的歸檔過程是受到多方面因素的影響。機關事業單位的檔案管理體現著機關事業單位的發展水平，為了做好機關事業單位管理的歸檔工作，通過以上兩方面的措施，使得機關事業單位檔案在歸檔工程中清晰明了，對持續保證案卷質量具有一定的積極影響。

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（作者單位：黑河仲裁委員會辦公室，黑龍江 黑河 164300）