信息化在檔案管理中的有效運用

王賀

【摘要】隨著我國科學技術和信息技術的提升，信息化技術普遍應用在社會各行業中，為社會的發展做出重要貢獻，現階段，信息化技術的應用，逐漸優化了事業單位的檔案管理工作。傳統意義上的紙質檔案管理，存在諸多弊端，現如今信息化的普及，大大提升了事業單位的檔案管理效率。本文以此為研究背景，深入分析傳統檔案管理的局限性，有效論述了事業單位檔案管理的現狀，以及信息化在檔案管理中的應用優勢，并在此基礎上，對于新時期信息化在檔案管理中的有效運用提出科學的發展建議，

【關鍵詞】信息化 檔案管理 應用優勢

引言

我國對于事業單位的檔案管理工作格外重視，不僅給予基層檔案管理工作很大的經濟和政策投入，同時也不斷優化對其的管理，現如今，事業單位的檔案管理工作也日益規范。新形勢下，事業單位的檔案管理工作面臨新的改革，逐漸將信息化技術應用在檔案管理中，在提升了檔案管理工作效率的同時，也大大提升了檔案管理工作的有效性。但是由于我國整體上對于信息化的應用還缺乏一定的經驗，因此相關工作還有待提高，筆者通過本文的論述，旨在為新時期事業單位檔案管理工作的指明方向。

一、傳統檔案管理工作的局限性

我國傳統的檔案管理方式都是圍繞紙質保存，通過人工來對檔案進行整理、分工以及保存，不僅管理效率非常低，同時進一步增加了檔案管理的人工成本。除此之外，由于紙質檔案的管理在保存上需要切實考慮到環境等外界因素的影響，需要一定的保存空間，同時還要避免火災、蟲咬等因素對檔案的破壞。總的來說，傳統的檔案管理方式不僅費時費力，同時在保存上具有一定的難度。

二、事業單位檔案管理工作的現狀

（一）缺乏對信息化應用的經驗，管理理念滯后

一直以來，我國事業單位的檔案管理都一直保持著傳統的紙質管理方式，缺乏對信息化應用的經驗。一方面，由于事業單位的財政經費有限，對于信息化技術的應用需要較高的成本。大大制約了信息化技術在檔案管理中的應用和推廣，另一方面，事業單位的檔案管理人員大多都是年紀大的人員，對于現代化的信息和技術手段不熟悉，學習起來又比較困難，使得事業單位檔案管理理念滯后。大大降低了檔案管理的實際效率。

（二）缺乏系統的技術條件做支撐

實施信息化檔案管理是相對復雜的，不僅需要系統的技術條件做支撐，同時也需要安全的網絡環境。但是根據現階段事業單位的檔案管理水平來看，其在技術層面上還相對欠缺。不僅數據檔案傳輸速度慢，同時也缺乏穩定、安全的網絡環境作保障，使得檔案管理存在一定的安全風險，不僅如此，由于數據電子檔案大多都是以表格或文檔形式存檔的，需要建立統一的格式標準，但是事業單位在這方面還比較欠缺。

三、信息化在檔案管理中的應用

（一）檔案管理更加安全

傳統的紙質檔案管理工作受諸多不確定因素的影響較大，很容易造成檔案的丟失和損毀，現如今，信息化在檔案管理中的應用，可以有效的提升檔案管理的安全性，通過計算機和互聯網的信息環境，為電子檔案構筑了安全的屏障，其通過電子數據的儲存方式，不僅有效排除了外界因素的干擾，同時也大大縮小的檔案的存儲空間。通過檔案的備份，也可以有效避免丟失和損毀的管理弊端。

（二）檔案的整理和查詢更加便捷

在信息化背景下，人事檔案的管理通過數據的方式錄入電腦，不僅有效緩解了傳統檔案在整理、分類過程中的壓力。同時也使得現代化檔案管理更加輕松、快捷。除此之外，由于信息化應用的過程中，電子檔案的查詢可以通過計算機進行篩選，可以明確、快速的查詢到所需要的信息，使得當前的檔案查詢更加便捷。同時也大大提升了人事檔案的管理效率。

四、如何創新信息化在檔案管理中的應用

（一）強化對專業人才的引進和培養

現如今，隨著檔案管理社會地位的日益提升，很多高校都開設了檔案管理專業，為社會的檔案管理工作輸送了大量的專業人才，因此，事業單位要想實現信息化在檔案管理中的應用，還需要積極強化對專業人才的引進和培養，通過面向高校選擇高素質、信息化技術強的專業人才指導檔案管理的改革。為事業單位檔案管理工作注入新鮮的活力。其次，也要積極加強現有人才在技術和管理理念方面的培訓，提高管理人員的認知，強化信息化檔案管理團隊。

（二）提高技術層面的安全性

新信息化在檔案管理中的應用需要穩定、安全的技術和網絡環境，因此，事業單位要及時更新自身的技術和信息系統，對于可能存在的網絡漏洞要及時修復，防止檔案泄密。其次，事業單位也要積極制定和優化完善的檔案管理標準，加快對信息化檔案管理標準的制定，以此更好的規范信息化檔案管理的方式和流程。提升事業單位為檔案管理工作的有效性。

結論

綜上所述，信息化在檔案管理中的應用是未來我國檔案管理工作改革的必然趨勢，其不僅可以充分提升我國檔案管理的效率，同時也能進一步提高檔案的安全性和完整性。因此，信息化檔案管理對于當前事業單位的改革具有積極的推動作用。

參考文獻：

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