談談公務文書用語的要求

李梅

摘要：公文用語在準確、簡明、平實、莊重的前提下，也應當力求做到語言美。公文絕不是板著臉講話，似乎只有枯燥、單調，沒有一丁點兒美感，這樣的看法是不切合實際的。

關鍵詞：公文寫作；書面語；要求

公文與別的應用文體最大的不同在于公文的法定性的特點，所以公文具有較強的政策性和約束的作用。它的語言特點主要體現在四個方面：準確、簡明、平實、莊重。

一、準確

“準確”是對公文語言的最基本的要求，其它三個特點都是以“準確”作為前提和條件的。那么在公文寫作中所運用的語言如何才能做到“準確”呢？

葉圣陶先生曾經說過，公文必須寫得一清二楚，通體通順，讓人家不折不扣地了解你所說的內容。老先生所言就是告訴大家，準確的語言一定是不會產生歧義，不會引起誤解，同時能夠讓人看了就懂，并且可以付諸實踐的。絕對不允許裝腔作勢，半文不白的表達。

有份通知是這樣的：“今天在公司禮堂舉行卡拉OK總決賽，請參賽者準時參加。”很顯然，這份通知上的時間就不準確，卻要求參賽者“準時”，這就成了笑話。所以，為了做到語言的準確，我們就要對通知所涉及的相關內容，如時間、地點、范圍、條件等等表達準確周密。

同時，為使語言能夠表達準確，應該還要注意正確運用各種數量的概念。比如：百分數、平均數、、頻率、程度、范圍、條件等的概念的運用與表達，都要做到既準確，又規范。

二、簡明

“簡明”就是要求公文語言既要簡潔同時也要明確。如何達到這一要求？

我國原《中華人民共和國婚姻法》中的一條規定是這樣表述的：“夫對于其妻所撫養與前夫所生的子女或妻對于其夫所撫養與前妻所生的子女不得虐待或歧視”。這條表述相信很多人看了之后會是一頭霧水，其中語言的繁雜交纏令人頭疼。而現行的《中華人民共和國婚姻法》已經把這條表述進行了修改。即：“繼父母與繼子女之間，不得虐待或歧視。”這就比原文簡明多了，用了最簡潔的語言傳遞出了所必須傳遞的信息。

另外，要做到公文語言的簡明還應該注意以下幾個方面：

（一）選用詞義明確的詞語。

在公文寫作中非常注重選用意思明確的詞語，切忌忌用一詞多義、容易產生歧義和誤解的詞語。比如：發一份通知召開會議或組織活動的時候，往往會用到“下周星期三”之類的詞語，“下周星期三”是一個不定和多意的詞；我們如果使用了，就應該在它的后面補充說明“下周星期三”指的是某年某月某日。

（二）采用詞語的基本義。

公文寫作中所選用的詞語往往會采用其基本意義，較少去采用引申或比喻意義。

比如：書是黃色的（“黃色”既有“顏色”同時又有“不健康”兩個義項。）

（三）酌情使用一些文言詞。

在我們上中學時候，不明白翻譯一篇短小的古文，為什么會在字的數量上有增量的現象，其實這是由于現代合成詞比較多，而文言詞匯的單純詞比較多造成的，因此，文言詞單單在形式上就具有簡短的特點，而且有很多文言詞都富有生命力和表現力，在各類現代文體中也常常被采用。并且很多的文言詞已經成為了公文常用的模式化語言，用它來表達相對固定的意思。

（四）常常使用一些縮略語。

在公文寫作中適當使用一些事物的縮略語，會使公文語言達到簡明的效果。但是，若不是規范化的縮略語就不能在公文中濫用，否則就會鬧出笑話或釀成大錯。公文的縮略語的規范化一定要注意兩點：

1.一定是廣大老百姓長期實踐認定形成的約定俗稱。

2.堅持先全后簡的原則，有的事物名稱沒有約定俗稱，但又需要反反復復在公文中出現，并且文字也比較多的情況下，那么當這個名稱在公文中第一次出現的時候采用全稱，然后在括號里注明以下簡稱“某某”，這樣就可以把 “某某”這個縮略語在本篇公文中重復使用了。例如合同里的“甲方和乙方”就是這樣。

三、平實

（一）平實的語言是平易、樸素的。

平實的語言是平易、樸素的。它的特點是不用或少用形容詞之類的附加成分，不用或少用比喻、夸張、渲染、烘托之類的積極修辭方式，而是實實在在地敘述事實、解剖事理。例如：

（1）遵守勞動紀律，嚴守操作規程，堅持文明生產，完成生產任務。

（2）舉止文明、禮貌，態度和藹，談吐文雅。

這樣的表述，既沒有藻飾鋪陳、濃妝艷抹，也不追求結構新穎、穿插呼應等技巧，而是著力打造通俗易懂，莊重大方，樸實無華。

（二）平實的語言是樸實不虛浮的。

平實的語言還是樸實不虛浮的，是要如實的反映客觀的現實生活，堅持實事求是，不隨隨便便夸大或者縮小。尤其是公文寫作中所涉及的數字，一定要真真實準確，絕不出現任何差誤。比如，有人統計綠化面積，總寫面積大于往年，創下歷史最高記錄。照這樣的邏輯推算，各家各戶的床頭以及灶膛里都該長滿了樹。這就是脫離實際的夸大，一派胡言的典型。

四、莊重

（一）使用書面語言。

公文的語言要使用書面語言，書面語言本身就具有莊重的風格。比如，我們在日常口語中或者在和文學作品中使用“的士”這個詞匯很正常，不會引起任何非議，但是如果我們把“的士”這個詞放在公文寫作中，它就顯得不合適，不鄭重、不嚴肅也很不得體，而只能用“出租車”。

（二）使用現代漢語的標準語。

公文寫作中杜絕詼諧與幽默，口語和方言土語，要使用現代漢語的標準語，語言要求端莊、鄭重、嚴肅、認真。比如，北方方言的“腦殼”（頭），天津的“愣子”，還有近些年的一些網絡流行語等等，都不應該引入到公文中。一旦引入公文中，就會妨礙到公文信息的正常交流，也很容易引起錯用以及誤解的現象，進而影響到公文的莊重性。

公文用語在準確、簡明、平實、莊重的前提下，也應當力求做到語言美。公文絕不是板著臉講話，似乎只有枯燥、單調，沒有一丁點兒美感，這樣的看法是不切合實際的。公文的語言雖然不像文學語言那樣百花爭艷，但也是十分精彩的。它不單有雄偉之美，還有委婉之美，更有抑揚結合、節奏鮮明之美。