公園檔案管理研究

王帥

【摘要】城市公園的檔案是公園的發展歷程、文化活動、園林規劃、重大決策的真實記載，是公園決策和發展的前提和基礎，在公園的發展建設中起著重要的作用，如何管理和利用好這些檔案信息資源將有利于公共服務事業的可持續發展。本文以哈爾濱文化公園為例，交流實際工作中的具體做法，提出管理過程中存在的問題，從而進一步思考和研究公園檔案管理的具體方法和對策。

【關鍵詞】城市公園 檔案管理 方法對策

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）29-0272-02

城市公園的檔案不同于其他企事業單位檔案，城市公園檔案內容比較繁雜，公園規劃建設檔案、游樂設施的技術檔案、群眾活動檔案、財務檔案、人事檔案、行政檔案、園林綠化檔案、歷史文化檔案，如果想將公園檔案整體的管理起來需要檔案管理人員有較強的業務能力，更需要公園的管理者給予高度的重視和支持。公園檔案對一個公園的發展起著基礎性的決定作用，尤其對于有著悠久歷史的老公園，檔案記錄著整個公園的發展歷程，為公園的進一步發展奠定堅實的基礎。

一、哈爾濱文化公園檔案管理在實際工作中的做法

（一）建立檔案管理制度，規范檔案管理程序。哈爾濱文化公園始建于1958年，是我國建國初期首批文化公園，公園前身是外僑墓地，園內坐落圣母安息教堂等歷史保護建筑，公園的整體規劃極具城市特色，是典型的歐陸風情的寒地公園。后為了公園的可持續發展，公園又率先發展游樂文化活動，引進了吸引力強的游樂設備，一度成為東北地區最大的露天游樂場，所以文化公園不僅僅承載著城市公園文化休閑的職能，也成為哈市青少年兒童成長的活動基地。由于公園建成年代久遠，歷史建筑、文化活動、游樂設備、園林綠化等檔案種類繁多，要實行規范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度，才能逐步提升檔案管理水平。因此，多年來，公園始終堅持把制度建設作為推進檔案規范化管理的首要任務抓緊抓實。嚴格按照《檔案法》和上級主管部門的要求，結合單位工作實際，相繼制定了檔案管理辦法和檔案室的管理辦法。此外，還進一步完善了檔案員崗位責任制，明確了管理責任，提出了具體任務，使工作人員對檔案的收集、整理和查詢都能做到有法可依，按章辦事、嚴格管理、合理使用，確保不出現損毀和丟失現象。

（二）加強檔案軟硬件設備建設。現代化、規范化的檔案管理離不開檔案管理軟件和硬件設施的建設，加大軟件和硬件設施的投入力度在檔案管理當中是十分必要的。近年來，公園更加重視檔案工作的規范和建設，克服辦公用房緊張的現實情況，先后投入資金完善檔案室的建設，做到檔案室、閱覽室、辦公室三室分開，并擴大檔案室面積，配置規范的檔案柜、滅火器、溫濕度計等檔案專用物品，確保檔案室具有防火、防盜、防潮、防塵、防高溫、防蟲害等功能。同時，購買檔案管理軟件，逐步實現音像檔案、電子檔案統一的規范化管理。

（三）充分發揮檔案的服務功能作用。開發和利用是檔案管理的價值體現，結合實際工作特點，公園制定了檔案借閱管理制度，規范檔案借閱流程，為公園的發展建設提供詳實的佐證資料。并逐年編寫《大事記》等檔案資料，近年來，還派專人整理哈爾濱文化公園的文化發展史，搜素大量歷史資料，對公園的發展脈絡、園林規劃、歷史建筑等方面進行廣泛調研，為公園的進一步發展提供有力參考。公園還根據歷史檔案資料，設計完成公園歷史建筑的復原圖，助力園內歷史保護建筑的修繕。同時，公園還考慮利用公園的老照片做成歷史圖片展和旅游紀念品，從而提高公園的經營收入。

二、哈爾濱文化公園檔案管理工作在實際工作中存在的問題

（一）檔案管理工作重視不夠

檔案管理工作是一項延續性很強，工作難獲得重大突破，經濟效益短時間不易呈現的工作。在現階段的工作中往往存在重視業務工作而輕視檔案管理工作的現象。從而導致檔案收集難全面、管理難推進、工作難開展，使此項工作只處于檔案歸檔、保存等狀態中，缺乏高度的重視和統一的管理。

（二）管理人員專業素養不高

檔案工作屬于一項專業性較強的技術性工作，但在實際工作中并沒有配備專門的檔案技術人員從事檔案的管理工作，大多是檔案兼職管理人員。當經營業務較重的時候，檔案工作往往要讓步業務工作，檔案知識的學習相對滯后，檔案管理的相關培訓不足，使得檔案工作的開展沒有強有力的理論指導。

（三）檔案管理技術手段落后

沒有建立規范的檔案管理體系，對公園檔案沒有系統的分類和收集，缺乏檔案工作的整體把握和規劃，檔案工作年度計劃和年度考核不完備，檔案軟件系統的利用率不高，檔案工作沒有系統的指導和遵循。

三、加強公園檔案管理工作的對策和措施

（一）提升檔案管理意識。

大力宣傳《檔案法》的學習，轉變管理理念，確保管理人員認識到檔案工作的重要性，使管理層意識到檔案工作的決策依據作用，從而使檔案管理工作得到高度重視，保障企業各項工作的順利開展。同時，檔案管理者也應具備較強的法律意識，確保檔案管理達到有法可依、有規可循，并提高公園檔案管理人員的職業培訓，為公園檔案管理工作提供更多的理論指導。

（二）建立檔案標準化管理體系。

依據政策法規，縷清檔案管理各個步驟和標準，完善檔案管理、檔案登記、統計、銷毀等制度建設，層層落實檔案管理責任，實現分層管理，并將此項工作計入年度考核。充分利用檔案的軟硬件設施，提高檔案管理的科學性和高效性。同時，加強檔案室的管理和建設，防止紙質檔案受潮侵蝕，定期做好紙質檔案的修復和保管。并定期對所有的檔案資料進行全部查收，防止檔案遺失。

（三）加強資料收集，提高檔案工作成效。

有效資料的收集是檔案的基礎性工作。隨著城市公園的不斷發展，檔案資料越來越多，全面收集公園的檔案資料就變得尤為重要，如何將檔案有效的收集到起來，除了要求檔案人員要有高度責任感之外，對檔案的收集要有主動性和超前意識，要制定積累收集的計劃，分門別類列出應收集的材料清單，分發給相關責任人，讓大家都來重視和關心單位檔案工作。同時抓好聲像、實物等檔案薄弱環節的收集工作，不斷拓寬收集內容。