信息化條件下如何進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理工作

張健

摘要：在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新型技術(shù)引領(lǐng)下檔案信息化成為檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。基于檔案管理工作的新變化、新要求、新載體，如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)前檔案管理工作者所面料的主要工作任務(wù)之一。本文以新形勢下檔案信息化建設(shè)所面臨的主要問題作為論述切入點(diǎn)，闡述建設(shè)檔案信息化的具體路徑對(duì)策。下面結(jié)合信息化發(fā)展的趨勢、環(huán)境對(duì)信息化條件下怎么能更好的做好管理檔案工作進(jìn)行分析，為我國檔案管理工作做貢獻(xiàn)，促進(jìn)我國社會(huì)發(fā)展全面建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；改進(jìn)與創(chuàng)新

引言

隨著現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，社會(huì)發(fā)展也擺脫了工業(yè)時(shí)代的枷鎖，進(jìn)入了全新的信息化時(shí)代，信息技術(shù)已成為我們生活中必不可少的一部分.，與我們的生活息息相關(guān)有著非常重要的作用，信息是現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資源之一，信息化普及后，要使用信息化模式有效管理好檔案。當(dāng)今數(shù)字化檔案管理在檔案管理中占有很大比例，所以也面臨著很多的挑戰(zhàn)。

一、檔案管理信息化的內(nèi)涵

檔案管理信息化是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代運(yùn)用計(jì)算機(jī)通信技術(shù)，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息通過計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)和分類管理，實(shí)現(xiàn)快速檢索和準(zhǔn)確調(diào)用。概括而言，檔案管理信息化的基本內(nèi)涵主要有以下三個(gè)方面的內(nèi)容：一是檔案管理信息化以檔案信息的數(shù)字化為基礎(chǔ)，即通過掃描既有紙質(zhì)檔案或在今后鼓勵(lì)推行無紙化辦公，而形成龐大的、動(dòng)態(tài)的數(shù)字化檔案信息庫，檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都是建立在數(shù)字化的基礎(chǔ)之上。二是檔案管理即對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，它以網(wǎng)絡(luò)渠道為工具實(shí)現(xiàn)了對(duì)一些數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行借閱或交互，這樣省去了諸多不便，且大大提高了閱讀效率，減少了對(duì)檔案資源的損耗或折舊。三是檔案管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)各類信息資源的自動(dòng)化檢索，以自動(dòng)化檢索的形式徹底取代傳統(tǒng)的卡片式檢索，不僅提高了查閱效率，還可以協(xié)助查閱者調(diào)用類似的資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)相同、相關(guān)資源的檢索提示，讓人們了解更多的信息。

二、信息化時(shí)代背景下檔案管理對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變觀念，樹立互聯(lián)網(wǎng)思維。

在新形勢環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的觀念，樹立互聯(lián)網(wǎng)思維、構(gòu)建共享開放視野：一是檔案管理者要從思想上認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，并且要從制度建設(shè)、人員配置以及資金投入等方面給予支持；二是在內(nèi)部樹立檔案信息化建設(shè)氛圍，讓人人都參與到檔案信息化建設(shè)過程中；三是要提高檔案管理工作者的思維意識(shí)。檔案信息化管理者是推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的主體，因此在新形勢下作為檔案管理工作者必須要適應(yīng)新常態(tài)新變化的要求，樹立互聯(lián)網(wǎng)思維。

2.重視高素質(zhì)專業(yè)人才培養(yǎng)。

信息化時(shí)代的到來對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，因此，在日常工作中必須高度重視檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，逐漸轉(zhuǎn)變管理人員的落后理念，促使廣大檔案管理工作人員做好新時(shí)期檔案管理工作。政府要結(jié)合地區(qū)實(shí)際情況，積極鼓勵(lì)開設(shè)跨學(xué)科的復(fù)合型專業(yè)，將信息技術(shù)、信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理工作有效融合，形成交叉學(xué)科。同時(shí)，還要積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員，利用高素質(zhì)專業(yè)人才帶動(dòng)整個(gè)工作隊(duì)伍的發(fā)展和進(jìn)步。此外，還要強(qiáng)化投入，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作隊(duì)伍的教育培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和工作能力。

3.強(qiáng)化合作。

檔案管理部門要積極加強(qiáng)和信息化公司或相關(guān)數(shù)據(jù)處理機(jī)構(gòu)的合作，將各種信息化技術(shù)引入到檔案管理工作中。要想全面提升檔案管理工作質(zhì)量和效率，需要將檔案管理工作和信息化相關(guān)技術(shù)進(jìn)行有效融合。日常工作中，必須及時(shí)轉(zhuǎn)變理念，解放思想，打破行業(yè)之間的限制，積極尋求和信息化公司進(jìn)行全面的合作和技術(shù)交流，強(qiáng)化技術(shù)和設(shè)備的研發(fā)，開發(fā)出真正適合檔案管理的技術(shù)設(shè)備。在檔案管理過程中，可以采用分布式架構(gòu)技術(shù)，將云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)有效結(jié)合起來，云儲(chǔ)存和虛擬技術(shù)也需要投入到檔案管理工作中。在今后的檔案管理工作開展過程中，要積極尋求多方合作，強(qiáng)化信息化技術(shù)和檔案管理技術(shù)的結(jié)合和應(yīng)用。

4.強(qiáng)化信息化時(shí)代背景下的檔案監(jiān)督管理制度建設(shè)。

信息化時(shí)代給檔案管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)，由于信息化時(shí)代背景下，各種信息變得十分復(fù)雜、開放和多樣，因此，各種檔案信息數(shù)據(jù)也存在巨大的風(fēng)險(xiǎn)性，在應(yīng)用信息化技術(shù)開展檔案管理工作的同時(shí)，必須加強(qiáng)檔案監(jiān)督管理制度建設(shè)，強(qiáng)化對(duì)各種檔案信息的管理、保護(hù)，有效控制各種有價(jià)值檔案信息和數(shù)據(jù)泄露等不安全現(xiàn)象的發(fā)生，確保檔案信息的安全性。此外，政府相關(guān)部門也應(yīng)高度重視檔案管理工作的安全性， 強(qiáng)化投入，切實(shí)提升新時(shí)期檔案管理的現(xiàn)代化水平。

5.優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)。

現(xiàn)階段，我國檔案管理人員結(jié)構(gòu)基本向著老齡化方向發(fā)展，中老年檔案管理人員較多，年輕人才較少。出現(xiàn)這種情況主要是由于長時(shí)間以來，我國檔案管理工作人員一直處于比較弱勢的地位， 較少有人才投入到檔案管理中，很多年輕人不愿意從事檔案管理工作，認(rèn)為這是一項(xiàng)沒有出路的工作。信息化時(shí)代對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，缺少高素質(zhì)人才的參與，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化更無從談起。因此，在信息化時(shí)代檔案管理的一個(gè)重要工作就是調(diào)整現(xiàn)有的檔案管理人才結(jié)構(gòu)，改變檔案管理隊(duì)伍中老齡化嚴(yán)重、中青年人才少的現(xiàn)狀，形成更加合理的人才結(jié)構(gòu)，確保檔案管理工作能夠適應(yīng)信息化時(shí)代的全新要求。

6.推進(jìn)檔案資源數(shù)字化建設(shè)。

一是充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，做到全部檔案案卷級(jí)目錄都實(shí)現(xiàn)機(jī)驗(yàn)，重要全宗檔案逐步實(shí)現(xiàn)文件級(jí)目錄機(jī)驗(yàn)，以提高檔案檢 索利用服務(wù)質(zhì)量。二是積極建設(shè)各種數(shù)據(jù)庫，通過對(duì)接收的各種電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步建立檔案全文信息查詢數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

結(jié)束語

總而言之，信息時(shí)代影響著人們的生活，給人們的生活帶來了巨大的改變，同時(shí)也提高了工作的效率帶動(dòng)了員工的積極性。信息化的時(shí)代下，電子檔案已經(jīng)是檔案管理工作中最重要的部分。從根本的觀念意識(shí)出發(fā)從而改進(jìn)檔案管理工作完善不足之處，重視信息化建設(shè)的工作才能做好措施進(jìn)行改進(jìn)，而且對(duì)于工作人員不僅要對(duì)自身的觀念進(jìn)行發(fā)展對(duì)其自身的素質(zhì)修養(yǎng)也應(yīng)該得到提升這樣在今后工作中才能發(fā)揮出更大的作用。

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