淺談檔案管理的網絡化及其保護

孫楠

摘要：檔案管理工作的外在形式轉變的速度比較快，網絡化的檔案管理體系被完整地構建起來，管理者可以通過多種信息化管理技術來處理數據化的檔案材料。網絡化體系給檔案管理工作者的日常管理工作帶來了極多的支持，管理者在網絡化的管理體系之中可以對檔案管理工作問題加以集中化的處理，雖然檔案的網絡化管理工作的值得肯定的地方有很多，但是網絡環境同樣會將很多安全隱患帶給管理體系，給檔案管理體系構建外部保護系統也是非常關鍵的管理行為。

關鍵詞：檔案管理；網絡化管理；保護工作；管理方法

檔案管理行業內部的改革活動始終都保持著良好的開設狀態，管理人員積極學習全新的管理方法，對傳統化的檔案管理工作模式進行改造與調整，逐漸形成了全新的具有信息化特點的檔案管理工作模式，在網絡環境之中完成管理檔案材料的工作，應對具有網絡技術特點的檔案管理工作問題時，工作人員需要給檔案材料開設保護性處理工作。本文對檔案管理工作過程中的網絡化管理手段與相關信息保護工作進行概述。

一、網絡化檔案管理工作概述

所謂網絡化是指通過數據傳輸線路將不同地理范圍內分布的多臺計算機進行相互連接，從而實現其網絡軟件之間的資源共享以及網絡信息傳遞的系統。因此，對于檔案管理的網絡化而言，我們對其含義可以理解為在遵循檔案管理相關原則和目標的前提下，檔案業務模式最大可能地通過對計算機網絡先進技術、先進手段和先進設施的有效利用，從而實現網絡技術與檔案業務有機結合的動態設計，其能夠隨著計算機網絡技術的不斷發展而變化。

二、網絡化檔案管理工作開設的必要性分析

隨著世界范圍內計算機與網絡技術的廣泛應用與普及，各檔案管理部門建立檔案網上服務功能是順應時代發展步伐的必要舉措。檔案管理機構可以通過網絡化的檔案管理系統，依托本單位的網站組織檔案管理服務系統的數據與信息，實現電子檔案信息資源的及時檢索與調閱，實現檔案信息資源的數字化、網絡化、自動化與法制化。

三、網絡化檔案管理工作的主要問題

（一）管理制度存有的問題。

雖然不少負責管理種類豐富的檔案材料的檔案管理部門已經將相對完整的管理體系構建起來，但是仍舊有很多制度層面的工作問題給管理者的正常管理工作帶去不利的影響。網絡管理手段因其具有的便捷化特點而值得肯定，但是在網絡管理過程中，存在著一些特殊的管理工作狀況，制度中并沒有給其做出明確的限定，制度內容缺失使管理者不能在較短的工作時間之內就確定可靠的管理工作策略。管理標準存在的不完備的問題也影響了網絡化檔案管理體系的正常構建工作。因此如果想要強化對網絡檔案信息的實際保護力度，還需要改進工作制度。

（二）管理者的工作能力問題。

應用網絡化的管理體系來輔助檔案管理活動時，管理者自身的工作能力是很關鍵的，其不僅僅需要對基礎性的檔案管理知識有效把握，同時還要掌握一定的計算機以及網絡應用技術，否則是無法處理網絡化的檔案管理事務。管理者存在的問題一方面體現在其因自身的工作能力限制不能及時處理檔案管理工作問題，另一方面，一些管理檔案的工作人員沒有應對網絡管理危機的工作經驗，防范意識缺失，不能正確地對網絡防火墻系統加以應用，導致安全隱患因素侵入到檔案管理體系之中。

（三）管理工作意識問題。

檔案管理機構的工作人員因自身的管理工作理念相對比較陳舊，無法對新型網絡檔案管理工作模式進行指導，同時相對陳舊傳統化的檔案管理理念與新型管理模式之間也展現出了諸多不適應之處，電子檔案管理融入到現代檔案管理體系的時間已經很長了，然而仍舊有管理工作人員不能正確地看待這種新型檔案儲存形式，沒有將這種新型檔案資源的應用優勢在日常的檔案管理活動之中展現，

四、保護網絡化檔案管理系統的工作方法

（一）提升網絡管理體系的安全水平。

在應對檔案系統存在的安全方面的問題時，要根據病毒隱患的情況來更新網絡安全防范工作系統，對各種全新的網絡病毒進行應對。

所謂檔案管理網絡運行的安全性就是指檔案管理信息資源通過網絡軟硬件系統的合理設計以及檔案信息網絡管理人員的規范操作等實現整個檔案信息資源管理系統的正常運行，發揮其應有的預定功能。所謂網上檔案信息安全則是指在計算機網絡環境下，在利用、管理與保護網上檔案信息資源的過程中保證檔案信息資源的存儲與傳輸安全。在檔案管理網絡系統的實際操作過程中，我們可以通過加強健全內部管理體制、防范計算機病毒新變化、加強網絡電子檔案范圍權限管理以及完善電子檔案管理系統的服務器審計制度等措施來維護電子檔案信息的真實完整與安全有效。

（二）通過科學的系統保護方法使網絡管理體系保持完整。

在各大檔案管理機構中，各種檔案信息資源都存在著一致性的邏輯關系，其在錄入計算機網絡管理系統以后就會成為數據庫與數據庫之間、數據字段與運行程序之間相互依存的邏輯關系，從而共同組成計算機檔案管理網絡化的數據序，其關系到整個檔案信息數據庫的完整性與安全性。因此，檔案管理網絡化系統的管理人員應該熟悉檔案信息數據庫之間的邏輯關系，能夠在使用和維護過程中出現完整性錯誤時及時啟動檢查、維護等相關程序，消除數據庫所面臨的各種有意或者無意的破壞與威脅。此外，在檔案管理網絡化系統的實際運行當中，我們可以采用諸如數據拷貝、磁盤陣列、雙機熱備份以及雙擊異地熱備份等方式設計數據備份方案定期進行數據的轉儲。

五、結束語

在信息化時代之中，很多行業都被添加了信息化的色彩，應用信息技術能夠滿足檔案管理工作的基本工作需要，構建網絡化的檔案管理工作體系對于提升檔案管理工作部門的工作效率的作用是不能夠被替代的，基于現有的檔案管理工作體制，人們需要對網絡管理工作的安全性充分考慮，本文先從整體探討了網絡化檔案管理工作開設狀況，又解析網絡化的檔案管理活動之中的工作問題，最后給出了保護網絡化檔案管理體系的建議。管理者一方面要調整管理手段，另一方面還要繼續強化檔案管理工作體系。

參考文獻

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