淺談在新時期如何做好檔案管理工作

李晨

摘要：隨著社會建設水平的不斷提高，可持續發展成為了一項非常重要的目標，企業和機構需要重視檔案管理的重要性，傳統的文件管理模式不僅需要很長的時間來執行，而且與現代管理辦法不兼容，不利于公司和相關機構的長遠發展。本文重點分析了檔案管理的現狀和檔案管理的創新措施，以期促進檔案管理的快速優化。

關鍵詞：檔案管理；方法

檔案是一個單位的基礎、資源和財富。檔案管理工作涉及到每個部門和個人，它也是企業和機構活動的真實記錄。通過檔案記錄，該機構工作的歷史面貌可以真正地再現。重視檔案工作和規范管理對提高各部門工作效率具有重要意義。

創新是檔案管理發展的必然要求。新世紀和新階段對檔案工作提出了更切合實際的要求。為了滿足這一要求，檔案工作必須有新的思路、新的理論和新的方法。我們必須解放思想，脫離傳統觀念；我們必須與時俱進，樹立偉大的服務理念。我們必須在發展文化事業的環境中正確地定位自己，發展自己。

一、做好新時期檔案工作的現實意義

檔案管理是為現實服務的崇高事業。在建設小康社會、構建和諧社會的過程中，檔案管理工作越來越深入地滲透到社會經濟發展的各個方面。檔案管理對深入研究和貫徹黨的精神，提高黨的執政能力，促進社會經濟發展，具有重要的現實意義。檔案是社會先進文化的物質載體。檔案是人類社會發展到一定階段的文明產物。這是一種“凝固的歷史”。它記錄和傳達了人類的各種工作和活動，可以促進先進文化的傳播與交流。建立檔案管理是傳播和建立先進文化的載體。

二、檔案管理的方法

《中華人民共和國檔案法》規定了檔案工作的基本原則：統一領導、分級管理、維護檔案的完整性和安全、方便社會各方面的使用。根據國家對檔案工作的具體操作建議，一個單位的檔案管理和維護應當做到統一領導、集中管理、檔案維護，確保檔案的安全，有利于社會各方面的使用。

（一）單位負責人的統一領導。當前，傳統的文件管理過程中存在許多問題。例如，領導不重視，檔案管理沒有很強的現代化意識，人才短缺，資金不到位，檔案管理設備和技術不先進等。因此需要加強對檔案管理的重視。如何引起領導的注意？首先，我們必須自我推銷，讓領導們認識和欣賞自己。當然，自我推銷并不是一直去討好領導，檔案管理工作人員需要在日常工作中，做到實事求是，充分發揮主觀能動性是必要的。在資源有限的條件下，將檔案的管理組織有序，可以保證檔案的絕對安全并得到充分利用，做出一定的成績，使領導能夠注意到自己，更加了解自己的工作；其次，我們還必須加大宣傳力度，平時多和領導者們談談文件管理的重要性，談談其他先進單位檔案管理的先進性，談談我們還有什么缺點。最后，在與其他部門同事的日常溝通中，我們也必須做好檔案管理工作的重要宣傳。我們必須得到其他同事的承認，不能讓他們感到資源分配不均，造成不必要的沖突。

（二）單位檔案實行集中管理。一個單位，有很多不同種類的檔案，如人事檔案、文書檔案、財務檔案以及與專業工作相關的專業檔案等，如果單位具備條件，最好能由專業人員采取專業的設備技術實現集中管理。集中管理有很多優勢，如能引起管理層的關注、能更好的實施各項工作制度、能減少管理及維護成本、能節約管理場地的建設、能充分采用先進技術設備進行現代化管理、能減少檔案的安全管理難度等。

（三）檔案的維護。日常我們要對檔案的全面完整性、真實性、時效性以及規范性進行維護，這是檔案管理最起碼的基本要求，完整有效規范的檔案才能為檔案工作提供必要的物質基礎。全面完整性：主要是指三個方面，第一是數量的完整，要保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少。第二是質量意義上的完整，也就是從系統性方面要維護檔案的有機聯系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在檔案的保管和利用過程中，因各種理化因素或有害生物對各種檔案制成材料產生不同程度的損害，一旦發生這些情況，為了使這些破損檔案恢復原貌，繼續發揮作用，必須由專業人員對破損檔案進行及時修復。

（四）檔案的安全防護。安全主要有兩方面，一是力求檔案本身不受損壞，切實做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作，延長檔案壽命，即保證檔案管理物質安全；二是要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。檔案室管理所用的電腦及數字檔案需進行加密處理，檔案室內需安裝360度無死角攝像頭，同時還需做到人離鎖落、定期對檔案室進行檢查清點等。

三、結語

檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產發展的貼近度，更好地發揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產部門提供更好的服務。企業檔案作為企業生產和發展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。

參考文獻：

[1]試析我國檔案管理模式的改進[J].孟潔.科技資訊.2013（21）.

[2]檔案管理模式改革在檔案管理中的應用[J].劉安琪.辦公室業務. 2018（04）.

[3]大型企業安全生產檔案集團化管控研究[J].杜二瑞，陶蔚青.機電兵船檔案.2018（01）.

[4]高校檔案信息化發展趨勢與設想[J]. 王媛媛.中國信息化.2018（01）.