論檔案信息化管理中紙質檔案的重要性

任蓮麗

摘要：雖然現代的檔案管理工作之中被加入了很多信息技術，大部分檔案材料完成了從紙質形式向電子形式進行轉換的任務，管理檔案這項工作也變得更加便捷。但是電子檔案具有的劣勢也需要被檔案管理者注意到，雖然能夠通過具有信息化特點的電子檔案來實現管理需要，但是從當前的信息化管理檔案的情況來看，紙質檔案并不能完全被取代，管理人員需要正確地看待紙質檔案在檔案管理工作之中的作用，本文根據對紙質檔案的了解，對其在信息化檔案管理中的重要性進行分析。

關鍵詞：檔案管理；信息化技術；紙質檔案；重要性

在檔案信息的現代化管理階段逐漸實現了電子化管理，這對檔案信息管理工作質量有著多方面的提升，但在全面實行信息化管理的階段中工作人員對是否保留紙質類型文件存在著一些爭議，紙質類型檔案和電子類型檔案相比，雖然在儲存方式上以及管理模式上存在一定的不足，但紙質類型文件也因其不容易被修改而具有更高的真實度，應將紙質類型檔案管理方式和電子類型檔案管理方式相結合才能真正做到檔案管理的科學化以及高效化。

一、紙質檔案基本情況分析

對紙質檔案在信息化的檔案管理體系之中的重要性進行了解之前，首先需要對紙質檔案的基本情況進行了解，主要需要對其具有的幾點優勢進行明確，與新型電子檔案相比，紙質檔案材料具有以下幾方面優勢：

首先紙質檔案材料可以保持較強的依附性，這種依附性主要體現在信息內容與載體之間的依附性，相對電子材料，對紙質檔案材料進行更改的難度更大，可以使器內部的信息更加穩定，將檔案載體與信息進行充分融合，在這種依附性的影響之下，檔案材料可以具有更高的真實價值；其次，借助檔案材料，還能對相關的原始憑證進行體現，紙質檔案材料的記錄內容包括材料發生的時間，而這種準確的歷史時間可以增強檔案材料的可信度，比起時間元素較為模糊的電子文檔，能夠使材料具有更高的接受度；最后檔案材料受到其載體的影響，具有更高的耐久度，一般紙質材料能夠被存儲的時間比較長，如果儲存環境相對優越，其受到損傷的可能性也比較低，管理人員可以對其進行長期保存，檔案材料的壽命也會被有效延長。

紙質檔案材料具有缺點也需要被檔案管理人員正視，以便可以使管理工作具有更高的合理度，對紙質的檔案材料進行管理時，其耗費的物力以及人力比電子檔案管理工作更多，管理人員需要花費在材料整理工作中的時間也更多，因此會使信息化管理檔案這項工作的效率降低，使管理檔案的時間被延長，在紙質檔案材料的影響之下，檔案材料的共享活動難以被實現，紙質檔案突顯的出來的主要特點是信息的獨占性，因此會降低檔案材料原有的利用率，紙質檔案占有的空間也相對比較大，如果對其的日常管理活動沒有被做好，就會使紙質檔案因受到損害而出現不完整的問題，以上紙質檔案的缺陷都是需要被管理者注意的。

二、重要性分析

雖然紙質檔案材料的管理活動使檔案管理人員的工作難度加大，但是管理人員仍舊需要正視這種材料的重要性，以便可以更好地規劃其管理工作。

（一）提升檔案材料的真實性。

檔案生命力最基本的體現就在于檔案的原始證據和法律憑證作用兩大方面。對檔案來說，完全實現數字化和網上應用就必須解決好電子檔案的真實性及其法律效力兩個問題，對于管理完善的紙質檔案來說，其真實性是確定無疑的。紙質檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因為真實性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。

（二）提升檔案材料的安全性。

因為計算機軟硬件系統及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統紙質檔案難以進行信息安全防護。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現在傳統的紙質檔案中，且紙質檔案安全管理的模式和經驗都已經非常成熟。要確保信息環境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發和應用諸多類型的信息安全與技術手段，紙質檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

（三）保障材料的永久性價值。

因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術條件和外部環境等因素影響，與紙質實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質檔案安全保存產生威脅的環境，對電子檔案存儲載體和使用設施保管的要求更為苛刻。對紙質檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠離自然災害和人為盜取破壞等因素的環境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。

三、發揮紙質檔案的作用的方法

在對紙質檔案材料的重要性有所了解之后，就可以對能夠使其價值完全被展現出來的管理方法進行研究。

（一）革新管理觀念。

長期以來，紙質檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習慣于傳統紙質檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發展趨勢，這就要求檔案管理人員面對現代檔案管理信息化大趨勢盡快使自己的思想觀念實現從傳統到現代的轉變，以全面型檔案管理人才的標準要求自己，與時代的要求合拍，科學管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質的基礎上，進一步強化自我創新能力，才能樹立起現代檔案管理人員的新形象。

（二）完善管理制度。

檔案信息化管理離不開與計算機技術的結合。數據的質量決定著檔案信息的質量，合格的數據格式必須將相關的標準建立和完善。同時，還要推進新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、多媒體設備標準等項目。因此，必須將完善的檔案管理標準與制度建立起來，進一步規范電子檔案和紙質檔案工作。

四、結束語

本文首先對紙質檔案的基本情況進行了研究，然后將紙質檔案材料放到了信息化的檔案管理環境之中，對其重要性進行了論述，檔案管理人員需要對紙質檔案保持正確的認識，雖然紙質檔案向電子化轉變是一種檔案事業的必然發展趨勢，但是紙質檔案仍舊在管理活動中處于一種不可被撼動的地位，紙質檔案能夠對電子檔案現有的缺陷進行彌補，管理人員在對檔案材料進行管理的時候，需要堅持將紙質檔案與電子檔案進行結合管理，保證在信息化技術的支持之下，現代化的檔案管理體系能夠呈現出更為完善的管理效果。

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