行政單位加強檔案管理的措施

王趙芳

摘要：檔案管理工作是行政單位的重要公務工作。檔案管理工作的強化，既可以促進行政單位檔案管理水平的有效提升，也可以讓行政單位的社會管理能力得到強化。主要從行政單位檔案管理工作中存在的問題入手，對加強檔案管理的措施進行了探究。

關鍵詞：行政單位；檔案管理；電子化建設；安全管理措施

檔案管理工作是事關行政單位重要事務信息記錄的重要工作。目前我國大多數行政單位均已經構建了較為成熟的檔案管理體系。在多種因素的制約下，檔案安全管理問題已經成為事關檔案管理工作的重要問題。信息技術的應用，也要求行政單位檔案管理部門借助電子化的檔案管理體系對檔案管理信息的實效性進行提升。

一、行政單位檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作缺乏認識

行政單位檔案在提升行政單位管理水平、推動社會發展的過程中發揮重要的作用。檔案安全意識的缺失，是行政單位工作人員對檔案管理工作缺乏認識的表現。一些工作人員僅僅將檔案管理工作看作是文件、材料和報表等內容的收集整理工作，因而對檔案管理工作缺乏重視。檔案資料缺失是行政機關在對檔案管理工作缺乏認識的情況下所產生的問題，由此而引發的泄密問題會給行政機關日常工作的開展帶來一些不利影響。

（二）安全管理制度、檔案保管設施不完善

檔案安全管理制度的缺失，是一些行政單位在檔案管理工作中存在的突出問題。一些行政單位對檔案存儲制度、分類制度和保密制度缺乏嚴格規定。在未對檔案保障體系和檔案安全檢查機制進行明確的情況下，檔案安全隱患會成為檔案管理工作的主要影響因素。

（三）檔案管理軟硬件條件相對有限

行政機關的檔案管理工作對檔案管理人員的管理技術和應用于檔案管理的軟硬件設施有著較為嚴格的要求。檔案管理軟硬件設施不達標，也難以讓檔案管理工作應有的作用得到發揮。

二、行政單位加強檔案管理工作的有效措施

（一）增強行政單位檔案管理工作的認識

為了對檔案管理措施進行強化，行政單位領導人員首先需要對檔案管理工作在行政單位中的重要性進行了解，對領導人員和檔案管理人員的檔案管理宣傳力度加強，可以讓他們的檔案安全管理意識得到強化。檔案安全管理責任制的構建，也可以讓行政單位的檔案管理意識得到提升。將檔案工作視為與業務工作和行政工作同等重要的工作內容，也可以讓行政單位更好地履行自身職能。

（二）對檔案安全管理措施進行強化

健全檔案管理機制，對檔案安全管理基礎工作和檔案資料保密工作進行強化，是對檔案安全管理機制進行強化的有效措施。在構建獨立化的檔案管理部門以后，行政單位需要為檔案管理部門配備專業化的檔案管理人員。從人員和制度兩方面入手，對檔案安全管理保障體系進行完善，可以為檔案業務的規范執行提供保障。

為了在對檔案管理機制的規范性進行強化的基礎上，提升檔案安全管理水平，行政單位需要從檔案材料的收集整理和檔案材料的轉入、轉出過程等方面入手，對檔案管理工作中的基礎性工作進行強化。在檔案管理設施的應用過程中，行政單位需要遵循獨立化、規范化和安全化的原則。

針對檔案材料管理工作中的保密工作，行政單位需要指派專人負責檔案室的管理工作。檔案存儲場所不得允許無關人員隨意進出。為了對檔案安全管理體系進行強化，行政機關也需要在檔案存儲場所中應用報警裝置和攝錄裝置。對于一些事關國家安全和國家機密的檔案資料，行政機關需要根據《檔案法》和《保密法》的規定，對檔案信息的保密級別和保密期限進行明確，并要嚴格執行檔案保密級別調整制度。

（三）對檔案管理電子化建設進行強化

電子化檔案管理體系的應用，可以在降低檔案信息管理成本的基礎上，提升檔案管理工作的服務功效。制度創新和管理創新是推進行政單位檔案管理電子化建設的有效措施。自上而下的電子檔案管理制度的構建，可以讓電子檔案的制作工作得到規范。電子檔案與網絡辦公一體化系統的有效整合，可以為行政機關局域網內的信息共享提供技術支持。對硬件設備和應用程序的維護工作進行強化，是促進檔案管理電子化效率提升的有效方式。對電子化檔案管理工作所依賴的技術和數據結構進行有效保存，可以為新型管理技術的推廣提供幫助。在電子化檔案管理體系的建構過程中，行政單位需要對高素質檔案人才隊伍在檔案管理工作中的重要性充分尊重，進而在培養高素質復合型人才的過程中，對他們的事業性和奉獻精神進行強化，對檔案管理專門人才的成長規律和流動規律進行關注，可以讓行政單位借助最佳人才結構開展檔案管理工作，因而在加強檔案管理的過程中，行政單位也需要對檔案管理人員的工作積極性進行充分調動。

總之，行政單位檔案在提升行政單位管理水平、推動社會發展的過程中發揮重要的作用。增強對檔案工作的認識、加強檔案安全管理措施和構建電子化檔案管理體系，是促進行政單位檔案管理科學發展的有效措施。