實施文檔一體化，推進檔案信息化建設

李瑋

摘要：伴隨現代社會信息化的飛速發展，信息技術對人類產生了各方面的影響，而互聯網的應用則成為高校檔案發展的重要標志。現代網絡技術的發展滿足了高校檔案信息化建設的技術要求，充分表現出高校檔案的技術化、現代化，并加快了高校檔案管理發展的步伐。而實施文檔一體化管理則是高校檔案管理的必然性發展趨勢，可以有效提高高校的教學服務質量，真正落實教育資源的共享化。本文將對實施文檔一體化的意義進行分析，并提出實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設的方法。

關鍵詞：實施文檔一體化；檔案信息化；建設

引言

在檔案信息化建設的過程中，實施文檔一體化管理是社會信息發展的結果，對于檔案管理的方法和手段都產生了較大的影響。不斷加快檔案信息化建設的腳步，實現檔案資源的有效利用，這將是檔案信息化建設的重要組成部分。

一、實施文檔一體化管理是社會發展的客觀要求

隨著我國教育水平的提高，受國家政策的影響，高等學校的擴招現象日益嚴重，高校學生日益增多，畢業生的就業問題受到了廣泛的關注。一方面是學生就業困難，一方面是用人單位在眾多畢業生中進行人才的挑選十分困難，實施文檔一體化的管理可以幫助用人單位更快捷地查詢到畢業生的成績、在校表現等情況，有助于優秀畢業生的合理就業，做到人才的合理安排，從而推動社會的發展。同時，文檔一體化的管理可以讓信息實現很大程度的共享，學生能夠利用網絡獲得自己所需要的學習資源，進而讓學生的學習水平得到提升。

二、高校檔案管理建設存在的問題

1.學校對檔案工作的重視程度不夠高。現在高校在學校的管理過程中，往往把提高學校的軟硬件設施，提高學校的教學水平和質量，以及提高學校的科研水平，擴大學校的影響力作為學校管理的主要任務。檔案管理作為一種不放在表面的，不影響實力的工作，被放在了非常次要的地位，大多數高校都對檔案工作的重視程度不高，沒有充分認識到學校檔案管理的真正作用及其意義，也未能充分地認識到檔案管理可以為學校的科研工作和教學工作提供便利。正是因為這種對檔案管理工作不重視甚至輕視的心態，使得學校的檔案管理工作出現了很多問題。比如說對一些資料歸檔立卷不及時，導致一些資料材料擠壓，或者說檔案存放的質量低下，歸類不明確，導致查詢不便利等。同時，也由于高校對檔案工作的重視程度不夠，所以高校沒有形成完備的檔案工作的管理體系和相關的制度，也沒有在檔案工作上投入足夠的經費。

2.檔案工作人員管理意識不強，業務素質不高。檔案工作人員是進行檔案工作計劃、安排和管理的工作人員，是檔案信息資源存儲的重要人員，但是檔案工作人員在檔案管理工作方面也存在一些問題。部分高校檔案管理的工作人員可能以為自己所在高校的主要任務是學校的教學工作以及科研工作，因此會在心理上覺得自己的檔案管理工作不重要，會把自己放在一個比普通教師低的位置上，心理上的落差會導致他們管理的懈怠。另外，我們知道，隨著現代信息技術的發展，推進檔案管理的信息化進程尤為重要，因此熟練地掌握現代信息技術，熟練地使用計算機，是檔案管理人員的一項必備技能。

三、實施文檔一體化，推進檔案信息化建設的策略

1.完善檔案管理規范。實施文檔一體化的管理方式來推動檔案信息化建設進程，是需要一定的財力、人力和物力作為支持的，需要有關部門建立相關的平臺來實現文檔一體化管理。在構建平臺的過程中，相關的檔案管理機構要不斷強化自身的管理力度，并完善檔案管理規范，從而為規范化的檔案管理提供有力保障。在規范檔案管理的過程中，肯定需要購買相關的辦公用品，這就需要嚴格按照相關的購買規定，對文件信息實行合理科學的分類。

2.系統化地規劃檔案管理軟件。部分檔案機構的管理軟件無法兼容其他檔案部分的軟件，這就在很大程度上降低了檔案信息的利用效率。所以，要不斷規劃檔案管理軟件，結合文檔一體化過程中的實際問題，以全盤管理的角度作為分析的出發點。首先，檔案管理部門要選擇高智能、高應用性能的系統軟件，從而讓文件信息可以自由地在部門內部進行無障礙輸送，這將是實施文檔一體化管理的基礎條件。其次，要針對檔案管理中的差異性進行研究，根據不同部門的工作內容來確定檔案保管的時間范圍和方式方法。最后，要保證檔案信息的安全性。隨著互聯網的不斷發展，信息的安全性不斷受到侵襲，要避免文檔在使用過程中遭到病毒、黑客的攻擊。除此之外，要將文檔進行合理科學的分級整理，并運用相關的加密技術保證信息的安全性。為了保證檔案信息的完整性，檔案管理人員應在初期使用紙質和電子相結合的方式進行保存，當確認電子檔案無誤完整之后，可以考慮將紙質檔案進行銷毀。

四、對文檔一體化管理系統的科學選用

高校文檔一體化管理系統包括系統維護、公文管理、其他檔案管理等多個項目內容。其中公文管理又可以簡單地分為收文管理和發文管理。前者主要是將高校各職能部門的業務活動通過電子文件的形式加以處理，根據公文的登記日期、序號、流轉狀態等信息進行文件的迅速定位后完成操作管理，如收文的登記、催辦等，監控整個流程后順利完成文件發布。后者主要是處理一些高校的內部文件和外來文件，在起草電子公文后將其發送到相關部門，走審批、修改、會簽等正常程序，待形成正式公文后發布到學校辦公系統中。具體流程包括起草發文、流轉、催辦、監控流程、完成發布。另外，紙質公文和電子公文在形式上是有區別的，電子公文需要進行初次鑒定和銷毀，檔案管理員對于那些有價值的電子公文可以整理歸檔。

結束語

總而言之，檔案信息是十分重要的信息來源。隨著社會的飛速發展，傳統的紙質檔案管理模式已經不能滿足現代人的需求，實施文檔一體化管理模式是必然選擇。文檔一體化的檔案管理模式不僅可以提高檔案的利用率，還能使檔案的自身作用最大化，從而在一定程度上促進檔案信息化的建設，讓檔案管理更加規范。

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