信息化在檔案管理中的有效運(yùn)用

王賀

【摘要】隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的提升，信息化技術(shù)普遍應(yīng)用在社會(huì)各行業(yè)中，為社會(huì)的發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)，現(xiàn)階段，信息化技術(shù)的應(yīng)用，逐漸優(yōu)化了事業(yè)單位的檔案管理工作。傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理，存在諸多弊端，現(xiàn)如今信息化的普及，大大提升了事業(yè)單位的檔案管理效率。本文以此為研究背景，深入分析傳統(tǒng)檔案管理的局限性，有效論述了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，以及信息化在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，并在此基礎(chǔ)上，對(duì)于新時(shí)期信息化在檔案管理中的有效運(yùn)用提出科學(xué)的發(fā)展建議，

【關(guān)鍵詞】信息化 檔案管理 應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

引言

我國(guó)對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作格外重視，不僅給予基層檔案管理工作很大的經(jīng)濟(jì)和政策投入，同時(shí)也不斷優(yōu)化對(duì)其的管理，現(xiàn)如今，事業(yè)單位的檔案管理工作也日益規(guī)范。新形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理工作面臨新的改革，逐漸將信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，在提升了檔案管理工作效率的同時(shí)，也大大提升了檔案管理工作的有效性。但是由于我國(guó)整體上對(duì)于信息化的應(yīng)用還缺乏一定的經(jīng)驗(yàn)，因此相關(guān)工作還有待提高，筆者通過本文的論述，旨在為新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的指明方向。

一、傳統(tǒng)檔案管理工作的局限性

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理方式都是圍繞紙質(zhì)保存，通過人工來對(duì)檔案進(jìn)行整理、分工以及保存，不僅管理效率非常低，同時(shí)進(jìn)一步增加了檔案管理的人工成本。除此之外，由于紙質(zhì)檔案的管理在保存上需要切實(shí)考慮到環(huán)境等外界因素的影響，需要一定的保存空間，同時(shí)還要避免火災(zāi)、蟲咬等因素對(duì)檔案的破壞。總的來說，傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，同時(shí)在保存上具有一定的難度。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）缺乏對(duì)信息化應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)，管理理念滯后

一直以來，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理都一直保持著傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，缺乏對(duì)信息化應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)。一方面，由于事業(yè)單位的財(cái)政經(jīng)費(fèi)有限，對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用需要較高的成本。大大制約了信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用和推廣，另一方面，事業(yè)單位的檔案管理人員大多都是年紀(jì)大的人員，對(duì)于現(xiàn)代化的信息和技術(shù)手段不熟悉，學(xué)習(xí)起來又比較困難，使得事業(yè)單位檔案管理理念滯后。大大降低了檔案管理的實(shí)際效率。

（二）缺乏系統(tǒng)的技術(shù)條件做支撐

實(shí)施信息化檔案管理是相對(duì)復(fù)雜的，不僅需要系統(tǒng)的技術(shù)條件做支撐，同時(shí)也需要安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。但是根據(jù)現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理水平來看，其在技術(shù)層面上還相對(duì)欠缺。不僅數(shù)據(jù)檔案?jìng)鬏斔俣嚷瑫r(shí)也缺乏穩(wěn)定、安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境作保障，使得檔案管理存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，不僅如此，由于數(shù)據(jù)電子檔案大多都是以表格或文檔形式存檔的，需要建立統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)，但是事業(yè)單位在這方面還比較欠缺。

三、信息化在檔案管理中的應(yīng)用

（一）檔案管理更加安全

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作受諸多不確定因素的影響較大，很容易造成檔案的丟失和損毀，現(xiàn)如今，信息化在檔案管理中的應(yīng)用，可以有效的提升檔案管理的安全性，通過計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的信息環(huán)境，為電子檔案構(gòu)筑了安全的屏障，其通過電子數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存方式，不僅有效排除了外界因素的干擾，同時(shí)也大大縮小的檔案的存儲(chǔ)空間。通過檔案的備份，也可以有效避免丟失和損毀的管理弊端。

（二）檔案的整理和查詢更加便捷

在信息化背景下，人事檔案的管理通過數(shù)據(jù)的方式錄入電腦，不僅有效緩解了傳統(tǒng)檔案在整理、分類過程中的壓力。同時(shí)也使得現(xiàn)代化檔案管理更加輕松、快捷。除此之外，由于信息化應(yīng)用的過程中，電子檔案的查詢可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行篩選，可以明確、快速的查詢到所需要的信息，使得當(dāng)前的檔案查詢更加便捷。同時(shí)也大大提升了人事檔案的管理效率。

四、如何創(chuàng)新信息化在檔案管理中的應(yīng)用

（一）強(qiáng)化對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

現(xiàn)如今，隨著檔案管理社會(huì)地位的日益提升，很多高校都開設(shè)了檔案管理專業(yè)，為社會(huì)的檔案管理工作輸送了大量的專業(yè)人才，因此，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)信息化在檔案管理中的應(yīng)用，還需要積極強(qiáng)化對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，通過面向高校選擇高素質(zhì)、信息化技術(shù)強(qiáng)的專業(yè)人才指導(dǎo)檔案管理的改革。為事業(yè)單位檔案管理工作注入新鮮的活力。其次，也要積極加強(qiáng)現(xiàn)有人才在技術(shù)和管理理念方面的培訓(xùn)，提高管理人員的認(rèn)知，強(qiáng)化信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)。

（二）提高技術(shù)層面的安全性

新信息化在檔案管理中的應(yīng)用需要穩(wěn)定、安全的技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，因此，事業(yè)單位要及時(shí)更新自身的技術(shù)和信息系統(tǒng)，對(duì)于可能存在的網(wǎng)絡(luò)漏洞要及時(shí)修復(fù)，防止檔案泄密。其次，事業(yè)單位也要積極制定和優(yōu)化完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加快對(duì)信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，以此更好的規(guī)范信息化檔案管理的方式和流程。提升事業(yè)單位為檔案管理工作的有效性。

結(jié)論

綜上所述，信息化在檔案管理中的應(yīng)用是未來我國(guó)檔案管理工作改革的必然趨勢(shì)，其不僅可以充分提升我國(guó)檔案管理的效率，同時(shí)也能進(jìn)一步提高檔案的安全性和完整性。因此，信息化檔案管理對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位的改革具有積極的推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]萬慶虹.信息技術(shù)在檔案管理中的有效運(yùn)用[J].中文信息，2017（1）.

[2]金漢霞.芻議計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用[J].無線互聯(lián)科技，2014（4）：208-209.