檔案管理和公文處理銜接問題的處理

馮芳蘭

摘要：檔案管理與公文處理有著非常密切的關系，在檔案管理工作中，首先要對公文進行處理才可以把公文資料進行保存和管理從而形成檔案。目前在公文處理與檔案管理工作的銜接中還存在著一些問題，有關部門需要明確二者之間的關系，采用科學有效的方法去處理二者銜接工作中存在的問題，這樣才可以為后續的發展打下基礎。因此，本文對檔案管理與公文處理銜接方面存在的問題進行了的探究，并提出了相關對策。

關鍵詞：檔案管理；公文處理；銜接問題

一、檔案工作和公文處理銜接方面存在的主要問題

（一）公文處理不規范

目前相關公文處理人員在進行檔案管理工作的過程中，沒有意識到檔案管理工作的重要性，沒有規范檔案管理工作中的行為，檔案管理的現代化建設意識不強，無法把科學技術應用到檔案管理工作中。檔案是由公文演變而來，公文質量受到相關制度的影響，公文的質量影響著檔案的質量，檔案管理工作的規范性、管理性和科學性與公文的制發有著密切的關系，所以在實際的公文處理過程中，一定要結合檔案的實際情況進行全面考慮，提高檔案管理工作的效率，促進檔案管理工作的發展和建設。

（二）公文處理的數量和質量不成正比

現階段，社會中的信息量不斷增加，公文的數量也保持在一個逐漸增長的狀態，公文數量不斷增加，但是相關工作人員的公文處理質量無法保證，影響檔案管理工作的質量。有一部分工作人員在實際工作的過程中，只注重工作效率而忽視了工作質量，這會對最后檔案記錄管理有著嚴重的影響。檔案中記錄的信息材料與政府部門工作人員的工作崗位有著直接的關系，并且也影響著政府部門的工作效率和檔案管理水平，所以相關工作人員一定保證公文處理的質量。

（三）公文格式不合符國家規定

我國有多部法律法規對公文處理以及檔案管理工作進行規范，但是在實際對文件進行歸檔時一些操作性的錯誤普遍存在，這對文件管理工作質量的提升有重要影響。

1.用紙不達標，裝訂不規范

在進行公文管理工作的過程中，對公文使用的紙張也是有嚴格要求的，通常需要使用國際通用型的A4紙張，要保持紙張完整，正面背面都要保持干凈整潔，整理好后進行左側裝訂，避免出現少頁漏頁的情況。但是在實際公文處理的工作中，相關工作人員沒有按照紙張的要求去執行，紙張類型和大小存在差異，裝訂不整齊，無法進行長時間的存放，這對公文處理工作的效率和質量有著的嚴重的影響，同時也影響了檔案中信息資料的完整性。

2.版記不全面，附件不規范

文書部門為實現與檔案部門的有效銜接，必須實現對版記的全面利用，這對實現文檔一體化有極大的促進作用。在實際進行文秘工作時該項工作并不能得到應有的重視，甚至會出現只有主題詞而沒有抄送以及抄發單位現象，這對文檔一體化的實現有極大的阻礙作用。《國家行政機關公文格式》中有對公文附件做出明確規定，但在實際進行公文制發時并不能實現對上述要求的有效滿足，字樣標識不當，正文和附件的名稱、序號不一致以及附件單獨裝訂時不標識正文字號等現象都是其中存在的主要問題，這對是公文的歸檔以及歸案工作有不利影響。

3.文種使用不當，辦理程序不規范

通過對《國家行政機關公文處理辦法》的規定主要將公文劃分為13種，但在實際進行應用時往往不能實現對決定以及意見的有效區分，通知與通告也存在混用的現象，這導致公文的實際價值與意義不能得到有效的區分。這不僅對公文受理機關工作的順利進行有阻礙作用，同時不利于公文作用得到最大限度的發揮。公文辦理程序也是一個體系，具有一定的嚴密性，在實際進行公文管理工作時必須對其進行反復的核對，從根本上實現對檔案工作后患的避免。

二、檔案管理與公文處理工作有效銜接的對策

公文處理工作是在公文形成、傳遞和存儲的過程中結合有關部門的標準和相關制度，對公文進行處理、使用、歸檔和存放管理，在這個過程中使公文發揮出其原有的價值。公文處理工作與檔案管理工作相互對立，相互協調，在進行檔案管理工作時，需要先對公文進行處理，公文的處理工作影響著檔案管理工作的質量，是檔案管理工作的核心基礎。

（一）公文處理規范化

在實際工作中，樹立文書處理工作規范化、標準化、科學化與檔案工作規范化、標準化、科學化同行的工作指導思想要把住文書處理工作規范化、標準化、科學化的入口關，是做好實現檔案工作規范化、標準化和科學化的基礎工作。也就是把文書處理工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起，即“文檔一體化”。“文檔一體化”旨在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質量，同時減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。文書處理工作是“文檔一體化”的基礎性工作，最重要的是文秘人員必須具有較強的檔案意識。

（二）強化“全過程管理”工作

1.要樹立質量管理意識，不論文秘工作，還是檔案工作，每個環節的每個工作人員都要確立質量第一觀念，明確認識各自的崗位質量責任，這是“全過程管理”的前提。

2.要嚴格遵循《檔案法》、《格式》和《辦法》等法規。這是“全過程管理”的根本法，公文處理的基本原則、公文格式、行文規則、收發程序、公文法管理要求及公文歸檔工作均在這些根本法中作了明確規定，全體檔案工作人員和文秘人員應該認真學習，熟練掌握，在精通的基礎上模范執行。

3.要理順管理體制，完善組織機構，建立優秀的工作隊伍。這是“全過程管理”的基礎。此外，還必須建立一支過硬的、相對穩定的工作隊伍。文秘工作和檔案工作都具有較強的專業性和技術性，不能設想一個人員素質小高、更換頻繁的工作隊伍能創造出優秀的工作業績。

（三）強化“文書部門立卷”工作

“文書部門立卷”是《檔案法》早已明確的一個基本制度。《辦法》也規定公文辦理完畢后，由文書部門或業務部門負責，及時整理（立卷）、歸檔。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環節，卻是檔案工作的開始環節，并成為二者真正意義上的銜接點。各單位辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統一保管，根據立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導和幫助下，編寫案卷類目，將其及時對號入座，使文件的立卷工作日常化。

結語：

公文也是一種公務文書，具有一定的法定力以及規范體式，主要在行政機關的行政管理體系中形成。不僅可實現對黨和國家方針政策的傳達貫徹，同時也作為一個重要工具始終存在于經驗交流以情況報告工作中。公文處理和檔案管理是相輔相成的。積極促進公文與檔案管理銜接，優化工作效能，應當著手完善相關制度，強化一體化的管理意識，注重公文和檔案工作的精細化管理，不斷優化公文處理與檔案管理的銜接機制。