基于數(shù)據(jù)分析的合同管理質(zhì)量提升方法

/北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所

合同管理是科研管理中的重要一環(huán)，也是科研經(jīng)營活動的重要表現(xiàn)載體。由于合同涉及對外經(jīng)濟(jì)交往，近年來逐漸成為各級審計和內(nèi)控重點。因此，合同管理中所體現(xiàn)的風(fēng)險管控方法值得研究。

一、總體思路

區(qū)別于傳統(tǒng)的定性管理思路，梳理歷年合同管理中的問題、總結(jié)實踐經(jīng)驗，在定性基礎(chǔ)上采取了定量的思維方式，通過設(shè)定參數(shù)指標(biāo)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、設(shè)定定額目標(biāo)等方法，對合同質(zhì)量進(jìn)行過程測量與監(jiān)管用以考察合同管理情況，同時有針對性地解決監(jiān)測過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并根據(jù)近年來的實施效果檢查項目方案的有效性。

二、具體執(zhí)行策略

合同質(zhì)量是衡量合同管理水平的常見標(biāo)準(zhǔn)，對合同質(zhì)量的過程測量與監(jiān)管包括合同評審和審批完整性、合同簽署完整性、合同文本齊全性、合同臺賬分類及編號準(zhǔn)確性等4個方面。

1．定性考核因子

一是定性不合格合同。該項指標(biāo)考察的是當(dāng)年度合同總體情況，合同評審和審批完整性、合同簽署完整性、合同文本齊全性、合同臺賬分類及編號準(zhǔn)確性是本方法的基本考核因子，從這4個方面著手將不符合管理規(guī)定和流程標(biāo)準(zhǔn)的合同均定性為不合格合同。

二是定性合同風(fēng)險。該項指標(biāo)用以考察合同的風(fēng)險影響程度，主要用于暴露合同管理中容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)的管理情況，特別是需要重點防范的環(huán)節(jié)，有利于后期根據(jù)輕重緩急程度有針對性地進(jìn)行合同管理整改。

比對內(nèi)控、審計、質(zhì)量管理及風(fēng)險管理等常規(guī)檢查項，對風(fēng)險進(jìn)行了大致評估。其中3級風(fēng)險事項為影響最大的風(fēng)險事項，主要涉及合同評審和審批完整性、合同簽署完整性，可影響合同評審流程合規(guī)性或直接影響審計、質(zhì)量認(rèn)證結(jié)果；2級主要涉及合同文本齊全性；1級主要涉及合同臺賬分類及編號準(zhǔn)確性影響檔案規(guī)范等因素。

三是定性質(zhì)量指數(shù)。該項指標(biāo)考察的是每份合同的年度平均質(zhì)量情況。設(shè)定計算公式為：當(dāng)年質(zhì)量指數(shù)=（當(dāng)年風(fēng)險事項發(fā)生總次數(shù)/當(dāng)年合同總數(shù)）×100%。該項指數(shù)用來配合不合格率表現(xiàn)年度合同質(zhì)量管控情況。

2．設(shè)置研究對象

在定性考核標(biāo)準(zhǔn)后，以年度為單位選擇需要考察的合同對象，開展現(xiàn)狀調(diào)查。

3．統(tǒng)計合同重點數(shù)據(jù)并評估問題

梳理與數(shù)據(jù)統(tǒng)計是基礎(chǔ)性和核心工作。后續(xù)工作的展開都需要根據(jù)該步驟整理的結(jié)果進(jìn)行評估。從合同質(zhì)量合格總體情況、風(fēng)險事項情況、每份合同的質(zhì)量水平3個方面對合同進(jìn)行梳理統(tǒng)計，針對不合格率、風(fēng)險事項及發(fā)生頻率、質(zhì)量指數(shù)多維度計算，用以評估考察期內(nèi)的合同質(zhì)量。其中不合格率包括參考總份數(shù)、不合格合同份數(shù)、不合格合同占比這3個數(shù)據(jù)；風(fēng)險度是針對考察期內(nèi)各類風(fēng)險問題進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，主要記錄風(fēng)險等級、具體問題、發(fā)生次數(shù)。特別要對3級風(fēng)險項重點檢查；質(zhì)量指數(shù)分別記錄年度、風(fēng)險發(fā)生次數(shù)、合同總數(shù)及質(zhì)量指數(shù)。

4．設(shè)定工作目標(biāo)

由于部分問題的發(fā)生來源于對方單位流程執(zhí)行的不到位，或部分格式要求不一致以及上級單位流程要求不同等部分不可控因素。因此，不合格合同的出現(xiàn)率暫時無法下降至0，而大部分3級合同是由個人對流程執(zhí)行不到位或遺忘歸檔等情況造成，可結(jié)合主管領(lǐng)導(dǎo)要求和歷年統(tǒng)計情況，根據(jù)實際情況有針對性地提出實現(xiàn)目標(biāo)：一是不合格率年均發(fā)生率控制在X%以內(nèi)；二是3級風(fēng)險合同年均發(fā)生率控制在X次以內(nèi)；三是年度質(zhì)量指數(shù)下降至X%以內(nèi)。

5．提出針對性對策

以上環(huán)節(jié)中整理出的問題發(fā)生頻率等各類數(shù)據(jù)暴露了合同管理中存在的問題，有助于管理人員發(fā)現(xiàn)合同管理中的難點和盲點，參考借鑒質(zhì)量控制理論中的要因確認(rèn)等理論思路，找到原因并有針對性地提出對策，再進(jìn)行相應(yīng)整改。

6．實施對策并檢查實施效果

實施針對性對策后，以年為檢查周期，結(jié)合實踐情況對比設(shè)置的目標(biāo)，并依據(jù)目標(biāo)完成情況判斷實施效果。記錄考核事項不合格率、3級事項、年度質(zhì)量指數(shù)分別在方法實施前、預(yù)設(shè)目標(biāo)以及方法實施后的情況，以輔助判定實施對策的有效性，并根據(jù)情況隨時進(jìn)行調(diào)整。

三、效果與創(chuàng)新點

在采取對應(yīng)策略后，各項考核因子發(fā)生率都有了大幅度的降低，合同管理的制度和流程更加規(guī)范，重要質(zhì)量問題發(fā)生率降低為0，風(fēng)險管控有效且合同檔案質(zhì)量可靠，歸檔工作效率明顯提升，并順利通過了多項審計和質(zhì)量檢查。

不同于日常行政工作，合同管理有明確的法律依據(jù)，因此對其管理設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)就有了依據(jù)。該方法的創(chuàng)新點在于借鑒科學(xué)研究的思路，設(shè)計思路和工具有所創(chuàng)新：一是采用了定性和定量相結(jié)合的方式來分析問題、采用數(shù)據(jù)分析的方式，用數(shù)據(jù)來衡量管理水平更加科學(xué)直觀，有助于管理人員全面了解合同管理業(yè)務(wù)，評價執(zhí)行情況及實施效果。二是將管控標(biāo)準(zhǔn)目標(biāo)化、具體化有助于精準(zhǔn)到位，同時又避免“眉毛了胡子一把抓、打亂拳”的現(xiàn)象。三是方法操作高效通用，標(biāo)準(zhǔn)化的管理思路便于推廣。

此外，本方法的數(shù)據(jù)分析方法、精細(xì)化管理思路與現(xiàn)代企業(yè)管理理念相契合，規(guī)章制度與流程設(shè)計符合法律語言及合同法總則編寫思路，創(chuàng)新使用數(shù)據(jù)指導(dǎo)管理工作，具有較強的應(yīng)用意義。▲